Otázky ze zákona
Zde naleznete často kladené dotazy od Uživatelů systému NEN, jejichž odpověď vyplývají přímo ze zákona o zadávání veřejných zakázek.
1. Můžu zaslat žádost o poskytnutí vysvětlení zadávací dokumentace po lhůtě?
Systém NEN umožňuje odeslání žádosti po lhůtě, nicméně dle § 98 odst. 1 písm. a) ZZVZ může zadavatel zadávací dokumentaci vysvětlit nejméně 5 pracovních dnů před uplynutím lhůty pro podání žádostí o účast, předběžných nabídek nebo nabídek. Uvedená lhůta je dle § 54 odst. 5 ZZVZ pro podlimitní veřejné zakázky zkrácena na 4 pracovní dny před skončením lhůty pro podání nabídek.
K výše uvedené lhůtě 5 či 4 pracovní dny je nutné připočíst lhůtu 3 pracovních dnů pro podání žádosti o vysvětlení zadávací dokumentace dle § 98 odst. 3 ZZVZ „Zadavatel není povinen vysvětlení poskytnout, pokud není žádost o vysvětlení doručena včas, a to alespoň 3 pracovní dny před uplynutím lhůt podle odstavce 1."
Tyto lhůty se tedy sčítají ve vztahu k uplynutí lhůty pro podání nabídek.
2. Je možné mít více profilů zadavatele?
Na základě výjimky lze používat Národní elektronický nástroj jako profil zadavatele souběžně s jiným profilem zadavatele viz § 214 odst. 2 ZZVZ. Detailní vyjádření k problematice a postup naleznete na straně č. 24 dokumentu „Metodika k vyhlášce o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázkách a náležitostech profilu zadavatele“. Metodika je ke stažení na portálu MMR sekce Metodiky a stanoviska Metodiky k uveřejňování.
3. Jaká je povinnost vložení a uveřejnění smlouvy v systému NEN?
Ustanovení § 219 ZZVZ stanoví povinnost veřejnému zadavateli uveřejnit smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně všech jejich změn a dodatků do 15 dnů od jejich uzavření na profilu zadavatele, v případě veřejných zakázek zadávaných na základě rámcové smlouvy nebo v dynamickém nákupním systému do 15 dnů od konce každého čtvrtletí.
Zákon dále uvádí výčet situací, kdy zadavatel nemá výše uvedenou uveřejňovaní povinnost. Jednou z nich je situace, kdy má veřejný zadavatel povinnost uveřejnit smlouvu podle jiného právního předpisu (tj. zejména zákona o registru smluv). V takovém případě nemusí zadavatel uveřejnit smlouvu duplicitně podle ZZVZ.
V rámci systému NEN je možné rozhodnout, zda bude smlouva uveřejňována a v případě, že tomu tak nebude, je umožněno Uživateli systému NEN uvést adresu, na které je smlouva dostupná.
4. Jaká je povinnost uveřejnění výsledku a seznamu účastníků?
Zadavatel dle § 123 ZZVZ odešle bez zbytečného odkladu od rozhodnutí o výběru dodavatele oznámení o výběru dodavatele všem účastníkům zadávacího řízení, jehož součástí musí být:
a) zpráva o hodnocení nabídek, jejíž součástí je dle § 219 odst. 2 písm. c) ZZVZ seznam hodnocených nabídek, pokud proběhlo hodnocení nabídek a
b) výsledek posouzení splnění podmínek účasti vybraného dodavatele.
Dle § 217 odst. 5 ZZVZ je zadavatel povinen do 30 pracovních dnů od ukončení zadávacího řízení uveřejnit písemnou zprávu na profilu zadavatele. Dle odst. 1 písm. n) přílohy č. 8 vyhlášky č. 168/2016 Sb. je rozsah základních informací o veřejné zakázce na profilu zadavatele - povinné položky seznam účastníků zadávacího řízení - uvádí se, pokud jsou tyto údaje známy.
5. Můžu uveřejnit smlouvu bez smluvní ceny?
Systém NEN je nastaven dle právních předpisů upravujících zadávání veřejných zakázek. Dle odst. 1 písm. n) bodů 4 a 5 přílohy č. 8 vyhlášky č. 168/2016 Sb. je rozsah základních informací o veřejné zakázce na profilu zadavatele - povinné položky:
n) seznam účastníků zadávacího řízení - uvádí se, pokud jsou tyto údaje známy. V případě, že je zakázka dělena na části, uvádí se seznam účastníků zadávacího řízení samostatně pro každou část.
Ke každému účastníkovi zadávacího řízení se uvádí následující údaje:
celková cena dle smlouvy bez DPH - uvádí veřejný zadavatel, pokud byla smlouva uzavřena
celková cena dle smlouvy s DPH - uvádí veřejný zadavatel, pokud byla smlouva uzavřena.
Uveřejnit smlouvu bez smluvních cen tedy není možné.
6. Kdy mám povinnost ustanovit komisi?
Dle § 42 odst. 2 ZZVZ u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší než 300 000 000 Kč zadavatel zajistí, aby hodnocení nabídek provedla komise, která má minimálně 5 členů, z nichž většina má příslušnou odbornost ve vztahu k předmětu veřejné zakázky. U veřejných zakázek s nižší předpokládanou hodnotou tedy zadavatel nemá povinnost ustanovit komisi.
7. Kde získám potvrzení o doručení?
Doručování prostřednictvím systému NEN plně odpovídá požadavkům ZZVZ a prováděcích předpisů týkající se doručování v rámci zadávacího řízení. Potvrzení o odeslání datové zprávy prostřednictvím systému NEN se považuje za doklad o doručení adresátovi datové zprávy (viz § 4 odst. 1 vyhlášky č. 260/2016 Sb., o stanovení podrobnějších podmínek týkajících se elektronických nástrojů, elektronických úkonů při zadávání veřejných zakázek a certifikátu shody, ve znění pozdějších předpisů).
Pokud je doručováno prostřednictvím systému NEN, je za okamžik doručení brán okamžik odeslání. Nicméně se jedná o okamžik dokončení celého procesu odeslání, a to přijetím podání systémem NEN, nikoliv v okamžiku stisknutí tlačítka „Odeslat“. Proto doporučuje dodavatelům učinit kroky vedoucí k takovému úkonu v dostatečném předstihu.
8. Jak je to s archivací dat?
Dle § 216 zákona č. 134/2016 Sb., je zadavatel povinen uchovávat dokumentaci o zadávacím řízení, kterou tvoří všechny dokumenty v listinné nebo elektronické podobě a výstupy z ústní komunikace, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje tento zákon, včetně úplného znění originálů nabídek všech dodavatelů, a to po dobu 10 let ode dne ukončení zadávacího řízení nebo od změny závazku ze smlouvy na veřejnou zakázku, nestanoví-li jiný právní předpis lhůtu delší. Systém NEN tedy uchovává veškerá strukturovaná a nestrukturovaná data (dokumenty) k zadávacímu postupu minimálně po tuto dobu. Dále bude na zadavateli, zda tato data exportuje ze systému a dále je bude archivovat.
9. Jaká jsou pravidla zadávání zakázek v systému NEN?
Povinnost používat systém NEN k administraci veřejných zakázek (VZMR či v režimu zákona) není nikterak, v zákoně č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů, stanovena.
Povinnost využívat systém NEN pro zadávání veřejných zakázek je stanovena usnesením vlády č. 467 ze dne 21. června 2017, které bylo následně usnesením vlády č. 408 ze dne 19. června 2018 aktualizováno (dále jen „Usnesení"). Toto Usnesení vymezuje okruh povinných zadavatelů a finanční objem veřejné zakázky, pro povinné používání systému NEN k zadávání veřejných zakázek. Dané Usnesení také obsahuje možnost požádat o výjimku z povinného používání systému NEN. Další informace si můžete přečíst zde.
Oproti tomu Pravidla systému NEN a jejich používání jsou vypracována Ministerstvem pro místní rozvoj (viz pověření pro jejich vypracování v bodě č. 4 výše uvedeného Usnesení). Tato Pravidla systému NEN pak konkrétně regulují, v jakých finančních objemech využívat přímé zadání, otevřenou či uzavřenou výzvu.
Konkrétně pak v čl. XI Pravidel systému NEN jsou nastaveny finanční limity pro VZMR – přímé zadání, uzavřená výzva, otevřená výzva, aukce malého rozsahu. Nicméně samotná Pravidla systému NEN umožňují v čl. XI.1 odst. 4 , přizpůsobit si parametry jednotlivých druhů zadávacích postupů k veřejným zakázkám malého rozsahu svým vnitřním předpisům. Přednost pak mají Vaše interní předpisy před Pravidly systému NEN.
10. Můžou dva zadavatelé uveřejňovat na jeden profil zadavatele?
Dle definice profilu zadavatele obsažené v § 28 odst. 1 písm. j) ZZVZ zadavatel na profilu zadavatele uveřejňuje informace a dokumenty ke svým veřejným zakázkám. Nelze tedy mít pro dva zadavatele stejný profil zadavatele.
Systém NEN nicméně umožňuje zřídit pro skupinu zadavatelů tzv. multiprofil, což je místo, kde má skupina zadavatelů umístěny své profily zadavatele a uveřejňují se zde informace o zadávacích postupech těchto zadavatelů (viz např. multiprofil Ministerstva spravedlnosti).