Vysvětlení zadávací dokumentace

Podle ustanovení § 98 ZZVZ může zadavatel vysvětlit zadávací dokumentaci, pokud vysvětlení zadávací dokumentace s případnými souvisejícími dokumenty uveřejní na profilu zadavatele, a to buď z vlastního podnětu, nebo na základě žádosti některého z dodavatelů. Pokud se vysvětlení zadávací dokumentace netýká částí zadávací dokumentace, které se neuveřejňují.

V horní liště klikněte na „Úkony zadavatele“ → „Vysvětlení zadávací dokumentace“.

Zobrazí se formulář „Přehled vysvětlení“, kde jsou zobrazeny žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace zaslané dodavatelem (prostřednictvím systému NEN, tak i vámi zaevidované žádosti zaslané např. prostřednictvím e-mailu), Vaše reakce/vysvětlení zaslané dodavatelům a samostatně zaevidovaná vysvětlení zadávací dokumentace.

Upozorňujeme, že v případě zadávacích postupů, které probíhají mezi uzavřeným okruhem dodavatelů, se dle § 98 odst. 2 ZZVZ na profil zadavatele vysvětlení zadávací dokumentace neuveřejňuje, ale pouze se odesílá dodavatelům, kterým byla zaslána např. výzva k podání nabídek, a to pomocí tlačítka „Odeslat“ nebo „Podepsat a odeslat”, které se nachází v pravém dolním rohu.

Vytvoření nového vysvětlení zadávací dokumentace

Na formuláři „Přehled vysvětlení“ klikněte na tlačítko „Nové vysvětlení“. Tuto volbu využijte v případě, že neprovádíte navázání odpovědi na konkrétní žádost dodavatele.

Zobrazí se formulář „Vysvětlení zadávací dokumentace“. Zde máte již předvyplněný blok „Hlavička zprávy“ a „Text zprávy“ (tento text můžete změnit).
V případě, že potřebujete vysvětlení zadávací dokumentace odeslat dodavatelům, stiskněte tlačítko „Komu”. Systém NEN zobrazí formulář „Adresáti”, kde vyberte konkrétní dodavatele.

💁‍♀️

Pro usnadnění můžete využít tlačítka „Označit”, které se nachází v horní liště. Po stisknutí tlačítka „Označit” a výběru volby „Všechny účastníky řízení”, systém NEN označí automaticky dodavatele, kteří patří mezi účastníky daného řízení. Poté klikněte na tlačítko „Vybrat adresáty” napravo dole.

Tlačítko „Výběr žádostí k reakci“ slouží k navázání žádostí k danému vysvětlení zadávací dokumentace.
V bloku „Přílohy“ lze pomocí tlačítka „Nový“ nahrát dokument s vysvětlením zadávací dokumentace. Systém NEN také umožňuje vložení více souborů současně, a to označením takových souborů u Vás v počítači a přetažením do systému NEN na místo určené k nahrání dokumentů.
Vysvětlení zadávací dokumentace můžete odeslat prostřednictvím tlačítka „Odeslat“ nebo „Podepsat a odeslat”, kdy Vás po jeho stisknutí systém NEN vyzve k vložení podpisového certifikátu. V tomto případě je nutné mít nainstalované doplňky pro podepisování (ke stažení zde).
Vysvětlení zadávací dokumentace můžete uveřejnit na svém profilu zadavatele pomocí tlačítka „Uveřejnit“, které se nachází v horní liště.

Vyřízení žádosti

V přehledu vysvětlení klikněte u podané žádosti na ikonu „tří teček” a zvolte možnost „Vyřízení žádosti“. Případně klikněte na ikonu „i” pro zobrazení detailu žádosti a klikněte na tlačítko „Vyřízení žádosti“.

💁‍♀️

Volba „Označit žádost jako vyřízenou“ se zobrazí pouze v případě, pokud je žádost o VZD podána po lhůtě nebo do zadavatelem zrušeného zadávacího postupu.

💁‍♀️

Systém NEN zobrazí žádost o vysvětlení zadávací dokumentace na hlavní stránce v bloku „K vyřízení“ → „Žádosti“. Pomocí ikony „i” si zobrazte detail konkrétní žádosti o poskytnutí vysvětlení zadávací dokumentace. Na formuláři „Žádost o vysvětlení“ můžete vyřídit žádost pomocí tlačítka „Vyřízení žádosti“.

Zobrazí se formulář „Vysvětlení zadávací dokumentace“. Zde máte již předvyplněný blok „Hlavička zprávy“ a „Text zprávy“ (tento text můžete změnit).
Systém NEN automaticky předvyplní pole „Výběr žádostí k reakci“ a „Komu“.

💁‍♀️

Tlačítko „Výběr žádostí k reakci“ použijte i tehdy, pokud potřebujete odpovědět na více žádostí o poskytnutí vysvětlení zadávací dokumentace současně. Propojené žádosti systém NEN kategorizuje jako vyřízené a odstraní je ze seznamu „K vyřízení“.

V bloku „Přílohy“ lze pomocí tlačítka „Nový“ nahrát dokument s vysvětlením zadávací dokumentace. Systém NEN umožňuje vložení více souborů současně, a to označením takových souborů u Vás v počítači a přetažením do systému NEN na místo určené k nahrání dokumentů.
Při vyřízení konkrétní žádosti systém NEN zobrazí navíc blok „Související zprávy“. V tomto bloku je zobrazena navázaná žádost zaslaná dodavatelem.
Vysvětlení zadávací dokumentace můžete odeslat prostřednictvím tlačítka „Odeslat“ nebo „Podepsat a odeslat”, kdy Vás po jeho stisknutí systém NEN vyzve k vložení podpisového certifikátu. V tomto případě je nutné mít nainstalované doplňky pro podepisování (ke stažení zde).
Vysvětlení zadávací dokumentace můžete uveřejnit na svém profilu zadavatele pomocí tlačítka „Uveřejnit“, které se nachází v horní liště.

💁‍♀️

Všechny dokumenty, které uveřejníte v rámci vysvětlení zadávací dokumentace, budou zobrazeny i pod záložkou „Dokumenty” u konkrétní veřejné zakázky na veřejné stránce systému NEN.

Evidence žádosti zaslané mimo systém NEN

V případě žádosti zaslané dodavatelem mimo systém NEN je možné tento dotaz zaevidovat do systému NEN přes volbu „Zaevidovat žádost“.

Zobrazí se formulář „Zaevidovat žádost“. Zde vyplňte všechna povinná pole (žlutě podbarvená).

Po uložení formuláře systém NEN v horní liště zobrazí tlačítka pro vyřízení žádosti. Dále postupujte stejně jako u žádosti zaslané prostřednictvím systému NEN.

Evidence vysvětlení zadávací dokumentace zaslané mimo systém NEN

V případě vysvětlení zadávací dokumentace zaslané zadavatelem mimo systém NEN je možné tuto skutečnost zaevidovat do systému NEN přes volbu „Zaevidovat vysvětlení“.

Zobrazí se formulář „Zaevidovat“. Zde vyplňte všechna povinná pole (žlutě podbarvená).

Stisknutím tlačítka „Uveřejnit“ vyplněný formulář uveřejníte.

Připojit k vyřízení

V případě, že jste poskytli řádnou odpověď na žádost o poskytnutí vysvětlení zadávací dokumentace, ale vysvětlení jste nenavázali na žádost, systém NEN umožní zpětně provázat konkrétní žádost s vysvětlením zadávací dokumentace. Po kliknutí na ikonu „tří teček” u žádosti použijte volbu „Připojit k vyřízení“.

Zobrazí se formulář „Výběr odpovědí/vysvětlení pro připojení“, kde vyberte konkrétní vysvětlení zadávací dokumentace a tento úkon potvrďte tlačítkem „Vybrat“.

💁‍♀️

Systém NEN označí žádost za vyřízenou bez nutnosti uveřejnění/odeslání vysvětlení zadávací dokumentace. Žádost poté zmizí ze seznamu „K vyřízení“.

Notifikace - lhůta pro odpověď na dotaz

Pokud běží lhůta pro odpověď na dotaz o vysvětlení zadávací dokumentace k zadávacímu postupu, dorazí zadavateli notifikace, které mu umožní ihned vyřídit žádost skrze kliknutí na ikonu „i” přímo u konkrétní žádosti o VZD, ke které se lhůta váže.

Zadavatel nemusí hledat žádost, ke které notifikace patří.

Na podobném principu je nastavena i e-mailová notifikace, která se zasílá na externí e-mail, pokud je řádně nastavena.

Stáhnout zprávu

Pomocí funkce „Stáhnout zprávu” si můžete nechat vygenerovat ZIP soubor, který obsahuje tiskovou sestavu ve formátu PDF a všechny přílohy k dané interní zprávě, jsou-li přiloženy.

Funkce je také dostupná přímo na dané zprávě.

Vygenerovaný ZIP soubor si můžete stáhnout po kliknutí na ikonu „Seznam generovaných dokumentů“.

💁‍♀️

Všechny úkony související s vyřízením vysvětlení zadávací dokumentace lze provést po kliknutí na ikonu „tří teček“ na hlavní stránce v bloku „K vyřízení“ → „Žádosti“. Nadřízená organizace zadavatele nemá v panelu tyto žádosti dostupné.

Jsou nastaveny 2 informační hlášky, které Uživateli systému NEN zobrazí informaci o nemožnosti spustit některý z úkonů:

Označit žádost jako vyřízenou

Žádost nelze označit jako vyřízenou. Lze tak učinit pouze v případě, že byl zadávací postup zrušen, žádost byla podána po uplynutí lhůty pro zaslání žádosti, nebo pro tento zadávací postup lhůta pro zaslání žádosti není stanovena.

Univerzální pro všechny akce kolem Vyřízení žádosti

Akci/úkon nelze provést, protože již byla založena odpověď/evidence odpovědi pro tuto žádost. Pro pokračování smažte původní založenou zprávu, kterou naleznete v komunikaci zakázky.