Správa rámcové smlouvy/dohody

Základní informace

Na záložce „Základní informace” v bloku „Informace o smlouvě” je zobrazena důležitá informace týkající se elektronických katalogů. Checkbox „Nabídky budou podávány formou elektronického katalogu“ nelze editovat a nastavuje se již při založení RS/RD.

V bloku „Smluvní cena” je zobrazena smluvní cena, kterou lze změnit na zadávacím postupu, na kterém rámcová smlouva/dohoda vznikla pouze pokud na dané rámcové dohodě není již navázán minitendr. V poli „Stanovení částky bez DPH pro odeslání notifikace o čerpání” můžete nastavit částku bez DPH, při jejíž přečerpání Vám systém NEN zašle notifikaci o tom, že daná smlouva bude již brzy vyčerpána.

Pokud je na součástí rámcové dohody dodatek, zobrazí se blok „Smluvní cena s dodatky”.

V bloku „Zadavatel/Zadavatelský útvar” můžete nalézt další informace o zadavateli, který danou smlouvu spravuje.

V bloku „Data a lhůty trvání smlouvy” lze nastavit výpovědní lhůtu, data trvání a ukončení smlouvy spolu s polem „Datum zaslání notifikace o blížícím se ukončení smlouvy”, kde můžete nastavit datum, kdy Vám bude zaslána notifikace o tom, že se blíží datum konce platnosti smlouvy. Tato informace bude obsažena také v kalendáři.

V bloku „Zdroj financování” lze po kliknutí na tlačítko „Nový” vybrat některý ze zdrojů financování.

Můžete vybrat z těchto 5 možností:

• jiný zdroj financování,

• soukromé zdroje (např. formou PPP projektu),

• vlastní zdroje zadavatele,

• zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU,

• zdroje z veřejných rozpočtů a státních fondů ČR.

V případě zvolení volby „Jiný zdroj financování” budete moci blíže upřesnit zdroj financování.

V případě zvolení volby „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU” budete muset vyplnit povinné pole „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU”.

V blocích „Smlouva/Dohoda” a „Dodatky” lze nahrát relevantní dokumenty.

Dodavatelé

Systém NEN umožní u zařazených dodavatelů pomocí ikony „tří teček” provést tyto akce:

• evidovat zákaznické číslo,

• vyřadit dodavatele.

Zákaznické číslo

Nastavení zákaznických čísel je používáno ve spojení se zadáním veřejné zakázky z elektronických katalogů. Zákaznické číslo je vytvářeno pro interní útvary zadavatele, umožňuje dodavatelům nastavení odlišných cen pro různá zákaznická čísla. S využitím integračního rozhraní umožňuje identifikovat zákazníka v systému dodavatele.

1. U dodavatele, kterému potřebujete přiřadit zákaznické číslo, klikněte v bloku „Dodavatelé, s nimiž byla smlouva uzavřena” na tlačítko „Upravit údaje dodavatele”.

2. Zobrazí se formulář „Dodavatelé smlouvy”, kde klikněte u dodavatele na ikonu „tří teček” a zvolte možnost „Evidovat zákaznické číslo“.

3. V horní liště formuláře „Zákaznická čísla” klikněte na tlačítko „Nový”.

4. Vyplňte pole „Útvar” a „Zákaznické číslo”.

Vyřazení dodavatele

1. U dodavatele, který má být vyřazen, zvolte možnost „Vyřadit dodavatele“.

2. Zobrazí se formulář „Vyřazení dodavatele“. Dodavatele zde vyberte a uveďte důvod, proč daného dodavatele vyřazujete. Dodavatele vyřadíte kliknutím na tlačítko „Vyřadit“.

3. Zobrazí se informační hláška, kterou potvrďte.

4. Vyřazený dodavatel se zobrazí v bloku „Vyřazení dodavatelé”, kde můžete v případě potřeby jeho vyřazení zrušit kliknutím na ikonu „tří teček” a volby „Zrušení vyřazení dodavatele”.

Vyřazení dodavatele lze provést i pomocí volby „Upravit údaje dodavatele”, kde kliknutím na ikonu „tří teček” se tato možnost také nabízí.

Seznam komodit

Novou položku můžete přidat pomocí tlačítka „Nový“.

Kliknutím na ikonu „i" u dané komodity můžete provést další úpravy včetně vyřazení některé z nabízených položek.

Oprávnění

Zadavatelé a zadávací útvary, které uvedete v blocích „Zadavatelé RD“/„Zadávací útvary oprávněné na základě RD zadávat”, mohou zakládat dílčí veřejné zakázky z příslušné RS/RD a plně administrovat zadávací postup od specifikace až po evidenci plnění. Oprávnění na zadávací postup bude mít pouze zadavatel, který navázal a založil zadávací postup na konkrétní RS/RD.

Pro přidání dalšího zadavatele stiskněte tlačítko „Nový“ a následně proveďte výběr z registru zadavatelů.

Seznamy ZP

Pro odečítání z rámcové smlouvy/dohody platí následující pravidla:

• předpokládána hodnota zakázky s DPH je blokována do okamžiku zadání, tj. evidence smlouvy.
  Po zadání, tj. evidenci smlouvy, se „Celková vyčerpaná hodnota RD s DPH“ přepočítá,

• pokud jste nastavili na minitendrech z RD při použití volby „Ukončení plnění” checkbox „Přepočítat čerpání z RD/DNS dle zaevidované skutečně uhrazené ceny“ na „fajfku”, systém NEN odečítá čerpání ze skutečně uhrazené ceny v jednotlivých letech plnění.

Systém NEN kontroluje součet smluvních cen plnění bez DPH (zadané VZ) + součet všech předpokládaných hodnot zakázky bez DPH (ve specifikaci) a porovnává s Cenou bez DPH na rámcové smlouvě/dohodě.

Celková nevyčerpaná hodnota RD s DPH = Celková hodnota RD s DPH - součet všech smluvních cen plnění s DPH jednotlivých zakázek.

Pokud jste nastavili na minitendrech z RD při použití volby „Ukončení plnění” checkbox „Přepočítat čerpání z RD/DNS dle zaevidované skutečně uhrazené ceny“ na „fajfku”, systém NEN odečítá čerpání ze skutečně uhrazené ceny v jednotlivých letech plnění. Zjistit, u jakých zadávacích postupů byla tato funkce použita, je možné z nastavené „fajfky” ve sloupci „Plnění vstupuje do čerpání“. Tím můžete zjistit, jaká skutečná hodnota vstupuje do čerpání, zdali smluvní hodnota v případě nastavení checkboxu „Přepočítat čerpání z RD/DNS dle zaevidované skutečně uhrazené ceny“ na „křížek” nebo hodnota ze skutečně uhrazené ceny v případě nastavení daného checkboxu na „fajfku”.

Zadavatel, který založil příslušnou rámcovou smlouvu/dohodu, má zobrazeny všechny navázané zadávací postupy. Oprávnění k otevření příslušného zadávacího postupu je však omezeno pouze na příslušného zadavatele, který zadávací postup založil, nelze otevírat postupy jiných zadavatelů.

V případě, že rámcová smlouva/dohoda je uzavřena pro více zadavatelů (evidovaných v bloku „Zadavatelé RD“) a každý ze zadavatelů realizuje dílčí zadání z RS/RD samostatně pod svojí organizací, je v seznamu vidět celkový přehled všech navázaných zadávacích postupů (včetně postupů založených jinou organizací).

Přehled plnění

Přehled administrátorů

Tato záložka slouží k zobrazení a správě seznamu Uživatelů systému NEN s oprávněním administrovat dynamický nákupní systém. Umožní přidávat Uživatele systému NEN ze stejné organizace i mimo odpovědný útvar, ve kterém je RD zavedena, a rovněž tato oprávnění odebírat. Umožněna je uživatelsky přívětivější změna odpovědného útvaru RD.

Záložka „Přehled administrátorů” zobrazuje seznam Uživatelů systému NEN s oprávněním administrovat danou RD. Seznam zobrazuje všechny osoby z dané organizace, které mají platné oprávnění k administraci dané RD. Seznam obsahuje sloupce „Jméno a příjmení uživatele” a „Organizační útvar zadavatele”.

Spravovat oprávnění

1. Přidání nového oprávnění můžete provést prostřednictvím tlačítka „Spravovat oprávnění”.

2. Zobrazí se formulář „Správa oprávnění”, kde můžete vybrat označením „fajfkou” osobu, které chcete oprávnění přidat. Nabízeny jsou pouze osoby z dané organizace, pro které dané oprávnění ještě neexistuje.

3. Po potvrzení výběru stiskem tlačítka „Upravit oprávnění” se zobrazí potvrzující a informační hláška.

4. Vybrané osobě se automaticky založí záznam oprávnění k zadávacímu postupu, v rámci kterého je RD založena, čímž získá oprávnění k administraci.

Přidávat a odebírat oprávnění můžete i pomocí dlaždice „Pokročilá nastavení oprávnění” s tím, že jakákoliv změna oprávnění provedená skrze tuto funkcionalitu se tak automaticky promítne i do záložky „Přehledu administrátorů” na RD.

Změna odpovědného útvaru

Uživateli systému NEN je umožněno změnit útvar již vzniklé RD. To lze provést následujícím způsobem.

1. V bloku „Přehledu administrátorů” kliknete na tlačítko „Změna odpovědného útvaru”.

2. Zobrazí se stejnojmenný formulář, kde vyberte v poli „Nový útvar” útvar, pod který bude DNS nově zařazeno.

3. Útvar vyberte na formuláři „Výběr organizace” a potvrďte stisknutím tlačítka „Vybrat”.

4. Proces změny útvaru dokončete stisknutím tlačítka „Spustit a vrátit se”.

5. Následně se zobrazí se informační hláška.