Nastavení organizace

Založení organizačního útvaru

Nastavení organizační struktury je klíčové pro správné nastavení přístupových oprávnění, neboť přístup Uživatele systému NEN k datům a funkcionalitám je dán přiřazením role ke konkrétnímu organizačnímu útvaru. Organizační strukturu může kromě „Administrátora subjektu” nastavovat rovněž „Administrátor organizačního útvaru” (ten ale pouze v rámci modelování organizační struktury podřízené útvaru, ke kterému je přiřazen).

1. Klikněte na tlačítko „Nový“.

2. Na záložce „Organizační struktura” vyplňte povinná pole (žlutě podbarvená):

• „Název“ – pole představující název organizačního útvaru, je základním identifikátorem,

• „Nadřízený organizační útvar“ – nadřízený organizační útvar určuje zařazení nového útvaru v hierarchické organizační struktuře subjektu.

3. Dále můžete vyplnit nepovinná pole:

• „Číslo útvaru v organizaci“ – toto pole slouží pouze pro vnitřní identifikaci a lze jej využít např. při vyhledávání a řazení organizačních útvarů nebo jako údaj přenášený do dokumentů generovaných na základě šablon,

• „Označení úrovně org. útvaru“ – toto pole slouží pouze pro vnitřní identifikaci a lze jej využít např. při vyhledávání a řazení organizačních útvarů nebo jako údaj přenášený do dokumentů generovaných na základě šablon.

4. Na záložce „Veřejné klíče” nastavte „křížek” nebo „fajfku” v checkboxu „Pokud zde není veřejný klíč vyplněn, přednastavit z nadřízených útvarů”.

5. Klikněte na tlačítko „Uložit“ pro dokončení založení útvaru.

6. Po uložení se v levé části obrazovky zobrazí založená organizační struktura.

Změna údajů a přesun organizačního útvaru

Změnou údajů a přesunem organizačního útvaru nevzniká nový organizační útvar. Změnou rovněž nedochází ke změnám v oblasti uživatelských rolí.

1. Ve stromovém zobrazení organizační struktury vyhledejte příslušný útvar, u kterého potřebujete provést změnu, a klikněte do políčka „Název“ v pravé části formuláře, čímž dojde k zaktivnění polí.

2. Proveďte editaci povinných a nepovinných polí.

3. Klikněte na tlačítko „Uložit“ v levé horní části formuláře.

Deaktivování organizačního útvaru

Deaktivací organizačního útvaru zaniká organizační útvar v rámci organizační struktury subjektu. V případě, že je deaktivován organizační útvar, budou deaktivovány i veškeré podřízené organizační útvary (tj. ty doposud aktivní).

Deaktivován smí být pouze organizační útvar, který neobsahuje aktivní zadávací postupy a navázané vzory, a to včetně všech zadaných, zrušených i ve specifikaci. Systém NEN umožní deaktivaci zadávacího postupu pouze v případě, že je zadávací postup uzamčen. Všechny aktivní (neuzamčené) zadávací postupy je nutné přesunout na jiný organizační útvar.

Všechny provedené úkony systém NEN zaznamenává a jsou dohledatelné v auditních datech.

Deaktivací organizačního útvaru dojde k deaktivaci všech rolí přiřazených k příslušnému organizačnímu útvaru a znemožnění vytváření nového či úpravě obsahu v rámci organizačního útvaru, tj. nemohou být dále zakládány nové zadávací postupy, přiřazovány nové dokumenty, upravovány číselníky atd. V případě, že je deaktivován organizační útvar, budou deaktivovány i veškeré jemu podřízené organizační útvary (tj. ty doposud aktivní).

1. Proveďte označení organizačního útvaru, který potřebujete deaktivovat.

2. Klikněte na tlačítko „Deaktivace organizačního útvaru“.

Zařazení podřízené organizace

Systém NEN umožnuje provést zařazení podřízené organizace pod vlastní organizační strukturu. Zadávací postupy zařazené organizace jsou následně zobrazeny v přehledu všech zadávacích postupů. Zadávací postupy lze filtrovat například dle „Názvu zadavatele“.

1. Klikněte na tlačítko „Podřízené organizace“ a dále na „Zařazování organizace pod jinou org. strukturu“.

2. Zobrazí se formulář „Zařazování organizace pod jinou org. Strukturu“. Zde klikněte na tlačítko „Nový“ v levém horním rohu“.

3. Proveďte výběr v polích „Zařazovaná organizace“ a „Zařadit pod útvar“.

4. Po uložení formuláře je nutné zaslat z bezpečnostních důvodů zařazovací organizaci „Výzvu k vyjádření souhlasu se zařazením do struktury“. Tato akce je dostupná pod ikonou „tří teček” u konkrétní organizace.

5. Po odeslání této výzvy systém NEN vyplní datum ve sloupci „Datum výzvy k souhlasu“.

6. Schválení nebo zamítnutí zařazení proveďte přes formulář „Nastavení organizace“ →„Podřízené organizace” → „Zařazování organizace pod jinou org. strukturu”. Tato akce je dostupná pod ikonou „tří teček” u konkrétní organizace.

7. V případě schválení systém NEN vyplní ve sloupci „Platí od“ datum schválení a ve sloupci „Schváleno“ vyplní „fajfku“.

Přístup k zadávacím postupům podřízené organizace je pouze ve formě náhledu, Uživatel systému NEN může stahovat dokumenty, procházet komunikaci, nahlížet na auditní data, avšak nemůže provádět žádné úkony v zadávacím postupu (např. výběr dodavatele, uveřejní atd.).

Změna organizačního útvaru Uživatele systému NEN

Změnu organizačního útvaru v systému NEN může provést Uživatel systému NEN s rolí „Administrátor subjektu“, „Administrátor organizačního útvaru“ nebo „Řídící pracovník“.

Pokud dojde ke změně pracovního zařazení pracovníka, který je Uživatelem systému NEN, budete pro promítnutí změn do systému NEN postupovat dle níže uvedeného postupu.

1. Na záložce „Osoby“ v seznamu osob zobrazte detail konkrétní osoby pomocí ikony „i“.

2. V bloku „Údaje osoby“ v poli „Útvar“ proveďte požadovanou změnu.

Při změně útvaru dojde k odebrání oprávnění k rolím u původního útvaru. Pro nový útvar je potřeba opět zvolit role pomocí checkboxů v sekci „Oprávnění osoby”.

3. Nastavení potvrďte tlačítkem „Uložit“.