Dešifrování a otevírání žádostí o účast (UŘ)

Nastavení parametrizace

Parametrizace otevírání je nastavení procesu otevírání a odšifrování podaní. Systém NEN vyžaduje její nastavení vždy, pokud jsou prostřednictvím systému NEN doručeny předběžné zájmy, žádosti o účast, předběžné nabídky, nabídky.

Parametrizaci otevírání lze měnit do doby, než zahájíte otevírání žádostí o účast, poté již není možné provést jakoukoliv změnu.

1. Po kliknutí na tlačítko „Zahájit otevírání“ se zobrazí formulář „Nastavení parametrizace“.

2. V bloku „Parametrizace otevírání podání“ nastavte minimální počet osob potřebný k otevření a odšifrování podání.

3. V tomto bloku se nachází checkboxy „Osoby oprávněné otevírat musí být jmenovány“ a „Osoby oprávněné odšifrovat musí být jmenovány“, které jsou defaultně nastaveny na „fajfku”. V bloku „Osoby oprávněné odšifrovat podání dodavatele“ a „Osoby oprávněné k otevírání podání dodavatele“ označte vybrané osoby „fajfkou” (nabízí se pouze uživatelé, kteří mají právo na daný zadávací postup).

4. Pokud nabízené checkboxy změníte na „křížek” systém NEN nezobrazí bloky se seznamem osob oprávněných k odšifrování a otevírání podání dodavatele.

U veřejných zakázek v režimu zákona systém NEN automaticky přednastaví minimální počet osob k otevření a odšifrování na 2. Pokud potřebujete provést odšifrování a otevření podání v jednom kroku, změňte počet na 1 a nastavte na „fajfku” checkbox „Odšifrování a otevření podání bude probíhat v jednom kroku“.

5. Parametrizaci otevírání potvrďte tlačítkem „Potvrdit parametrizaci“, které se nachází v pravém dolním rohu.

Odšifrování a otevření žádosti o účast

1. Po nastavení parametrizace otevírání systém NEN v tabulce „Přehled podaných žádostí o účast“ zobrazí tlačítko „Odšifrovat žádosti o účast“ (první obrázek) nebo „Odšifrovat a otevřít žádosti o účast” (jen v případě, pokud jste si nastavili, že odšifrování a otevírání bude probíhat v jednom kroku).

2. Vyskočí okno „Dešifrování” kde zvolte jednu z nabízených možností:

• soubor - z Vašeho počítače vyberte certifikát pro odšifrování a vložte heslo,

• čipové karty a tokeny,

• systémové úložiště - vyberte odpovídající certifikát pro odšifrování ze seznamu v úložišti (dle nastavení zabezpečení může být vyžadováno heslo).

3. Dešifrování zahajte stisknutím tlačítka „Dešifrovat“.

4. V případě úspěšného dešifrování systém NEN zobrazí informační hlášku.

Na obrázku níže je uveden příklad informační hlášky, pokud odšifrování a otevírání probíhá v jednom kroku.

Systém NEN v souladu s nastavenou parametrizací otevírání může zobrazit informaci, že odšifrování podání musí být iniciováno ještě jedním Uživatelem systému NEN. Do systému NEN se tedy přihlásí další Uživatel systému NEN, který byl také určen jako osoba oprávněná k odšifrování podání. Tento Uživatel systému NEN následně provede odšifrování podání způsobem popsaným výše.

V případě, že odšifrování a otevření podání neprobíhá v jednom kroku, systém NEN po odšifrování všech elektronických podání zobrazí tlačítko „Otevřít žádost o účast“. Pro otevření všech elektronických podání klikněte na tlačítko „Otevřít žádost o účast“.

Po odšifrování a otevření žádostí o účast podaných prostřednictvím systému NEN se ve sloupci „Stav“ zobrazí informace „Otevřena“.

Otevření žádosti o účast podané mimo systém NEN

1. Kliknutím na ikonu „i ” zobrazte detail konkrétního podání.

2. Zobrazí se formulář „Žádost o účast”. Zde vyplňte pole „Datum otevření”.

3. Po vyplnění pole „Datum otevření” systém NEN zobrazí blok „Evidence a kontrola hodnot podání”. V tomto bloku můžete nahrát soubory.

Sloučení žádosti o účast

V případě kombinovaného podání (např. pokud bylo vyžadováno, aby doklady ke kvalifikaci byly zaslány listinně a zbytek žádosti o účast elektronicky) Vám systém NEN umožní tato dvě podání sloučit v jedno.

1. V přehledu podaných žádostí o účast klikněte u elektronického podání, které bylo podáno i listinně, na ikonu „tří teček ” a zvolte možnost „Sloučení žádostí“. Tuto akci můžete provést také na detailu konkrétního podání, kdy na formuláři „žádost o účast“ systém NEN v horní šedé liště zobrazí tlačítko „Sloučení podání“.

2. Zobrazí se formulář „Kombinované podání” s předvyplněnou listinnou položkou. Vyplňte pole „Odůvodnění sloučení”.

3. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Sloučit“, které se nachází v pravém dolním rohu.

Označení žádosti o účast jako nepodaná

Funkcionalita slouží pro označení žádosti o účast, která nebyla podána včas nebo způsobem stanoveným v zadávací dokumentaci (viz § 28 odst. 2 ZZVZ).

1. V přehledu podaných žádostí o účast klikněte u žádosti o účast, kterou chcete označit jako nepodanou, na ikonu „tří teček” a poté na „Označení žádosti jako nepodaná“.

2. Zobrazí se formulář „Označení podání jako nepodaného”. Zde vyplňte odůvodnění.

3. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Potvrdit“, které se nachází v pravém dolním rohu.

4. Formulář se automaticky zavře a v přehledu podaných žádostí o účast ve sloupci „Označena jako nepodaná“ se u příslušné žádosti o účast zobrazí „fajfka”.

5. Pokud označíte některé z podání jako nepodané, zobrazí se nad tabulkou s přehledem podání tlačítko „Oznámení o označení žádosti o účast jako nepodaná“.

6. Pokud chcete informovat dodavatele o tom, že jeho podání nebylo podáno způsobem uvedeným v zadávací dokumentaci, klikněte na formuláři „Oznámení o označení žádosti o účast jako nepodaná” na tlačítko „Nový“, systém NEN automaticky předvyplní dodavatele, jejichž podání je označené jako nepodané. Pokud změníte checkbox „Dokumenty pro každého dodavatele” na „fajfku”, systém NEN umožní nahrát jeden soubor/dokument, který odešlete vybraným dodavatelům. Po vložení dokumentu s oznámením zvolíte, zda bude oznámení odesláno prostřednictvím systému NEN nebo mimo systém NEN. V případě odeslání prostřednictvím systému NEN klikněte na tlačítko „Odeslat oznámení“. V případě odeslání mimo systém NEN zaevidujte datum a čas odeslání oznámení a záznam uložte.

Označení žádosti o účast jako nepodaná se dá zrušit prostřednictvím nestandardního stavu č. 44.

Stáhnout žádosti o účast

Systém NEN umožní stáhnout všechna podání dodavatelů v souboru typu ZIP. Soubor obsahuje vnitřně strukturovaný dokument s údaji o podaných žádostech o účast.

1. Pro stažení podání klikněte na tlačítko „Stáhnout žádosti o účast“.

2. Po dokončení exportu systém NEN zobrazí na hlavní liště u ikony „Seznam generovaných dokumentů“ okno s přehledem a stavem jednotlivých exportů. Pro stažení souboru klikněte na odkaz uvedený u daného exportu.

3. Pro případ, že obsah žádostí o účast bude v průběhu životního cyklu zakázky doplněn, bude i nadále umožněno vyvolat tlačítkem „Stáhnout žádosti o účast“ nový export. Pokud bude k zadávacímu postupu existovat více exportů, budou všechny dostupné na formuláři „Dokumenty“.

V takovém případě je nutné v sekci „Dokumenty“ stáhnout jednotlivé soubory typu ZIP do jedné složky. Postupně u každého dokumentu klikněte na ikonu „tří teček” a vyberte volbu „Stáhnout soubor“.

Jakmile budete mít stažené soubory v jedné složce, označte všechny tyto soubory a pravým tlačítkem myši vyberte možnost 7-Zip (pokud nemáte tento program k dispozici, kontaktujte Vaše IT oddělení nebo si daný program stáhněte a nainstalujte) a poté možnost rozbalit soubory, kde zvolte cestu, kam potřebujete nabídky uložit a potvrďte.

Je nutné rozbalovat všechny soubory zároveň a nikoliv jednotlivě. Dané soubory nesmíte ani přejmenovávat.

Po rozbalení se zobrazí složka se staženým aktuálním podáním.

Odeslání výzvy k podání nabídek

1. Odeslání výzvy k nabídky konkrétním dodavatelům proveďte přes tlačítko „Odeslání výzvy k podání nabídek”, které se nachází v bloku „Nabídky”.

2. Zobrazí se formulář „Odeslání výzvy k podání nabídky”. Systém NEN automaticky předvyplní dodavatele, kteří podali předchozí podání.

3. V bloku „Informace o výzvě” vyberte volbu odeslání dokumentu. Systém NEN nabízí dvě možnosti:

• „Prostřednictvím systému” (pole „Datum odeslání” systém NEN automaticky doplní až po odeslání výzvy k podání),

• „Mimo systém” (výběrem z kalendáře vyberete datum dle skutečnosti).

4. Checkbox „Dokument bude společný pro všechny vybrané dodavatele” umožňuje nahrát jeden soubor/dokument, který odešlete vybraným dodavatelům.

5. V bloku „Určení dodavatelů, kteří budou oslovení výzvou” vyberte konkrétní dodavatele.

6. Odeslání výzvy potvrďte tlačítkem „Odeslat”, které se nachází v pravém dolním rohu.