Založení a specifikace zadávacího postupu

Stavové informace o zakázce

Stavové informace o zakázce jsou souhrnem informací o zadávacím postupu vyplývající z vyhlášky č. 345/2023 Sb. Tyto údaje jsou automaticky doplněny systémem NEN.

Na obrázku níže jsou zobrazeny stavové informace ve fázi specifikace zadávacího postupu.

Na obrázku níže jsou znázorněny stavové informace, které se můžou zobrazit po zahájení zadávacího postupu.

Zadávací postup zpřístupněn úřadu k nahlížení

Jedná se o funkcionalitu, která Vám umožní na žádost ÚOHS/soudu zpřístupnit konkrétní zadávací postup. Tato informace se zobrazí pouze v případě, že jste provedli úkon „Zpřístupnit postup pro ÚOHS/soud”.

Fáze životního cyklu nabývají následujících hodnot:

• plánování – zobrazeno v případě, že je zadávací postup plánován,

• specifikace – zobrazeno v případě založení zadávacího postupu, tj. zadávací postup nebyl dosud zahájen,

• zadávací řízení – zobrazeno v případě, že je zadávací postup zahájen v systému NEN.

Podfáze životního cyklu nabývají následujících hodnot:

• příjem žádostí o účast,

• otevírání žádostí o účast,

• posuzování žádostí o účast,

• zavedení DNS,

• zadáno.

Aktuální stav ZP nabývá dle vyhlášky č. 345/2023 Sb. následujících hodnot:
(zobrazuje se až po zahájení zadávacího postupu)

• neukončen – informace o veřejné zakázce byly uveřejněny na profilu zadavatele, běží lhůta pro podání nabídek nebo probíhá hodnocení nabídek,

• zadán – byla uzavřena smlouva s dodavatelem (zaevidována do systému NEN),

• zrušen,

• ukončení plnění – ukončení plnění smlouvy na základě zadávacího postupu (po stisknutí ukončení plnění,

• neúspěšný.

Datum zahájení zadávacího postupu

Tato informace se zobrazí až po zahájení zadávacího postupu.

Datum uveřejnění zadávacího postupu na profil

Tato informace se zobrazí pouze v případě, že máte založený profil zadavatele v systému NEN.

Datum a čas rozhodnutí o zrušení
Tato informace se zobrazí pouze v případě, že jste zrušili zadávací postup.

URL adresa zakázky, která je aktivní po uveřejnění v NEN

Tato URL adresa slouží k zobrazení zadávacího postupu na veřejné části systému NEN.

URL adresa zakázky na Portálu dodavatele, která je aktivní po uveřejnění/zpřístupnění v NEN

Tato URL adresa slouží k zobrazení zadávacího postupu v autorizované části systému NEN. Dodavatel je po kliknutí na tento odkaz vyzván ke vložení svých přihlašovacích údajů a po jejich vložení je přesměrován na konkrétní zadávací postup, kde může provést podání. Tuto adresu je možné využít zejména při zadávacích postupech, které se neuveřejňují na profilu zadavatele, např. uzavřená výzva, JŘBU, apod.

Zadávací postup uzamčen
Systém NEN automaticky uzamyká zadávací postup při úkonech, u kterých je nutné zachovat konzistenci dat. Jedná se například o uveřejňování nebo dešifrování/otevírání žádostí o účast. Dokončení těchto úkonů probíhá na pozadí a po jejich dokončení systém NEN opět provede automatické odemknutí zadávacího postupu.

Identifikace veřejné zakázky

Tento blok obsahuje základní informace o zadávacím postupu a klíčové informace pro jeho životní cyklus.

Odpovědný útvar
Systém NEN Vám umožňuje vybrat jiný odpovědný útvar, nabídnou se ale pouze útvary, do kterých máte přidělené oprávnění. V případě, že nemáte vytvořenou organizační strukturu, nabízí se zde organizace.

Název veřejné zakázky

Zde se propíše název zadávacího postupu, který jste vyplnili na formuláři nastavení zadávacího postupu. V tomto poli je možné ho editovat.

Systémové číslo NEN
V tomto poli systém NEN zobrazí unikátní identifikátor zadávacího postupu v systému NEN. Tento identifikátor je automaticky generován systémem NEN a má formát N006/RR/VNNNNNNNN, kde:

• N – identifikátor, že se jedná o NEN,

• 006 – identifikátor NEN přidělený MMR,

• RR – rok založení VZ (poslední dvě čísla),

• V – identifikátor, že se jedná o veřejnou zakázku,

• NNNNNNNN – unikátní identifikátor VZ v rámci NEN a roku založení VZ (vzestupná číselná řada).

Evidenční číslo zakázky ve Věstníku VZ
Odesílání formulářů do VVZ prostřednictvím systému NEN se dočasně neaplikuje. V současné době systém NEN umožňuje pouze evidenční rovinu. Pokud chcete údaj zaevidovat, zapište evidenční číslo ve formátu např. Z2021-123456, kde 2021 je označení roku a 123456 odpovídá číslu zakázky.

Předpokládaná hodnota a druh zadávacího postupu

Předpokládanou hodnou DNS je dle § 23 odst. 1 ZZVZ souhrnná předpokládaná hodnota všech veřejných zakázek, které mohou být v dynamickém nákupním systému zadány.

Jakmile je vyplněna předpokládaná hodnota VZ a druh VZ, zobrazí se pole „Typ VZ dle výše předpokládané hodnoty“, které systém NEN automaticky předvyplní na základě Vámi zadaných údajů. Dále systém NEN automaticky doplní pole „Režim VZ dle volby zadavatele” a „Výběr druhu zadávacího postupu”.

Druh VZ
Systém NEN nabízí následující možnosti:

• veřejné zakázky na dodávky,

• veřejné zakázky na služby,

• veřejné zakázky na stavební práce.

Postup zadavatele

Pomocí této volby si můžete vybrat, zda budete postupovat podle pravidel platných pro veřejného zadavatele nezadávajícího sektorovou veřejnou zakázku, nebo podle pravidel platných pro zadavatele zadávajícího sektorovou veřejnou zakázku.

Typ VZ dle výše předpokládané hodnoty

Systém NEN automaticky vyhodnotí typ veřejné zakázky na základě zadané předpokládané hodnoty a druhu veřejné zakázky:

• veřejná zakázka malého rozsahu,

• podlimitní veřejná zakázky,

• nadlimitní veřejná zakázka.

Režim VZ dle volby zadavatele

Pomocí této volby můžete nastavit přísnější režim zadávacího postupu, než jaký odpovídá předpokládané hodnotě. V případě zpřísnění se zadávací postup bude administrovat, jako by měl být zadáván v přísnějším režimu (ovlivněny jsou např. délky lhůt či povinnost vkládaných údajů).

V případě, že se jedná o nadlimitní veřejnou zakázku, systém NEN automaticky doplní toto pole bez možnosti editace.

Administrace kategorií DNS

Pokud rozdělíte DNS na kategorie, systém NEN po založení zadávacího postupu zobrazí pouze záložky „Základní údaje” a „Zadávací podmínky”.

Kategorie DNS založíte pomocí tlačítka „Nový” v bloku „Administrace kategorií DNS”. Kritéria hodnocení vyspecifikujte přímo v konkrétní kategorii DNS.

Nastavení elektronických katalogů pro zakázky navazující na tento postup

Zásadním parametrem při zakládání nového DNS je parametr „Nabídky budou podávány formou elektronického katalogu“.

Možnost zvolte pouze, pokud zadavatel postupuje při zadání z DNS nebo RD dle § 215 odst. 4 nebo 5 ZZVZ. Parametr zásadně ovlivňuje proces Zadání z DNS a nelze jej zpětně editovat.

Nastavení elektronického katalogu

• Nabídky budou podávány formou elektronického katalogu

V případě zatržení bude možné na detailu položky v bloku „Další údaje” specifikovat kód položky z číselníku (APA/VZP/EAN/PDF,…).

• Zadavatel provede nákup z elektronického katalogu více dodavatelů

V případě, že nastavíte tento checkbox na „fajfku”, systém NEN při hodnocení vybere položky s nejnižší cenou od různých dodavatelů a výsledkem může být uzavření více smluv/objednávek. V opačném případě bude vybrán jeden dodavatel s nejvýhodnější celkovou nabídkovou cenou za všechny položky.

Předmět veřejné zakázky

Základní popis veřejné zakázky (předmět veřejných zakázek, které mají být zadávány v dynamickém nákupním systému dle § 134 odst. 4 písm. a) ZZVZ) uvedete v poli „Popis předmětu“. Popis předmětu bude zobrazen na profilu zadavatele.

NIPEZ a CPV

Systém NEN umožňuje vepsat název položky uvedený v číselníku NIPEZ přímo do pole nebo umožňuje provést výběr z číselníku NIPEZ. Pokud položku vyberete v číselníku NIPEZ, systém NEN automaticky na základě tohoto výběru doplní hodnoty i do pole „Název předmětu” a „CPV”.

Hlavní místo plnění

Určení hlavního místa plnění provedete výběrem z číselníku NUTS. Číselník je omezen pouze na kraje. Informace slouží pro automatické vyhledávání zadávacích postupů dodavateli.

Upozorňujeme, že je systémem NEN checkbox „Nastavit položky předmětu VZ jako položky nabídky“ defaultně nastaven na „fajfku”. Pokud nepotřebujete hodnotit nabídky po jednotlivých položkách předmětu, změňte tento checkbox na „křížek”.

Položky předmětu

Systém NEN umožňuje provést hodnocení nabídek po jednotlivých položkách předmětu. Dodavatel ve svém nabídkovém formuláři vyplní nabídkové ceny k jednotlivým položkám, na základě kterých provede systém NEN výpočet. Systém NEN podporuje položkové členění rovněž v prostředí elektronické aukce.

Přidání nové položky

Po stisknutí tlačítka „Nový“ systém NEN zobrazí řádek, kde proveďte specifikaci položky vyplněním povinných polí.

Je nutné vyplnit pole „NIPEZ“, „Název položky“ (název se propíše automaticky na základě výběru NIPEZ kódu, ale je možné ho změnit), „Množství“ a „Jednotku“. Vyplnění těchto informací je nezbytné pro výpočet celkové nabídkové ceny na nabídkovém formuláři.

Kliknutím na ikonu „tří teček” můžete přes volbu „Upravit“ editovat konkrétní položku. Systém NEN zaktivní žlutě podbarvené povinné pole. Pokud potřebujete zobrazit detail konkrétní položky po kliknutí na ikonu „tří teček” využijte volbu „Otevřít samostatně” nebo klikněte rovnou na ikonu „i”.

V blocích „Další údaje”, „Parametry položky”, „Přílohy položky“ můžete detailně charakterizovat vlastnosti položky. U řady komodit jsou parametry již předdefinovány v rámci číselníku NIPEZ (tlačítko „Generovat parametry položky”), přičemž tyto parametry můžete upravovat nebo smazat. Systém NEN zobrazí tyto předdefinované parametry v bloku „Parametry položky”.

Pokud vložíte souborové přílohy k jednotlivým položkám, systém NEN automaticky zpřístupní tyto přílohy s ostatními dokumenty, které nahrajete na záložce „Zadávací podmínky”.

Pokročilé nastavení - vytvoření složky předmětu

Při vložení více položek předmětu je možné jednotlivé položky zařadit do složek. Pro dodavatele je poté nabídkový formulář přehlednější (každá složka má svou záložku). Složku je možné vytvořit na detailu konkrétní položky nebo přes tlačítko „Pokročilé nastavení“, která se nachází na přehledu všech položek předmětu.

Pokud využijete možnost „Pokročilé nastavení“, zobrazí se přehled všech položek předmětu. Zde se také nabízí možnost přidat přes tlačítko „Nový“ novou položku. Při vytváření nové položky či při její editaci můžete kliknutím na ikonu „šipky“ ve sloupci „Složka předmětu“ vytvořit novou složku nebo vybrat již existující.

Po rozkliknutí se otevře formulář „Složky předmětů“, na kterém přes volbu „Nový“ vytvořte novou složku. Je nutné vyplnit identifikátor, který slouží k pojmenování listu v souboru typu XLSX a název složky. Přes volbu „tři tečky“ je možné složku upravovat nebo smazat.

Z přehledu složek vyberte tu, do které potřebujete danou položku přiřadit.

Po návratu na záložku „Základní údaje“ systém NEN v bloku „Položky předmětu“ zobrazí vytvořené složky a v jednotlivých složkách konkrétní položky.

Výběr položek z katalogu zadavatele

V případě, že máte vytvořený katalog zadavatele, je možné provést výběr položek z již vytvořeného katalogu pomocí volby „Výběr položek z katalogu zadavatele“. Systém NEN nabízí tuto volbu i po zobrazení pokročilého nastavení.

Export/import položek předmětu

Tuto možnost využijte v případě, kdy potřebujete do systému NEN nahrát větší množství položek najednou. Export můžete provést i v případě, že nemáte vyplněnou žádnou položku předmětu. Kliknutím na tlačítko „Export“ dojde ke stažení souboru typu XLSX, do kterého vyplňte údaje o jednotlivých položkách, včetně sloupce „Součást nabídkového formuláře“. Žlutě vyznačená pole jsou povinná.

Zařazení položek do složek je možné provést před importem v rámci souboru typu XLSX po provedení exportu. Pokud máte již složky vytvořeny v systému NEN a do každé složky zařazenou minimálně jednu položku, tak bude export proveden ve struktuře jednotlivých složek. Položky lze zatřídit do složek již v Excelu a provést import do systému NEN. Před samotným importem je nutné soubor uložit.

Upozorňujeme, že importovat do systému NEN lze pouze přednastavený soubor, který získáte po stisknutí tlačítka „Export“.

Příklad: Ve vyexportovaném souboru je přidána položka 33674000-5/Léky při kašli a nachlazení - Sinupret.

Dále klikněte na tlačítko „Import“ a vyberte doplněný exportovaný soubor. Systém NEN následně provede import údajů do systému NEN. Položky můžete dále upravit nebo smazat pomocí ikony „tří teček“.

Na níže uvedeném obrázku jsou zobrazeny položky po provedení importu. Konkrétně byl doplněn řádek 33674000-5/Léky při kašli a nachlazení - Sinupret.

Po rozkliknutí detailu lze vidět vyplněný „Popis položky” (lze změnit).

Upozorňujeme, že v případě importu je nutné zkontrolovat aktuálnost NIPEZ kódů. Systém NEN dovolí provést import položek, ale při zahájení zadávacího postupu upozorní, že je nutné provést aktualizaci číselníkových dat systému (příklad neaktuálních číselníkových dat je na obrázku níže). V tomto případě je nutné se vrátit k jednotlivým položkám předmětu a manuálně znovu vybrat v systému NEN aktuální NIPEZ kód.

Specifikace podání

V případě zavádění DNS je parametr „Výběr prvního typu podání dodavatele při zahájení řízení“ defaultně nastaven na hodnotu „Žádost o účast“ bez možnosti editace.

Způsob podání

V případě zavádění DNS je parametr „Způsob podání” defaultně nastaven na hodnotu „Elektronicky prostřednictvím NEN” bez možnosti editace.

Elektronická podání musí být šifrována

V případě zadávacích řízení v režimu zákona je v systému NEN defaultně tento checkbox nastavený na „fajfku”, bez možnosti editace.

Lhůta pro podání žádosti o účast

V tomto poli vyplníte výběrem z kalendáře lhůtu pro podání žádosti o účast.

Informace k DNS

V tomto bloku uveďte:

• název DNS (pod tímto názvem bude zavedeno do Registru DNS),

• identifikační číslo DNS,

• délku trvání DNS,

• datum ukončení DNS.

Zadavatelé oprávnění zadávat v DNS

V tomto bloku můžete vybraným zadavatelům přidat oprávnění pro přístup do registru DNS a pro navázání zadávacích postupů. Zadavatele lze dodatečně přiřadit v registru DNS. Zadavatel v seznamu nevybírá sám sebe.