Nastavení organizace

Založení organizačního útvaru

Nastavení organizační struktury je klíčové pro správné nastavení přístupových oprávnění, neboť přístup Uživatele systému NEN k datům a funkcionalitám je dán přiřazením role ke konkrétnímu organizačnímu útvaru. Organizační strukturu může kromě „Administrátora subjektu” nastavovat rovněž „Administrátor organizačního útvaru” (ten ale pouze v rámci modelování organizační struktury podřízené útvaru, ke kterému je přiřazen).

1. Klikněte na tlačítko „Nový“.

2. Na záložce „Detail organizačního útvaru“ vyplňte povinná pole (žlutě podbarvená):

• „Název“ – pole představující název organizačního útvaru, je základním identifikátorem,

• „Nadřízený útvar“ – nadřízený organizační útvar určuje zařazení nového útvaru v hierarchické organizační struktuře subjektu.

3. Dále můžete vyplnit nepovinná pole:

• „Číslo útvaru v organizaci“ – toto pole slouží pouze pro vnitřní identifikaci a lze jej využít např. při vyhledávání a řazení organizačních útvarů nebo jako údaj přenášený do dokumentů generovaných na základě šablon,

• „Označení úrovně org. útvaru“ – toto pole slouží pouze pro vnitřní identifikaci a lze jej využít např. při vyhledávání a řazení organizačních útvarů nebo jako údaj přenášený do dokumentů generovaných na základě šablon.

4. V bloku „Veřejný klíč” nastavte „křížek” nebo „fajfku” v checkboxu „Pokud zde není veřejný klíč vyplněn, přednastavit z nadřízených útvarů”.

5. Klikněte na tlačítko „Uložit“ pro dokončení založení útvaru.

6. Po uložení se v levé části obrazovky zobrazí založená organizační struktura.

Změna údajů a přesun organizačního útvaru

Změnou údajů a přesunem organizačního útvaru nevzniká nový organizační útvar. Změnou rovněž nedochází ke změnám v oblasti uživatelských rolí.

1. Ve stromovém zobrazení organizační struktury vyhledejte příslušný útvar, u kterého potřebujete provést změnu, a klikněte např. do pole „Název“ v pravé části formuláře, čímž dojde k zaktivnění polí.

2. Proveďte editaci povinných, případně nepovinných polí. Přesun útvaru proveďte výběrem v poli „Nadřízený útvar“.

3. Klikněte na tlačítko „Uložit“ v levé horní části formuláře.

4. Útvar se tak zařadí pod nový nadřízený útvar.

Deaktivování organizačního útvaru

Deaktivací organizačního útvaru zaniká organizační útvar v rámci organizační struktury subjektu. V případě, že je deaktivován organizační útvar, budou deaktivovány i veškeré podřízené organizační útvary (tj. ty doposud aktivní).

Deaktivován smí být pouze organizační útvar, který neobsahuje aktivní zadávací postupy a navázané vzory, a to včetně všech zadávacích postupů zadaných, zrušených i ve specifikaci. Systém NEN umožní deaktivaci organizačního útvaru pouze v případě, že je zadávací postup uzamčen. Všechny aktivní (neuzamčené) zadávací postupy je nutné přesunout na jiný organizační útvar.

Všechny provedené úkony systém NEN zaznamenává a jsou dohledatelné v auditních datech.

Deaktivací organizačního útvaru dojde k deaktivaci všech rolí přiřazených k příslušnému organizačnímu útvaru a znemožnění vytváření nového či úpravě obsahu v rámci organizačního útvaru, tj. nemohou být dále zakládány nové zadávací postupy, přiřazovány nové dokumenty, upravovány číselníky atd. V případě, že je deaktivován organizační útvar, budou deaktivovány i veškeré jemu podřízené organizační útvary (tj. ty doposud aktivní).

1. Proveďte označení kliknutím na organizační útvar, který potřebujete deaktivovat.

2. Klikněte na tlačítko „Deaktivace organizačního útvaru“.

3. Po úspěšné deaktivaci se zobrazí informační hláška.

Převést zadávací postupy na jiný útvar

Systém NEN umožní převést zadávací postupy/vzory na jiný útvar.

1. Vyberte útvar, ze kterého budete chtít přesunout zadávací postupy a vzory, a stiskněte tlačítko „Převést zadávací postupy na jiný útvar”.

2. Zobrazí se formulář „Převést zadávací postupy na jiný útvar”, kde v bloku „Nový organizační útvar pro převod postupů” vyberte nový útvar, kam budou zadávací postupy a vzory přesunuty.

3. V bloku „Zadávací postupy a vzory” označte zadávací postupy a vzory pro převedení na nový útvar. Pro dokončení volby stiskněte tlačítko „Převést”.

4. Zobrazí informační hláška, kterou potvrďte.

5. Po potvrzení se zobrazí informační hláška ohledně úspěšného převodu zadávacích postupů a vzorů do nového útvaru.

Interní notifikace

1. Každý útvar může mít nastavené vlastní interní notifikace. Pro jejich nastavení klikněte na tlačítko „Interní notifikace”.

2. Zobrazí se formulář „Nastavení interních notifikací pro útvar/organizaci”, kde klikněte na tlačítko „Nový” pro založení nového záznamu.

3. Po napsání názvu notifikace můžete modifikovat nastavení interních notifikací útvaru dle vlastního uvážení.

Uživatelské operace a činnosti nástroje

1. Pro spuštění těchto auditních záznamů klikněte u vybraného útvaru na tlačítko „Uživatelské operace a činnosti nástroje”.

2. Zobrazí se formulář „Uživatelské operace a činnosti nástroje subjektu”, kde v horní liště stiskněte tlačítko „Zobrazit uživatelské operace a činnosti nástroje”.

Bližší informace o popisu auditních dat můžete nalézt v článku Auditní data.

Adresa útvaru

1. Na záložce „Detail organizačního útvaru“ v bloku „Organizační útvar“ můžete nastavit pro každý útvar jeho adresu stisknutím tlačítka „Adresa útvaru”.

2. Zobrazí se formulář s názvem „Adresa útvaru”, kde po kliknutí na ikonu „tužky” vyplňte všechna povinná pole (žlutě podbarvená).

3. Záznam následně uložte stisknutím tlačítka „Uložit a zavřít”.

Podřízené organizace

Systém NEN umožnuje provést zařazení podřízené organizace pod vlastní organizační strukturu. Zadávací postupy zařazené organizace jsou následně zobrazeny v přehledu všech zadávacích postupů. Zadávací postupy lze filtrovat například dle „Názvu zadavatele“.

Struktura mojí organizace s navazánými org.

1. Klikněte na tlačítko „Podřízené organizace“ a dále na „Struktura mojí organizace s navazánými org.“.

2. Po vybraní útvaru se zobrazí napravo dvě záložky - „Organizační útvar”, který obsahuje pouze informace o útvaru a záložka „Zadávací postupy”, která zobrazuje všechny zadávací postupy, které jsou pod daným útvarem administrovány.

Zařazování organizace pod jinou org. strukturu

1. Klikněte na tlačítko „Podřízené organizace“ a dále na „Zařazování organizace pod jinou org. strukturu“.

2. Zobrazí se formulář „Zařazování organizace pod jinou org. strukturu“. Zde klikněte na tlačítko „Nový“ v levém horním rohu“.

3. Proveďte výběr v polích „Zařazovaná organizace“ a „Zařadit pod útvar“.

4. Po uložení formuláře je nutné zaslat z bezpečnostních důvodů zařazovací organizaci „Výzvu k vyjádření souhlasu se zařazením do struktury“. Tato akce je dostupná pod ikonou „tří teček” u konkrétní organizace.

5. Po odeslání této výzvy systém NEN vyplní datum ve sloupci „Datum výzvy k souhlasu“.

6. Schválení nebo zamítnutí zařazení proveďte přes formulář „Nastavení organizace“ →„Podřízené organizace” → „Zařazování organizace pod jinou org. strukturu”. Tato akce je dostupná pod ikonou „tří teček” u konkrétní organizace.

7. V případě schválení systém NEN vyplní ve sloupci „Platí od“ datum schválení a ve sloupci „Schváleno“ vyplní „fajfku“. Pokud dojde k neschválení systém NEN vyplní ve sloupci „Schváleno“ „křížek”.

Přístup k zadávacím postupům podřízené organizace je pouze ve formě náhledu, Uživatel systému NEN může stahovat dokumenty, procházet komunikaci, nahlížet na auditní data, avšak nemůže provádět žádné úkony v zadávacím postupu (např. výběr dodavatele, uveřejní atd.).

Zobrazení org. struktury k datu

1. Klikněte na tlačítko „Podřízené organizace“ a dále na „Zobrazení org. struktury k datu”.

2. Zobrazí se formulář „Zobrazení org. struktury k datu”, kde zadejte datum pro zobrazení organizační struktury.

3. Po kliknutí na tlačítko „Zobrazit” se zobrazí formulář „Historická struktura organizace”, která byla platná k danému datu.

Změna organizačního útvaru Uživatele systému NEN

Změnu organizačního útvaru v systému NEN může provést Uživatel systému NEN s rolí „Administrátor subjektu“, „Administrátor organizačního útvaru“ nebo „Řídící pracovník“.

Pokud dojde ke změně pracovního zařazení pracovníka, který je Uživatelem systému NEN, budete pro promítnutí změn do systému NEN postupovat dle níže uvedeného postupu.

1. Na záložce „Osoby“ v seznamu osob zobrazte detail konkrétní osoby pomocí ikony „i“.

2. V bloku „Údaje osoby“ v poli „Útvar“ proveďte požadovanou změnu vybráním nového útvaru. Následně se zobrazí informační hláška.

3. Následně se zobrazí informační hláška.

4. Změnu útvaru Uživatele systému NEN potvrďte tlačítkem „Uložit“.

Generování klíče pro šifrování systémem NEN

1. Klikněte na „Vygenerovat klíče pro šifrování“.

2. Zadejte heslo k privátnímu (dešifrovacímu) klíči.

Po potvrzení hesla systém NEN zobrazí okno s privátním (dešifrovacím) klíčem. Tento klíč si stáhněte a uložte do svého počítače.

3. Po stisknutí tlačítka „Zavřít” vyskočí upozornění.

4. V případě potvrzení a následném uložení systém NEN zobrazí informační hlášku a vyplní šifrovací klíč.

Doporučujeme si vždy ověřit správnost klíče pomocí tlačítka „Dešifruj”.

Přednastavení klíče z útvaru na zadávacím postupu

Při zakládání zadávacího postupu na záložce „Zadávací podmínky“ se nabízí tlačítko „Přednastavit klíč z útvaru“. Pokud nemáte vytvořenou organizační strukturu (tzv. organizační útvary), nabízí se zde veřejný klíč přednastavený na celou organizaci.

Pokud nemáte nastavený veřejný klíč pro organizaci/útvar, na záložce „Zadávací podmínky“ se toto tlačítko nenabízí.

Následně se zobrazí informační hláška.

Doporučujeme si vždy ověřit správnost klíče pomocí tlačítka „Dešifruj”.

Vložení vlastního veřejného klíče

1. Vlastní veřejný klíč vložte kliknutím na pole „Nahrát soubor“ nebo pomocí ikony „tří teček”.

2. Po nahrání a uložení veřejného klíče se zobrazí infomační hláška.

3. Poté můžete daný soubor stáhnout, nahrát jiný, podepsat nebo smazat (všechny dostupné volby jsou uvedené na obrázku níže).

Doporučujeme si vždy ověřit správnost klíče pomocí tlačítka „Dešifruj”.