Evidence uzavření smlouvy (UV)

Smlouvu do systému NEN evidujete až po skutečném uzavření smlouvy. Zaevidování smlouvy pro systém NEN znamená, že je zadávací postup ukončen. Po zaevidování smlouvy již nebude možné provádět v zadávacím postupu změny.

Doplnění nabídkových cen

Toto tlačítko slouží pro případ, kdy hodnocení nabídek probíhalo mimo systém NEN a ten tedy nevyžadoval vyplnění nabídkových hodnot do podání účastníků nebo k doplnění nabídkové ceny s DPH, pokud účastník ve svém podání uvedl pouze nabídkovou cenu bez DPH. Takto vyplněné údaje se poté uveřejňují spolu se seznamem účastníků zadávacího postupu a s výsledkem na profilu zadavatele.

Evidence uzavření smlouvy

Systém NEN umožní evidovat více smluv jako výsledek jednoho zadávacího postupu. Po uzavření smlouvy/smluv zaevidujte výsledek zadávacího postupu do systému NEN, a to pomocí tlačítka „Nový“ v menu tabulky s evidencí uzavření smlouvy.

Pokud evidujete více smluv, tak každá smlouva bude uveřejněna na profilu zadavatele samostatně. Samostatně probíhá evidence plnění a uveřejnění případných dodatků smluv. V případě evidence více smluv zkontrolujte automaticky přednastavené hodnoty u smluvní ceny, je pravděpodobné, že definovaná nabídková cena načtená z podání dodavatele se vztahuje k více smlouvám.

Zobrazí se formulář „Smlouva“, který je rozdělen do několika záložek.

Základní informace

V bloku „Informace o smlouvě” vyplňte povinná pole „Evidenční číslo smlouvy” a „Datum uzavření smlouvy”.
Pokud uveřejňujete smlouvu dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.), nastavte na „fajfku” checkbox „Uveřejněno dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.)” a vložte internetovou adresu, na které je smlouva umístěna.
Pokud ve výše uvedeném checkboxu ponecháte „křížek”, systém NEN vyžaduje vložení smlouvy na záložce „Základní informace“ v bloku „Smlouva/Dohoda“.
Dodatky smlouvy přidejte v bloku „Dodatky smlouvy/dohody“.

Dodavatelé

Na této záložce systém NEN zobrazí všechny dodavatele a automaticky označí dodavatele, s kterým/i je uzavřena smlouva.

Seznam komodit

Na této záložce systém NEN zobrazí seznam komodit nakupovaných na základě smlouvy (u položkového podávání systém NEN automaticky tyto komodity propíše). Novou komoditu můžete přidat pomocí tlačítka „Nový“.

Přehled plnění

Na této záložce systém NEN umožní zaevidovat plnění (skutečně uhrazenou cenu), a to pomocí tlačítka „Nový“.

Na formuláři „Plnění“ vyplňte minimálně všechna povinná pole (žlutě podbarvená) a pomocí tlačítka „Nový“ zaevidujte zadavatele, kterým bylo plnění poskytnuto.

Uveřejnění smlouvy

V bloku „Evidence uzavření smlouvy” systém NEN zaktivní po zaevidování smlouvy tlačítko „Uveřejnit“. Po stisknutí tohoto tlačítka systém NEN zobrazí formulář „Uveřejnění výsledku“.

Pokud budete chtít s výsledkem uveřejnit i seznam účastníků, nastavte na „fajfku” checkbox „Uveřejnit seznam účastníků zadávacího řízení a uvedených údajů s výsledkem zadávacího postupu”. Pokud budete chtít uveřejnit výsledek na profilu v NEN, nastavte na „fajfku” checkbox „Chce zadavatel uveřejnit výsledek také na profilu v NEN?”. Vyberte dokumenty, které potřebujete uveřejnit spolu s výsledkem, případně, pokud potřebujete uveřejnit pouze výsledek, neoznačujte žádný z dokumentů. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Uveřejnit“, které se nachází v pravém dolním rohu.

Uveřejnění výsledku můžete provést taktéž přes tlačítka „Uveřejnění“ → „Uveřejnit výsledek postupu“, která se nachází v horní liště.

Evidence a uveřejnění dodatku smlouvy

Pokud provedete změnu závazku ze smlouvy ve smyslu § 222 ZZVZ, zaevidujte dodatek smlouvy. Dodatek lze evidovat jak k běžnému typu smlouvy, tak k rámcovým dohodám. Pokud se dodatkem mění finanční rámec rámcové dohody, projeví se zaevidování dodatku ve výši nevyčerpané hodnoty rámcové dohody.

Pomocí ikony „i” v tabulce „Evidence uzavření smlouvy” zobrazte detail smlouvy.

Dodatek vložte v bloku „Dodatky smlouvy/dohody”, a to stisknutím tlačítka „Nový”.

Zobrazí se formulář „Dodatek smlouvy/dohody”. Zde vyplňte minimálně všechna povinná pole (žlutě podbarvená).
V případě, že uveřejníte dodatek dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.), nastavte na „fajfku” checkbox „Uveřejněno dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.)” a vložte internetovou adresu, na které je dodatek umístěn.
Pokud ve výše uvedeném checkboxu ponecháte „křížek”, systém NEN vyžaduje vložení dodatku na záložce v bloku „Dodatek ke smlouvě“.

V bloku „Částka změny dodatku” vyplňte vždy hodnotu dodatku, čili o kolik se zvýšila/snížila smluvní cena. Lze vkládat hodnoty kladné i záporné.

Upozorňujeme, že po vyplnění formuláře dodatku a jeho uložení bude aktualizována hodnota smlouvy pouze v autorizované části systému NEN, údaje nejsou dostupné na profilu zadavatele. Aby došlo k uveřejnění „Aktualizované smluvní ceny“ na profil zadavatele, je nutné uveřejnit dodatek, a to pomocí tlačítka „Uveřejnit”, které se nachází v horní liště.

Po uložení dodatku systém NEN na záložce „Základní informace” zobrazí blok „Smluvní cena s dodatky”.

Systém NEN počítá s řadou dodatků a vždy je zobrazí v autorizované části ve sloupci „Smluvní cena s dodatky bez DPH“ a „Smluvní cena s dodatky s DPH“.

Písemná zpráva zadavatele

V tomto bloku systém NEN umožní nahrát a uveřejnit „Písemnou zprávu zadavatele“, a to pomocí tlačítka „Nový“ (u veřejných zakázek zadávaných mimo režim ZZVZ není povinné).

Systém NEN umožňuje vložení více souborů současně, a to označením takových souborů u Vás v počítači a přetažením do systému NEN na místo určené k nahrání dokumentů.

Písemnou zprávu zadavatele uveřejněte tlačítkem „Uveřejnit“, které se nachází v liště.

Systém NEN automaticky vloží „fajfku” u typu dokumentu „Písemná zpráva zadavatele”. V případě, že chcete využít možnosti uveřejnit údaje ve strojově čitelném formátu dle § 217 odst. 5 ZZVZ, tedy chcete uveřejnění strukturovaných dat, nastavte checkbox „Budou uveřejněna strukturovaná data písemné zprávy“ na „fajfku”. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Uveřejnit“, které se nachází v pravém dolním rohu.

Písemnou zprávu můžete také uveřejnit přes tlačítka „Uveřejnění“ → „Uveřejnit písemnou zprávu“, která se nachází v horní liště.

Uveřejnění strukturovaných informací na profilu zadavatele

Pomocí tlačítka „Doplnění údajů písemné zprávy“ uveřejníte písemnou zprávu formou strukturovaných dat na profilu zadavatele.

Na formuláři „Doplnění údajů písemné zprávy“ je nutné doplnit relevantní údaje, které jsou vyžadovány dle § 217 odst. 1 ZZVZ. Formulář neobsahuje údaje, které již v systému NEN jsou (např. druh zadávacího řízení, seznam účastníků atd.). Po vyplnění údajů tento úkon potvrďte tlačítkem „Uveřejnit“, které se nachází v horní liště.