Zadavatel
Zde naleznete nejčastější otázky a odpovědi, které jsou pokládány od Uživatelů systému NEN, kteří jsou registrováni jako zadavatelé.
1. Jak přednaplním šifrovací klíč?
Přes dlaždici „Nastavení organizace“ naleznete vpravo záložku „Veřejné klíče“. Zde si můžete prostřednictvím systému NEN klíč vygenerovat nebo můžete vložit vlastní. Tato funkcionalita je dostupná jak pro celou organizaci, tak i pro jednotlivé útvary.
2. Jak získám šifrovací klíč?
Šifrovací klíč (komerční certifikát) je možné získat u různých autorit, stejně jako v případě kvalifikovaného certifikátu. Další možností je generování klíče přímo v systému NEN, a to na konkrétním zadávacím postupu, na záložce „Zadávací podmínky“. Stejná funkcionalita se nachází v nastavení organizace. V neposlední řadě Vám šifrovací klíč může vytvořit Vaše IT oddělení.
3. Kde změním organizační útvar?
Změnu organizačního útvaru provedete prostřednictvím dlaždice „Nastavení organizace“, kde v levé části ve stromovém zobrazení organizační struktury vyhledáte příslušný útvar, u kterého chcete úkon provést. Po označení konkrétního útvaru, je možné provést tuto změnu v pravé části v záložce „Organizační struktura“.
4. Jak je to s profilem zadavatele?
Profil zadavatele je nutné vytvořit, a to po přihlášení, přes dlaždici „Nastavit profil zadavatele“ a poté oznámit odesláním formuláře CZ05 ve VVZ. Profil zadavatele je nutné využívat u veřejných zakázek v režimu zákona a zakázek převyšujících předpokládanou hodnotu 500 tisíc Kč.
Upozorňujeme, že profil zadavatele nevzniká automaticky schválením registrace do systému NEN. Systém NEN nepodporuje elektronické odeslání formuláře CZ05 Oznámení profilu zadavatele.
5. Jak postupovat při změně profilu zadavatele?
Změnu profilu zadavatele je možné provést zrušením nebo zneaktivněním profilu zadavatele. V případě zrušení je nutné provést import všech informací a dokumentů k veřejným zakázkám uveřejněným na nepoužívaném profilu zadavatele na nově používaný profil zadavatele. Pokud profil pouze zneaktivníte, na nově používaném profilu zadavatele bude uveřejněna informace o nepoužívaném profilu zadavatele včetně přímého hypertextového odkazu. Zadavatel je povinen zajistit, aby prostřednictvím nepoužívaného profilu zadavatele nebyly nadále uveřejňovány žádné informace. Zrušení/zneaktivnění profilu zadavatele je nutné oznámit do Věstníku veřejných zakázek. Informace z obou profilů zadavatele budou veřejně přístupné.
V systému NEN je nutné zaevidovat oznámení o zrušení - funkcionalita je společná zrušení/zneaktivnění.
Upozorňujeme, že je potřeba změnit URL adresu, protože není možné, aby existovala jedna URL adresa k více profilům zadavatele.
6. Je možné mít více profilů zadavatele?
Na základě výjimky lze používat Národní elektronický nástroj jako profil zadavatele souběžně s jiným profilem zadavatele viz § 214 odst. 2 ZZVZ. Detailní vyjádření k problematice a postup naleznete na straně č. 24 dokumentu „Metodika k vyhlášce o uveřejňování formulářů pro účely zákona o zadávání veřejných zakázkách a náležitostech profilu zadavatele“. Metodika je ke stažení na portálu MMR sekce Metodiky a stanoviska Metodiky k uveřejňování.
7. Kde naleznu URL k zakázce?
URL adresu odkazující na veřejnou stránku systému NEN i URL adresu odkazující dodavatele po přihlášení do aplikace, je možné dohledat na konkrétním zadávacím postupu, na základních údajích v bloku „Stavové informace o zakázce“.
8. Jaké dokumenty můžu generovat prostřednictvím systému NEN?
U zakázek malého rozsahu (VZMR) je možné prostřednictvím systému NEN generovat následující dokumenty: Zadávací dokumentace (Výzva k podání nabídek včetně zadávací dokumentace), Záznam o výběru dodavatele, Oznámení o výběru dodavatele, Oznámení o zrušení a Údaje z nabídek.
U zakázek v režimu zákona ZZVZ je možné prostřednictvím systému NEN generovat pouze dokument Oznámení o zrušení a Údaje z nabídek.
9. Jak přidělím VZ externímu administrátorovi?
Zadavatel může veřejnou zakázku přiřadit přímo externímu administrátorovi (smluvnímu zástupci dle § 43 ZZVZ) při nastavování zadávacího postupu, a to tak, že zatrhnete checkbox „Zakázka bude zpřístupněna externím administrátorům“. Zde vyberete externího administrátora a kontaktní osobu. Následně v pravém dolním rohu kliknete na „Založit VZ“. Dále je také možnost vyhledat dlaždici „Nová zakázka k externí administraci”. Zde vyplníte název veřejné zakázky a v bloku Externí administrace vyberete externího administrátora a kontaktní osobu. Po vyplnění následně v pravém dolním rohu kliknete na „Zpřístupnit k externí administraci”.
10. Jak vyřadím dodavatele nebo provedu jeho odstoupení z DNS?
Obě akce provedete přes registr DNS (dlaždice dynamické nákupní systémy) → záložka „Základní údaje” → blok „Dodavatelé”. U dodavatele, u kterého chcete akci provést, kliknete na ikonu tří teček a zvolíte požadovanou možnost.
11. Je možné vkládat nabídkovou cenu ve více měnách?
V systému NEN není možné vkládat nabídkovou cenu ve více měnách. Pokud obdržíte v nabídkách nabídkovou cenu ve více měnách, je možné si mimo systém NEN přepočíst jednotlivé nabídkové ceny na měnu, v níž bude v systému NEN probíhat hodnocení. Pokud chcete hodnotit nabídkovou cenu ve více měnách, je také možné provést hodnocení mimo systém NEN a výsledek hodnocení následně do systému NEN vložit.
Upozorňujeme, že je potřeba v zadávací dokumentaci uvést přepočet jednotlivých měn mezi sebou a také uvést, jaká měna je tou, dle níž se bude hodnotit. Současně musíte uvést jaký kurz a k jakému okamžiku bude rozhodující pro přepočet. Tyto informace by měly být takové, aby neumožňovaly diskriminaci některých dodavatelů.
12. Jak doplním nabídkové ceny?
Tlačítko „Doplnění nabídkových cen“ slouží pro případ, kdy hodnocení nabídek probíhalo mimo systém NEN a ten tedy systém NEN nevyžadoval vyplnění nabídkových hodnot do podání účastníků nebo k doplnění nabídkové ceny s DPH, pokud účastník ve svém podání uvedl pouze nabídkovou cenu bez DPH. Takto vyplněné údaje se poté uveřejňují spolu se seznamem účastníků zadávacího postupu a s výsledkem na profilu zadavatele.
13. Jak vyloučím dodavatele?
Úkon „Vyloučení dodavatele“ naleznete v úkonech zadavatele. Vždy je nutné vybrat dodavatele, kterého chcete vyloučit, uvést odůvodnění vyloučení dodavatele a zaslat oznámení o vyloučení účastníka.
14. Jak změním výběr dodavatele?
Ke změně výběru dodavatele je nutné spustit nestandardní stav NS_VZ_29 „Zrušení rozhodnutí zadavatele o výběru dodavatele (autoremedura nebo nápravné opatření ÚOHS)“. Tímto krokem se zaktivní možnost nového výběru dodavatele.
Upozorňujeme, že výběr dodavatele je možné zrušit pouze do chvíle, dokud není uzavřena a vložena do systému NEN smlouva.
15. Jaká je povinnost vložení a uveřejnění smlouvy v systému NEN?
Ustanovení § 219 ZZVZ stanoví povinnost veřejnému zadavateli uveřejnit smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně všech jejich změn a dodatků do 15 dnů od jejich uzavření na profilu zadavatele, v případě veřejných zakázek zadávaných na základě rámcové smlouvy nebo v dynamickém nákupním systému do 15 dnů od konce každého čtvrtletí.
Zákon dále uvádí výčet situací, kdy zadavatel nemá výše uvedenou uveřejňovaní povinnost. Jednou z nich je situace, kdy má veřejný zadavatel povinnost uveřejnit smlouvu podle jiného právního předpisu (tj. zejména zákona o registru smluv). V takovém případě nemusí zadavatel uveřejnit smlouvu duplicitně podle ZZVZ.
V rámci systému NEN je možné rozhodnout, zda bude smlouva uveřejňována a v případě, že tomu tak nebude, je umožněno Uživateli systému NEN uvést adresu, na které je smlouva dostupná.
16. Jaká je povinnost uveřejnění výsledku a seznamu účastníků?
Zadavatel dle § 123 ZZVZ odešle bez zbytečného odkladu od rozhodnutí o výběru dodavatele oznámení o výběru dodavatele všem účastníkům zadávacího řízení, jehož součástí musí být:
a) zpráva o hodnocení nabídek, jejíž součástí je dle § 219 odst. 2 písm. c) ZZVZ seznam hodnocených nabídek, pokud proběhlo hodnocení nabídek a
b) výsledek posouzení splnění podmínek účasti vybraného dodavatele.
Dle § 217 odst. 5 ZZVZ je zadavatel povinen do 30 pracovních dnů od ukončení zadávacího řízení uveřejnit písemnou zprávu na profilu zadavatele. Dle odst. 1 písm. n) přílohy č. 8 vyhlášky č. 168/2016 Sb. je rozsah základních informací o veřejné zakázce na profilu zadavatele - povinné položky seznam účastníků zadávacího řízení - uvádí se, pokud jsou tyto údaje známy.
17. Je možné zrušit zakázku po podepsání smlouvy?
Zadáním veřejné zakázky se rozumí uzavření úplatné smlouvy mezi zadavatelem a dodavatelem, z níž vyplývá povinnost dodavatele poskytnout dodávky, služby nebo stavební práce. Zároveň platí, že zadávací postup je ukončen uzavřením smlouvy.
Odstoupením od smlouvy nelze zrušit proběhlý zadávací postup, který již byl řádně ukončen. Žádný takový úkon nelze provést. Pouze doporučujeme provést úkon „Ukončení plnění”. U zakázky tak bude zobrazen Aktuální stav ZP „Ukončení plnění”.
18. Můžu uveřejnit smlouvu bez smluvní ceny?
Systém NEN je nastaven dle právních předpisů upravujících zadávání veřejných zakázek. Dle odst. 1 písm. n) bodů 4 a 5 přílohy č. 8 vyhlášky č. 168/2016 Sb. je rozsah základních informací o veřejné zakázce na profilu zadavatele - povinné položky:
n) seznam účastníků zadávacího řízení - uvádí se, pokud jsou tyto údaje známy. V případě, že je zakázka dělena na části, uvádí se seznam účastníků zadávacího řízení samostatně pro každou část.
Ke každému účastníkovi zadávacího řízení se uvádí následující údaje:
celková cena dle smlouvy bez DPH - uvádí veřejný zadavatel, pokud byla smlouva uzavřena
celková cena dle smlouvy s DPH - uvádí veřejný zadavatel, pokud byla smlouva uzavřena.
Uveřejnit smlouvu bez smluvních cen tedy není možné.
19. Jak vytvořím hromadný export dokumentace?
Hromadný export dokumentace se řídí dle provozního řádu a provádí ho Provozovatel systému NEN. Zažádat je nutné přes Uživatelskou podporu systému NEN a je nutné uvést období, ve kterém má být export spuštěn. Defaultně se vyexportují pouze zadávací postupy. V případě, že vyžadujete vyexportovat i elektronické úkony, je nutné uvést v požadavku i tuto informaci. Export dokumentace je následně možné zobrazit přes dlaždici „Export dokumentace“.
20. Jak oduveřejním dokument?
Tuto funkcionalitu naleznete na konkrétním zadávacím postupu, v horní liště pod záložkou „Uveřejnění“ a možností „Evidence uveřejnění v NEN“. V aplikaci je možné oduveřejnit celý blok nebo konkrétní dokument. Oduveřejnění celého bloku se provádí v levé části obrazovky, v pravé části je poté možné oduveřejnit pouze konkrétní dokument.
Upozorňujeme, že pokud dokument v aplikaci pouze smažete, neodstraní se z veřejné části aplikace.
21. Kde můžu zkontrolovat správnost lhůt?
Systém NEN v bloku „Výpočet lhůt” umí vypočítat a nastavit lhůty dle zadaného typu zadávacího postupu, v souladu s příslušnými zákonnými ustanoveními (např. § 54, 57, 59 ZZVZ). Nicméně Uživatel systému NEN má možnost se tímto výpočtem neřídit a nastavit libovolnou lhůtu (v takovém případě je však nastavení zcela na odpovědnosti zadavatele a je možné se tak dostat i do rozporu se zákonem).
22. Jak nastavím délku trvání DNS na dobu neurčitou?
V systému NEN nelze nastavit DNS na dobou neurčitou. Je nutné zadat délku v měsících nebo letech, nicméně hodnota v poli „Roky“ může být nastavena i na hodnotu 100 a vyšší.
23. Je možné zadat mínusové hodnoty?
Do systému NEN lze zadávat hodnoty 0 a vyšší. Lze tedy zadat i hodnotu 0,01, ale mínusové hodnoty nikoliv. Systém NEN je provozován za účelem zadávání veřejných zakázek. Veřejná zakázka znamená vždy výdaj na straně zadavatele, tedy kladnou hodnotu. Tento výdaj na straně zadavatele představuje při hodnocení zpravidla kritérium hodnocení nabídková cena. Pokud by nabídková cena dosáhla záporné hodnoty, nešlo by o výdaj a proto by ani nešlo o veřejnou zakázku.
Pokud zadavatel připustí podání nabídkové ceny v záporné hodnotě a má tomu přizpůsobený vzorec hodnocení, může využít postup, kdy je hodnocení provedeno mimo systém NEN.
24. Kdy mám povinnost ustanovit komisi?
Dle § 42 odst. 2 ZZVZ u veřejných zakázek s předpokládanou hodnotou vyšší než 300 000 000 Kč zadavatel zajistí, aby hodnocení nabídek provedla komise, která má minimálně 5 členů, z nichž většina má příslušnou odbornost ve vztahu k předmětu veřejné zakázky. U veřejných zakázek s nižší předpokládanou hodnotou tedy zadavatel nemá povinnost ustanovit komisi.
25. Jak odešlu opětovně výzvu k podání předběžných nabídek?
K odeslání opětovné výzvy k podání předběžných nabídek je potřeba spustit nestandardní stav NS_VZ_01 „Změna zadávacích podmínek” a v dolní části formuláře nastavit na fajfku checkbox „Bude zadavatel znovu vyzývat účastníky zadávacího řízení k podání předběžných nabídek?”.
Tímto krokem se zaktivní možnost nastavení nové lhůty pro podání předběžných nabídek a po nastavení je nutné ukončit změnu zadávacích podmínek.
Upozorňujeme, že před spuštěním tohoto úkonu je nutné si nejprve stáhnout původní předběžné nabídky. Daný úkon nepůjde provést, pokud jste již zahájili fázi podání nabídek, nebo pokud jste nastavili checkbox na fajfku „Využije zadavatel právo nejednat o předběžných nabídkách” a ukončili již veškeré fáze podání.