2. Registrace a přístup do systému NEN

2.1. Přístup do systému NEN

2.1.1 Přístup k veřejným informacím v systému NEN nepodléhá požadavku registrace a přihlášení Uživatele systému NEN. Veřejné informace zahrnují zejména základní informace o uveřejněných zadávacích postupech, identifikační údaje registrovaných subjektů v systému NEN a další informace týkající se provozu v systému NEN.

2.1.2 Přístup do systému NEN je umožněn každému Uživateli systému NEN, který disponuje nezbytnými hardwarovými a softwarovými prostředky (viz článek 9).

2.1.3 Pro umožnění účasti subjektu v zadávacích řízeních, ať v roli zadavatele či dodavatele včetně registrace dodavatele, dodavatele – externího administrátora zadavatelských subjektů (dále jen „dodavatel“), je vyžadována registrace subjektu a přihlášení do systému NEN.

2.2. Registrace pro umožnění účasti v zadávacích řízeních

2.2.1 Registrace do systému NEN slouží k vytvoření účtu subjektu, který bude v systému NEN vystupovat jako registrovaný subjekt dle bodu 2.1.3.

2.2.2 Registrace je bezúplatná.

2.2.3 Po úspěšně provedené registraci zaeviduje Provozovatel systému NEN příslušný subjekt do registru zadavatelů nebo dodavatelů. Registr zadavatelů a dodavatelů spravuje Provozovatel systému NEN, který odpovídá zejména za zabránění duplicit v registracích subjektů a za konzistenci registračních dat.

2.2.4 Pod jedním IČO je možno registrovat pouze jeden subjekt. Registrace více subjektů pod jedním IČO podléhá schválení Provozovatele systému NEN a to na základě zohlednění specifik konkrétního subjektu (např. specifik příslušné právní formy, organizačního uspořádání, autonomnosti jednotlivých organizačních částí subjektu).

2.2.5 Jeden subjekt může být zároveň registrován pro roli zadavatele i pro roli dodavatele. Vždy je nutné provést samostatnou registraci.

2.3. Postup při registraci subjektu do systému NEN

2.3.1 Registrace je přístupná z veřejné části systému NEN pod záložkou „Registrace“ z veřejné stránky systému NEN. Žadatel zvolí, zda se chce registrovat jako zadavatel, dodavatel, nebo společné zadávání (zadavatelů).

2.3.2 Žadatel o registraci (registrace českého subjektu) musí vyplnit a odeslat registrační formulář pouze prostřednictvím systému NEN.

2.3.3 Žadatel o registraci (registrace zahraničního subjektu) musí vyplnit a odeslat registrační formulář pouze prostřednictvím systému NEN.

2.3.4 Žádost o registraci musí obsahovat:

• vyplněný registrační online-formulář;

• dokument „Registrační formulář“ podepisuje osoba uvedená v obchodním nebo jiném rejstříku jako osoba oprávněná jednat za registrující se společnost. V případě, že registrující se osobou je osoba, která není uvedena v obchodním nebo jiném rejstříku (nemá oprávnění jednat za společnost), je nutné její údaje a podpis doplnit do zmíněného dokumentu spolu s podpisem osoby oprávněné jednat za registrující se společnost. Registrační formulář musí být za všechny osoby podepsán platným zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis. Jedinou výjimku tvoří subjekty se sídlem mimo EU, které můžou registrační formulář podepsat jakýmkoliv elektronickým podpisem vedeným na jejich jméno;

• výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán. V případě, že žadatel nebyl zřízen zákonem, ani není veden v obchodním rejstříku či jiné obdobné evidenci, je povinen předložit zřizovací (zakladatelský) dokument. Z předložených dokumentů musí být zřejmé, kdo je oprávněn jednat jménem žadatele. Tyto dokumenty je žadatel oprávněn předložit v prosté kopii, pokud jsou k dispozici k nahlédnutí v oficiálním rejstříku na webu Administrativního registru ekonomických subjektů na Portálu živnostenského podnikání, kdy odkaz musí být uveden do příslušného pole v registračním formuláři. Pokud tomu tak není, je nutné dokument zajistit platným zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis nebo autorizovanou konverzí. Dokument nesmí být starší více než 14 dní přede dnem odeslání žádosti o registraci;

• vyplněný a podepsaný dokument „Registrační formulář pro zahraniční subjekty“ nebo „Registrační formulář pro české subjekty“;

• všechny ostatní doložené dokumenty typu čestné prohlášení nebo plná moc je nutné opatřit platným zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

2.3.5 Registrační formulář musí být podepsán platným uznávaným elektronickým podpisem. Uznávaným elektronickým podpisem se rozumí zaručený elektronický podpis založený na kvalifikovaném certifikátu pro elektronický podpis nebo kvalifikovaný elektronický podpis.

2.3.6 Pokud je žadatelem o registraci zahraniční subjekt, musí také ke své žádosti přiložit dokumenty dle bodu 2.3.4. Pokud budou splněny všechny podmínky vyžadované Provozním řádem systému NEN pro registraci a registrace bude schválena, žadatelům bude zaslána systémem NEN automaticky vygenerovaná notifikace.

2.3.7 Po odeslání žádosti o registraci je žadatel povinen potvrdit svou e-mailovou adresu. Platnost zaslaného odkazu je 24 hodin. Do systému NEN není možné se registrovat bez ověření e-mailové adresy.

2.3.8 V případě registrace zahraničních subjektů můžou být požadovány pouze ty doklady či oficiální listiny, které jsou vydávány v zemi sídla organizací či místa trvalého pobytu zahraniční osoby.

2.3.9 Žadatelem předložené dokumenty dle bodu 2.3.4 mohou být pro účely ověření žádosti o registraci zahraničních subjektů vyžádány buď v prostém nebo oficiálním překladu, nebo v úředním – soudním překladu, nebo úředním překladu s apostilou, či superlegalizovaný překlad listin v Českém jazyce nebo Anglickém jazyce.

2.3.10 Provozovatel systému NEN provádí kontrolu registrace, která podléhá následujícím SLA parametrů:

Upozornění žadatele na neúplnost předložené žádosti: Do 2 hodin od přijetí požadavku

Registrace českého subjektu: Do 4 hodiny od přijetí požadavku

Registrace zahraničního subjektu: Do 8 hodiny od přijetí požadavku

2.3.11 Pokud žádost nebude obsahovat náležitosti stanovené Provozním řádem systému NEN nebo nebudou předloženy všechny přílohy, Provozovatel systému NEN upozorní žadatele na neúplnost předložené žádosti o registraci k jejímu doplnění (informací, údajů nebo dokumentů, popř. jiné) v souladu s bodem 2.3.4. Lhůty uvedené v bodu 2.3.10 přestávají běžet od odeslání výzvy nebo žádosti k součinnosti Provozovatelem systému NEN. Lhůty dle bodu 2.3.10 začnou běžet po obdržení údajů nebo dokladů potřebných k dokončení registrace ze strany žadatele.

2.3.12 V případě řešení žádostí o registraci zahraničních subjektů může Provozovatel systému NEN požádat o součinnost Správce systému NEN. Provozovatel systému NEN informuje subjekt o přidělení požadavku k „Vyjádření Správce systému NEN“.

2.3.13 Lhůty uvedené v bodu 2.3.10 se nevztahují na přijaté žádosti o registrace zahraničního subjektu, přidělené na Správce systému NEN. V rámci ověřování údajů u příslušných úřadů zahraničních žadatelů může dojít k časové prodlevě pro dokončení registrace subjektu. Doporučujeme dodavatelům učinit kroky vedoucí k registraci do systému NEN v dostatečném předstihu. Zadavatelům tento fakt doporučujeme uvádět v zadávacích dokumentacích.

2.3.14 V případě, že žadatel o registraci neposkytuje dále součinnost (nekomunikuje, nedoloží potřebné údaje nebo doklady atd.) vyzve Provozovatel systému NEN subjekt k součinnosti následujícím způsobem a ve lhůtách:

2.3.15 Provozovatel systému NEN v případě rozhodnutí o zamítnutí žádosti o registraci do systému NEN oznámí tuto skutečnost žadateli a uvede důvod zamítnutí, a to i v případě registrací řešených v součinnosti se Správcem systému NEN.

2.3.16 Každému zaregistrovanému subjektu jsou po registraci přidělena administrátorská oprávnění (role administrátora subjektu):

• veškerých identifikačních údajů o registrovaném subjektu vedeném v systému NEN;

• osob oprávněných činit jménem či za registrovaný subjekt úkony prostřednictvím systému NEN,
  včetně přidělení přístupových oprávnění těmto osobám (osoba může mít přiřazeno více rolí);

• organizační struktury subjektu v systému NEN.

2.3.17 Po schválení registrace jsou zpřístupněny na veřejné části systému NEN identifikační údaje registrovaného subjektu a údaje kontaktní osoby v registru zadavatelů, nebo dodavatelů.

2.3.18 Dojde-li po registraci ke změně skutečností uvedených žadatelem v žádosti o registraci či jejích přílohách, má registrovaný subjekt povinnost provést změny údajů v registru zadavatelů či registru dodavatelů do 7 dnů od jejich změny (netýká se to informací průběžně aktualizovaných z ROS dle přílohy
č. 1) bodu 2, případně podat žádost o zrušení registrace subjektu v případech, kdy subjekt přestane splňovat podmínky stanovené pro registraci Provozním řádem systému NEN.

2.3.19 Po schválení registrace subjektu do systému NEN bude automaticky vygenerován e-mail, který bude zaslán kontaktní osobě registrovaného subjektu uvedené v žádosti o registraci, tj. administrátorovi subjektu. Administrátor subjektu bude vyzván k zvolení si hesla dle stanovených bezpečnostních parametrů.

2.3.20 V případě ztráty hesla administrátora subjektu nebo jiného Uživatele systému NEN, může Uživatel systému NEN samostatně iniciovat postup k obnovení hesla z formuláře pro přihlášení do systému.

2.3.21 Pokud nelze iniciovat postup samostatného obnovení hesla administrátora subjektu samotným Uživatelem systému NEN, může dojít k obnovení hesla Provozovatelem systému NEN na základě žádosti administrátora subjektu. Pro administrátora subjektu bude na základě žádosti vygenerován e-mail, který bude zaslán konkrétní osobě registrovaného subjektu uvedené v žádosti o registraci, tj. administrátorovi subjektu. Administrátor subjektu bude vyzván k zvolení si hesla dle stanovených bezpečnostních parametrů.

2.3.22 Registrovaný subjekt smí mít více administrátorů subjektu. Administrátorem subjektu se Uživatel systému NEN stává:

• pokud je mu toto oprávnění přiděleno v rámci správy rolí subjektu jiným administrátorem
  subjektu;

• pokud je při registraci subjektu uveden jako „kontaktní osoba“ na příslušném formuláři;

• administrátor subjektu může být ve výjimečných situacích založen Provozovatelem systému NEN na základě žádosti osoby oprávněné jednat za příslušnou organizaci (v takovém případě je vždy nutné doložit pověření takové osoby).

2.4. Předběžná registrace dodavatele zadavatelem

2.4.1 Zadavatel může provést předběžnou registraci dodavatele, který není v systému NEN zaregistrován, za účelem průzkumu trhu, předběžné tržní konzultace nebo odeslání výzvy k podání nabídky, evidence podání, výsledku či jiného úkonu souvisejícího s administrací v systému NEN.

2.4.2 Předběžně registrovaný dodavatel bude prostřednictvím zaslání e-mailu na e-mailovou adresu uvedenou v předběžné registraci vyzván k podání nabídky či poskytnutí informací v rámci průzkumu trhu nebo předběžné tržní konzultace. Podmínkou pro podání nabídky či poskytnutí informací v rámci průzkumu trhu nebo předběžné tržní konzultace prostřednictvím systému NEN je provedení registrace dodavatele dle bodu 2.2 a bodu 2.3.

2.4.3 Provozovatel systému NEN zajistí, aby po řádné registraci dodavatele byla registrace spárována s jeho předběžnou registrací tak, aby nedocházelo k duplicitám v registrovaných subjektech a byl zajištěn přístup k datům do té doby spojených s předběžnou registrací dodavatele.

2.5. Přístup do systému NEN

2.5.1 V rámci jednoho registrovaného subjektu mohou oprávněné role založit jeden či více hierarchicky uspořádaných organizačních útvarů. Pro přiřazení organizačních útvarů k registrovanému subjektu není prováděna jejich samostatná registrace.

2.5.2 Uživatelé systému NEN s příslušným oprávněním mohou založit v systému NEN rovněž další Uživatele systému NEN a přidělovat jim přístupová oprávnění formou přidělení rolí. Každý Uživatel systému NEN může mít přiděleno vícero rolí.

2.5.3 Pokud je v systému NEN založen organizační útvar registrovaného subjektu, má se za to, že tento organizační útvar a oprávnění Uživatelé systému NEN přiřazení k tomuto útvaru mohou jménem registrovaného subjektu provádět úkony v rozsahu jim přidělených rolí.

2.5.4 Oprávněný Uživatel systému NEN registrovaného subjektu může mít dle rozsahu přidělených přístupových oprávnění přístup k údajům zadávacích řízení subjektu a oprávnění provádět úkony v zadávacích řízeních jménem nebo za subjekt jako celek, tak i v členění po jednotlivých organizačních útvarech založených v rámci organizační struktury registrovaného subjektu do systému NEN.

2.5.5 Oprávněný Uživatel systému NEN, který je přiřazen ke konkrétnímu organizačnímu útvaru subjektu, má přístupová oprávnění pouze k těm informacím evidovaným v systému NEN, které se týkají příslušného organizačního útvaru, případně i podřízených organizačních útvarů, nebo pouze k explicitně stanoveným zadávacím postupům.

2.5.6 Oprávněný úřad (ÚOHS/soud) může na základě žádosti, kterou zašle přímo konkrétnímu subjektu, získat přístup k náhledu údajů v zadávacích řízení subjektu registrovaného v systému NEN v rozsahu jim přiděleným v souladu s ustanovením § 262a zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek v aktualizovaném znění s účinností od 17.7.2023 příslušnému úřadu.

2.6. Zrušení registrace

2.6.1 Registrace může být zrušena na základě žádosti o zrušení registrace, nebo na základě úkonu Provozovatele systému NEN vyjde-li najevo, že došlo k registraci subjektu do systému NEN na základě nepravdivých nebo neexistujících údajů.

2.6.2 Zrušení registrace podléhá schválení ze strany Provozovatele systému NEN. Toto má za následek okamžité ukončení přístupu všech Uživatelů systému NEN daného subjektu a tím i znepřístupnění všech funkcionalit systému NEN.

2.6.3 Po zrušení registrace na žádost registrovaného subjektu může subjekt požádat Provozovatele systému NEN o přístup k datům a dokumentům, které do systému NEN vložil, a dále k datům souvisejícím s účastí subjektu v zadávacích řízeních na systém NEN. Subjekt však nemůže pod zrušenou registrací zakládat nová data či dokumenty či činit úkony prostřednictvím systému NEN.

2.6.4 Před zrušením registrace je zadavatel povinen zrušit profil zadavatele nebo provést jeho zneaktivnění. Zadavatel je povinen oznámit tuto skutečnost prostřednictvím oznámení ve VVZ.