Tato funkcionalita umožňuje pouze zaevidovat minimální počet povinných informací nutných zejména k uveřejnění na profilu zadavatele pro postupy, které byly již dříve vysoutěženy. Není zde podporován příjem elektronických podání např. nabídek. Ostatní elektronický komunikace je podporována.
Pro administraci zadávacího postupu je nutné mít přiřazenou roli „Správce zadávacího postupu“ nebo „Řídící pracovník“.
Lze evidovat všechny typy zadávacích postupů podporované systémem NEN.
Oproti běžné veřejné zakázce jsou během evidence zadávacího postupu všechna pole upravitelná po celou dobu administrace. Nedochází tedy k uzamykání polí při přechodu aktuálního stavu VZ a Uživatel systému NEN může upravovat všechny informace podle potřeby. Aby se upravené informace projevily na veřejné stránce systému NEN a případně profilu zadavatele, je potřeba v daném zadávacím postupu provést příslušný typ uveřejnění.
Po založení evidovaného zadávacího postupu je pole „Aktuální stav ZP dle vyhlášky č. 345/2023 Sb.” obsahovat hodnotu „Neukončen”.
Evidenci záznamu zadávacího postupu lze smazat do doby, než je provedeno uveřejnění zadávacího postupu na veřejnou stránku systému NEN.
Evidence zadávacího postupu
Pro evidenci běžných postupů vyhledejte dlaždici „Založit VZ“, kterou vyhledáte/přidáte pomocí vyhledávacího řádku „Co si přejete provést“ nebo pomocí ikony „plus”. Po stisknutí této dlaždice se zobrazí formulář, ve kterém lze administrovat zadávací postup.
Založit zadávací postup můžete také přes tlačítko „Založit VZ“, které se nachází v horní liště na hlavním panelu.
Obě výše uvedené možnosti otevřou formulář „Založit novou veřejnou zakázku”, ve kterém proveďte základní nastavení zadávacího postupu. Pro evidenci zadávacího postupu je nutné nastavit checkbox „Evidovat pouze výsledek“ na „fajfku”. Vyplňte pole „Datum zahájení ZP“. Založení potvrďte tlačítkem „Založit VZ“, které se nachází v pravém dolním rohu. Možnost změny pro checkbox „Evidovat pouze výsledek“ je dostupná do chvíle, než provedete v postupu evidenci podání účastníka, uveřejnění veřejné zakázky na veřejnou stránku systému NEN, evidenci některé z informací pod možností „Úkony zadavatele” nebo evidenci smlouvy.
💁♀️
Při evidenci zadávacího postupu nelze nastavit možnost „Plánovaná veřejná zakázka” na „fajfku”.
Evidence veřejné zakázky
Po založení zadávacího postupu se otevře formulář obsahující jednotlivé záložky specifikace a průběhu evidované zakázky:
Na záložce „Základní údaje” vyplňte minimálně povinná pole (žlutě podbarvená).
Na záložce „Kritéria hodnocení” nastavte kritéria hodnocení.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát zadávací dokumentaci (není povinné).
Na záložce „Výsledek zadávacího postupu” vytvořte záznam pro uzavřenou smlouvu.
💁♀️
V případě rozdělení VZ na části je potřeba v „Nastavení zadávacího postupu” zvolit „fajfku” u možnosti „Rozdělení VZ na části”.
Při rozdělení VZ na části se některé informace ze záložky „Základní údaje” vyplňují v samostatných částech. Záložky „Kritéria hodnocení”, „Podání účastníků ZP” a „Výsledek zadávacího postupu” se nachází v každé části samostatně.
Možnost „Rozdělení VZ na části” lze měnit, dokud není na některé z částí provedena evidence smlouvy nebo uveřejnění.
Základní údaje, kritéria hodnocení a zadávací podmínky
Záložka „Základní údaje” slouží ke specifikaci a popisu veřejné zakázky. Definuje, co bylo předmětem zakázky. Žlutá pole jsou povinná.
💁♀️
Na záložce „Základní údaje” v bloku „Ostatní údaje” systém NEN umožní propojit jednotlivé části veřejné zakázky, které nebyly administrovány v rámci jednoho zadávacího postupu.
Na záložce „Kritéria hodnocení” vyplňte informace o kritériích, dle kterých byly posuzována podání provedená dodavateli. U evidence přímého zadání a jednacího řízení bez uveřejnění nejsou kritéria hodnocení povinná v případě, kdy nastavíte příznak „Prostřednictvím NEN bude provedeno hodnocení nabídek“ na červený „křížek”.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát původní zadávací dokumentaci (není povinné). Upozorňujeme, že se nejedná o prostor pro nahrání smlouvy.
Podání účastníků ZP
Na této záložce můžete zaevidovat účastníky zadávacího postupu pomocí tlačítka „Nový“.
Systém NEN zobrazí formulář „Evidence účastníků“. V bloku „Základní identifikace účastníka“ vyberte účastníka z registru dodavatelů nebo v případě, že účastník není v systému NEN registrovaný, vyplňte povinná pole (žlutě podbarvená).
V bloku „Další identifikace účastníka“ můžete dle vlastního uvážení vyplnit další informace o dodavateli.
V bloku „Detail podání“ zaevidujte nabídkové hodnoty účastníka.
V bloku „Sdružení dodavatelů“ nastavte na „fajfku” pouze v případě, že podání bylo podáno více dodavateli.
Výsledek zadávacího postupu
Na této záložce „Výsledek zadávacího postupu” zaevidujte smlouvu pomocí tlačítka „Nový“ v bloku „Evidence uzavření smlouvy“.
Systém NEN otevře formulář „Smlouva“, kde vyplníte minimálně všechna povinná pole (žlutě podbarvená).
Základní informace
V bloku „Informace o smlouvě” vyplňte povinná pole „Evidenční číslo smlouvy” a „Datum uzavření smlouvy”.
Pokud uveřejňujete smlouvu dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.), nastavte na „fajfku” checkbox „Uveřejněno dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.)” a vložte internetovou adresu, na které je smlouva umístěna.
Pokud ve výše uvedeném checkboxu ponecháte „křížek”, systém NEN vyžaduje vložení smlouvy na záložce „Základní informace“ v bloku „Smlouva/Dohoda“.
Pole „Základní popis předmětu plnění smlouvy“ je automaticky předvyplněné předmětem zadávacího postupu. Po uveřejnění výsledku společně s uzavřenou smlouvou se popis zobrazí v detailu smlouvy v bloku „Doplňující informace“ na veřejné stránce systému NEN.
V povinném poli s názvem „Odůvodnění výběru dodavatelů, se kterými byla uzavřena smlouva nebo rámcová dohoda” je výchozí text „Dodavatel byl vybrán na základě zadavatelem určených zadávacích podmínek”. Tento text můžete dle vlastního uvážení změnit.
V bloku „Zadavatel/Zadavatelskýútvar” seautomaticky nastaví adresa z organizačního útvaru, pokud je vyplněna a zadávací postup je pod tímto útvarem administrován. Pokud organizační útvar adresu vyplněnou nemá, nastaví se zde adresa organizace.
V bloku „Smluvní cena” po zvolení „Způsobu zadání ceny” vyplňte smluvní cenu.
V bloku „Data a lhůty trvání smlouvy” můžete vyplnit výpovědní lhůtu smlouvy, datum ukončení smlouvy, dobu trvání smlouvy v letech nebo v měsících a datum zaslání notifikace o blížícím se ukončení smlouvy.
Dodatky smlouvy přidejte v bloku „Dodatky“.
V bloku „Zdroj financování” lze po kliknutí na tlačítko „Nový” vybrat některý ze zdrojů financování.
Můžete vybrat z těchto 5 možností:
jiný zdroj financování,
soukromé zdroje (např. formou PPP projektu),
vlastní zdroje zadavatele,
zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU,
zdroje z veřejných rozpočtů a státních fondů ČR.
V případě zvolení volby „Jiný zdroj financování” budete moci blíže upřesnit zdroj financování.
V případě zvolení volby „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU” budete muset vyplnit povinné pole „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU”.
Dodavatelé
Na této záložce systém NEN zobrazí zaevidované účastníky zadávacího postupu. Pokud jste na záložce „Podání účastníků“ nevyplnili žádného dodavatele, systém NEN zobrazí na této záložce v bloku „Dodavatelé, s nimiž byla uzavřena smlouva” všechny registrované dodavatele.
Seznam komodit
Na této záložce systém NEN zobrazí seznam komodit nakupovaných na základě smlouvy (u položkového podávání systém NEN automaticky tyto komodity propíše). Novou komoditu můžete přidat pomocí tlačítka „Nový“.
Uveřejnění výsledku zadávacího postupu a dokončení zadávacího postupu se liší dle typu zadávacího postupu. Více informací naleznete v konkrétních článcích níže.
Pokud při ukládání informací ve smlouvě nemáte vyplněno pole „Datum zaslání notifikace o blížícím se ukončení smlouvy”, budete při pokusu upozorněni následujícím upozorněním. Požadované pole není povinné a pokud si přejete pokračovat bez vyplnění, stiskněte tlačítko „Pokračovat”.
Objednávky/Výzvy k plnění
Na této záložce můžete stiskem tlačítka „Nový“ zaevidovat objednávku/výzvu k plnění.
Evidence probíhá stejným způsobem jako na dlaždici „Objednávky”.
Dokončení ZP
Po splnění všech povinností pro administraci veřejné zakázky lze přejít do fáze dokončení zadávacího postupu. To lze provést stisknutím tlačítka „Dokončení zadávacího postupu” na záložce „Výsledek zadávacího postupu”.
Po stisknutí se objeví nová záložka „Dokončení ZP”. Pokud potřebujete provést změnu v zadávacím postupu, stiskněte tlačítko „Změnit základní nastavení postupu”, které zruší fázi dokončení ZP.
🙋♀️
Funkci je možné použít jen pokud zadávací postup (VZ nebo SoN) není zrušen.
Evidence Dynamického nákupního sytému
V případě, že si přejete zaevidovat dynamický nákupní systém, je potřeba během nastavení zadávacího postupu nastavit příznak „Výsledkem ZP bude zavedení DNS”. Tato možnost je editační do doby, než provedete zavedení DNS nebo zařazení dodavatele.
💁♀️
Pokud evidujete veřejnou zakázku, ve které zaevidujete smlouvu, dojde po nastavení příznaku „Výsledkem ZP bude zavedení DNS” na „fajfku” ke smazání původní smlouvy. Pokud smlouva byla uveřejněna nebo byl na smlouvu navázán další záznam, nejde příznak změnit.
Po založení zadávacího postupu se otevře formulář obsahující jednotlivé záložky specifikace a průběhu evidované veřejné zakázky:
Na záložce „Základní údaje” vyplňte minimálně povinná pole (žlutě podbarvená).
Na záložce „Kritéria hodnocení” nastavte kritéria hodnocení.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát zadávací dokumentaci (není povinné) a vložit šifrovací klíč.
Na záložce „Zavedení DNS” můžete zařadit účastníky DNS a zavést DNS.
💁♀️
V případě evidence DNS na kategorie je potřeba v „Nastavení zadávacího postupu” zvolit „fajfku” u možnosti „Rozdělení VZ na části”.
Při rozdělení DNS na kategorie se některé informace ze záložky „Základní údaje” vyplňují v samostatných částech. Záložky „Kritéria hodnocení”, „Podání účastníků ZP” a „Zavedení DNS” se nachází v každé části/kategorii samostatně.
Základní údaje, kritéria hodnocení a zadávací podmínky
Základní údaje a zadávací podmínky
Záložka „Základní údaje” slouží ke specifikaci a popisu veřejné zakázky. Žlutá pole jsou povinná pro evidenci. Oproti evidenci veřejné zakázky je povinné pole „Předpokládaná hodnota VZ”, která určí hodnotu zavedeného DNS (finanční obnos, který bude možné čerpat). Pole „Výběr druhu zadávacího postupu” je automaticky nastaveno na hodnotu „Zavedení DNS”.
Možnosti v sekci „Nastavení elektronických katalogů pro zakázky navazující na tento postup” je možné měnit do zavedení DNS z evidované zakázky. Jakmile je DNS zavedeno, stávají se možnosti needitační.
Oproti veřejné zakázce pro zavedení DNS (viz https://podpora.nipez.cz/cs/zvlastni-postupy/latest/zavedeni-dns ) jsou přidána pole „Datum zavedení DNS” a „Adresa profilu uveřejnění DNS”. „Datum zavedení DNS” - určuje datum, kdy bylo evidované DNS původně zavedeno.
„Adresa profilu uveřejnění DNS” - adresa na profil zadavatele, na kterém bylo DNS původně uveřejněno.
Na záložce „Kritéria hodnocení” vyplňte informace o kritériích, dle kterých byly posuzována podání provedená dodavateli.Nastavená kritéria se následně přenesou na dílčí zakázky ze zavedeného DNS. Při evidenci zavedení DNS není potřeba přiřazení vah k jednotlivým kritériím.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát původní zadávací dokumentaci (není povinné). V zadávacích podmínkách je povinné nahrát šifrovací klíč, který se následně přenese do zavedeného DNS. Zvoleným šifrovacím klíčem budou šifrovány nové žádosti o účast zaslané dodavateli.
💁♀️
Pokud si přejete přidat podmínky žádosti o účast, aby se zobrazovali i v zavedeném DNS, doporučujeme nahrát dokumenty do zadávacích podmínek a následně provést jejich uveřejnění přes tlačítko „Uveřejnění” v horní liště, kde zvolte „Uveřejnit zadávací podmínky”. Zaznačte dokumenty pro uveřejnění a stiskněte tlačítko „Uveřejnit”. Dokumenty uveřejněné skrze možnost „Uveřejnit zadávací podmínky” se zobrazí v zavedeném DNS.
Na této záložce můžete zaevidovat účastníky zadávacího postupu pomocí tlačítka „Nový“.
Systém NEN zobrazí formulář „Evidence žádostí o účast“. V bloku „Základní identifikace účastníka“ vyberte účastníka z registru dodavatelů. U podání do DNS nelze evidovat účastníka, který není v systému NEN. Pokud Vámi požadovaný dodavatel není v systému NEN, je možné jej předběžně registrovat přímo v registru dodavatelů.
Zavedení DNS
Pokud bylo zaevidováno podání účastníka ZP, je možné je zařadit do DNS skrze tlačítko „Zařadit dodavatele”, kde následně zaznačíte všechny dodavatele, které si přejete zařadit.
Uveřejnění a zavedení DNS proveďte stisknutím tlačítka „Zavedení dynamického nákupního systému”.
Dokončení ZP
Po splnění všech povinností pro administraci veřejné zakázky lze přejít do fáze Dokončení zadávacího postupu. To lze provést stisknutím tlačítka „Dokončení zadávacího postupu” na záložce „Zavedení DNS”.
Po stisknutí se objeví nová záložka „Dokončení ZP”. Zároveň dojde k uzamčení některých oken, kdy nepůjde dále provést úpravy v postupu. Pokud potřebujete provést změnu v postupu, stiskněte tlačítko „Změnit základní nastavení postupu”, které zruší fázi dokončení ZP.
🙋♀️
Funkci je možné použít jen pokud zadávací postup (VZ nebo SoN) není zrušen.
Evidence rámcové dohody
Po založení zadávacího postupu se otevře formulář obsahující jednotlivé záložky specifikace a průběhu evidované zakázky:
Na záložce „Základní údaje” vyplňte minimálně povinná pole (žlutě podbarvená).
Na záložce „Kritéria hodnocení” nastavte kritéria hodnocení.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát zadávací dokumentaci (není povinné).
Na záložce „Výsledek zadávacího postupu” vytvořte záznam pro uzavřenou rámcovou dohodu.
Základní údaje, kritéria hodnocení a zadávací podmínky
Na záložce „Základní údaje” Základní údaje slouží ke specifikaci a popisu veřejné zakázky. Říkají, co bylo předmětem zakázky. Pro evidenci rámcové dohody doporučujeme vybrat v sekci „Předpokládaná hodnota a druh zadávacího postupu” v poli „Výsledek zadávacího postupu” možnost „Uzavření rámcové dohody s jedním dodavatelem”nebo „Uzavření rámcové dohody s více dodavateli”.
Na záložce „Kritéria hodnocení” vyplňte informace o kritériích, dle kterých byly posuzována podání provedená dodavateli. U evidence přímého zadání a jednacího řízení bez uveřejnění nejsou kritéria hodnocení povinná v případě, že nastavíte příznak „Prostřednictvím NEN bude provedeno hodnocení nabídek“ na červený „křížek”.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát původní zadávací dokumentaci (není povinné). Upozorňujeme, že se nejedná o prostor pro nahrání smlouvy.
Podání účastníků ZP
Na této záložce můžete zaevidovat účastníky zadávacího postupu pomocí tlačítka „Nový“.
Systém NEN zobrazí formulář „Evidence účastníků“. V bloku „Identifikace účastníka“ vyberte účastníka z registru dodavatelů nebo v případě, že účastník není v systému NEN registrovaný, vyplňte povinná pole (žlutě podbarvená).
V bloku „Detail nabídky“ zaevidujte nabídkové hodnoty účastníka.
Výsledek zadávacího postupu
Na této záložce zaevidujte smlouvu pomocí tlačítka „Nový“ v bloku „Evidence uzavření smlouvy“.
Systém NEN otevře formulář „Smlouva“, kde vyplníte minimálně všechna povinná pole (žlutě podbarvená).
Základní informace
V bloku „Informace o smlouvě” vyplňte povinná pole „Evidenční číslo smlouvy” a „Datum uzavření smlouvy”.
Pokud uveřejňujete smlouvu dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.), nastavte na „fajfku” checkbox „Uveřejněno dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.)” a vložte internetovou adresu, na které je smlouva umístěna.
Pokud ve výše uvedeném checkboxu ponecháte „křížek”, systém NEN vyžaduje vložení smlouvy na záložce „Základní informace“ v bloku „Smlouva/Dohoda“.
Pole „Základní popis předmětu plnění smlouvy“ je automaticky předvyplněné předmětem zadávacího postupu. Po uveřejnění výsledku společně s uzavřenou smlouvou se popis zobrazí v detailu smlouvy v bloku „Doplňující informace“ na veřejné stránce systému NEN.
V povinném poli s názvem „Odůvodnění výběru dodavatelů, se kterými byla uzavřena smlouva nebo rámcová dohoda” je výchozí text „Dodavatel byl vybrán na základě zadavatelem určených zadávacích podmínek”. Tento text můžete dle vlastního uvážení změnit.
V bloku „Zadavatel/Zadavatelskýútvar” seautomaticky nastaví adresa z organizačního útvaru, pokud je vyplněna a zadávací postup je pod tímto útvarem administrován. Pokud organizační útvar adresu vyplněnou nemá, nastaví se zde adresa organizace.
V bloku „Smluvní cena” po zvolení „Způsobu zadání ceny” vyplňte smluvní cenu.
V bloku „Data a lhůty trvání smlouvy” můžete vyplnit výpovědní lhůtu smlouvy, datum ukončení smlouvy, dobu trvání smlouvy v letech nebo v měsících a datum zaslání notifikace o blížícím se ukončení smlouvy.
Dodatky smlouvy přidejte v bloku „Dodatky“.
V bloku „Zdroj financování” lze po kliknutí na tlačítko „Nový” vybrat některý ze zdrojů financování.
Můžete vybrat z těchto 5 možností:
jiný zdroj financování,
soukromé zdroje (např. formou PPP projektu),
vlastní zdroje zadavatele,
zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU,
zdroje z veřejných rozpočtů a státních fondů ČR.
V případě zvolení volby „Jiný zdroj financování” budete moci blíže upřesnit zdroj financování.
V případě zvolení volby „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU” budete muset vyplnit povinné pole „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU”.
Dodavatelé
Na této záložce systém NEN zobrazí zaevidované účastníky zadávacího postupu. Pokud jste na záložce „Podání účastníků“ nevyplnili žádného dodavatele, systém NEN zobrazí na této záložce v bloku „Dodavatelé, s nimiž byla uzavřena smlouva” všechny registrované dodavatele.
Seznam komodit
Na této záložce systém NEN zobrazí seznam komodit nakupovaných na základě smlouvy (u položkového podávání systém NEN automaticky tyto komodity propíše). Novou komoditu můžete přidat pomocí tlačítka „Nový“.
Uveřejnění výsledku zadávacího postupu a dokončení zadávacího postupu se liší dle typu zadávacího postupu. Více informací naleznete v konkrétních článcích níže.
Pokud při ukládání informací ve smlouvě nemáte vyplněno pole „Datum zaslání notifikace o blížícím se ukončení smlouvy”, budete při pokusu upozorněni následujícím upozorněním. Požadované pole není povinné a pokud si přejete pokračovat bez vyplnění, stiskněte tlačítko „Pokračovat”.
Dokončení ZP
Po splnění všech povinností pro administraci veřejné zakázky lze přejít do fáze Dokončení zadávacího postupu. To lze provést stisknutím tlačítka „Dokončení zadávacího postupu” na záložce „Výsledek zadávacího postupu”.
Po stisknutí se objeví nová záložka „Dokončení ZP”. Zároveň dojde k uzamčení některých oken, kdy nepůjde dále provést úpravy v postupu. Pokud potřebujete provést změnu v postupu, stiskněte tlačítko „Změnit základní nastavení postupu”, které zruší fázi dokončení ZP.
🙋♀️
Funkci je možné použít jen pokud zadávací postup (VZ nebo SoN) není zrušen.
Evidence dílčí zakázky z RD/DNS
Pokud se jedná o evidenci veřejné zakázky z rámcové dohody, zaznačte nejdříve v nastavení zadávacího postupu „Evidovat pouze výsledek“ a následně zaznačte příznak „Postup na základě RS/RD“ „Evidovat pouze výsledek“ nebo „Zadávaná v DNS“, kde vyberete RD/DNS, ke kterému se zakázka vztahuje.
Změnu rámcové dohody/DNS lze provést do uveřejnění evidované veřejné zakázky. Při změně je potřeba se ujistit, že v RD/DNS je dostatečné volné množství finančních prostředků, jinak nebudete moci zakázku navázat.
Po založení zadávacího postupu se otevře formulář obsahující jednotlivé záložky specifikace a průběhu evidované zakázky:
Na záložce „Základní údaje” vyplňte minimálně povinná pole (žlutě podbarvená).
Na záložce „Kritéria hodnocení” nastavte kritéria hodnocení.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát zadávací dokumentaci (není povinné).
Na záložce „Výsledek zadávacího postupu” vytvořte záznam pro uzavřenou rámcovou dohodu.
Základní údaje, kritéria hodnocení a zadávací podmínky
Záložka „Základní údaje” slouží ke specifikaci a popisu veřejné zakázky. Definuje, co bylo předmětem zakázky. Vyplňte minimálně všechna žlutá povinná pole.
Pro dílčí veřejné zakázky doporučujeme zvolit v poli „Výběr druhu zadávacího postupu”:
„Zadávání VZ na základě rámcové dohody…na základě zadávacího řízení” - pro dílčí veřejné zakázky z rámcové dohody uzavřené na základě veřejné zakázky ZZVZ,
„Zadávání VZ na základě rámcové dohody…(mimo zadávací řízení)”- pro dílčí veřejné zakázky z rámcové dohody uzavřené na základě veřejné zakázky malého rozsahu,
„Zadávání VZ v DNS” - pro dílčí veřejné zakázky z dynamického nákupního systému.
Na záložce „Kritéria hodnocení” vyplňte informace o kritériích, dle kterých byla posuzována podání provedená dodavateli. V případě Zadávání VZ na základě rámcové dohody bez obnovení soutěže není záložka viditelná.
Na záložce „Zadávací podmínky” můžete nahrát původní zadávací dokumentaci (není povinné). Upozorňujeme, že se nejedná o prostor pro nahrání smlouvy.
Podání účastníků ZP
Na této záložce můžete zaevidovat účastníky zadávacího postupu pomocí tlačítka „Nový“.
Systém NEN zobrazí formulář „Evidence účastníků“. V bloku „Identifikace účastníka“ vyberte účastníka z registru dodavatelů nebo v případě, že účastník není v systému NEN registrovaný, vyplňte povinná pole (žlutě podbarvená).
V bloku „Detail podání“ zaevidujte nabídkové hodnoty účastníka.
Výsledek zadávacího postupu
Na této záložce zaevidujte smlouvu pomocí tlačítka „Nový“ v části „Evidence uzavření smlouvy“.
Systém NEN otevře formulář „Smlouva“, kde vyplníte minimálně všechna povinná pole (žlutě podbarvená).
Základní informace
V bloku „Informace o smlouvě” vyplňte povinná pole „Evidenční číslo smlouvy” a „Datum uzavření smlouvy”.
Pokud uveřejňujete smlouvu dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.), nastavte na „fajfku” checkbox „Uveřejněno dle zákona o registru smluv (zákon č. 340/2015 Sb.)” a vložte internetovou adresu, na které je smlouva umístěna.
Pokud ve výše uvedeném checkboxu ponecháte „křížek”, systém NEN vyžaduje vložení smlouvy na záložce „Základní informace“ v bloku „Smlouva/Dohoda“.
Pole „Základní popis předmětu plnění smlouvy“ je automaticky předvyplněné předmětem zadávacího postupu. Po uveřejnění výsledku společně s uzavřenou smlouvou se popis zobrazí v detailu smlouvy v bloku „Doplňující informace“ na veřejné stránce systému NEN.
V povinném poli s názvem „Odůvodnění výběru dodavatelů, se kterými byla uzavřena smlouva nebo rámcová dohoda” je výchozí text „Dodavatel byl vybrán na základě zadavatelem určených zadávacích podmínek”. Tento text můžete dle vlastního uvážení změnit.
V bloku „Zadavatel/Zadavatelskýútvar” seautomaticky nastaví adresa z organizačního útvaru, pokud je vyplněna a zadávací postup je pod tímto útvarem administrován. Pokud organizační útvar adresu vyplněnou nemá, nastaví se zde adresa organizace.
V bloku „Smluvní cena” po zvolení „Způsobu zadání ceny” vyplňte smluvní cenu.
V bloku „Data a lhůty trvání smlouvy” můžete vyplnit výpovědní lhůtu smlouvy, datum ukončení smlouvy, dobu trvání smlouvy v letech nebo v měsících a datum zaslání notifikace o blížícím se ukončení smlouvy.
Dodatky smlouvy přidejte v bloku „Dodatky“.
V bloku „Zdroj financování” lze po kliknutí na tlačítko „Nový” vybrat některý ze zdrojů financování.
Můžete vybrat z těchto 5 možností:
jiný zdroj financování,
soukromé zdroje (např. formou PPP projektu),
vlastní zdroje zadavatele,
zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU,
zdroje z veřejných rozpočtů a státních fondů ČR.
V případě zvolení volby „Jiný zdroj financování” budete moci blíže upřesnit zdroj financování.
V případě zvolení volby „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU” budete muset vyplnit povinné pole „Zakázka se vztahuje k projektu nebo programu financovanému z prostředků EU”.
Dodavatelé
Na této záložce systém NEN zobrazí zaevidované účastníky zadávacího postupu. Pokud jste na záložce „Podání účastníků“ nevyplnili žádného dodavatele, systém NEN zobrazí na této záložce v bloku „Dodavatelé, s nimiž byla uzavřena smlouva” všechny registrované dodavatele.
Seznam komodit
Na této záložce systém NEN zobrazí seznam komodit nakupovaných na základě smlouvy (u položkového podávání systém NEN automaticky tyto komodity propíše). Novou komoditu můžete přidat pomocí tlačítka „Nový“.
Uveřejnění výsledku zadávacího postupu a dokončení zadávacího postupu se liší dle typu zadávacího postupu. Více informací naleznete v konkrétních článcích níže.
Pokud při ukládání informací ve smlouvě nemáte vyplněno pole „Datum zaslání notifikace o blížícím se ukončení smlouvy”, budete při pokusu upozorněni následujícím upozorněním. Požadované pole není povinné a pokud si přejete pokračovat bez vyplnění, stiskněte tlačítko „Pokračovat”.
Objednávky/Výzvy k plnění
Na této záložce můžete stiskem tlačítka „Nový“ zaevidovat objednávku/výzvu k plnění.
Evidence probíhá stejným způsobem jako na dlaždici „Objednávky”.
Dokončení ZP
Po splnění všech povinností pro administraci veřejné zakázky lze přejít do fáze Dokončení zadávacího postupu. To lze provést stisknutím tlačítka „Dokončení zadávacího postupu” na záložce „Výsledek zadávacího postupu”.
Po stisknutí se objeví nová záložka „Dokončení ZP”. Zároveň dojde k uzamčení některých oken, kdy nepůjde dále provést úpravy v postupu. Pokud potřebujete provést změnu v postupu, stiskněte tlačítko „Změnit základní nastavení postupu”, které zruší fázi dokončení ZP.
🙋♀️
Funkci je možné použít jen pokud zadávací postup (VZ nebo SoN) není zrušen.
Evidence soutěže o návrh (SoN)
Pro evidenci soutěže o návrh vyhledejte dlaždici „Soutěže o návrh“, kterou vyhledáte/přidáte pomocí vyhledávacího řádku „Co si přejete provést“ nebo pomocí ikony „plus”.
Po stisknutí dlaždice se otevře seznam všech dostupných soutěží o návrh. V horní liště stiskněte tlačítko „Založit SON”.
Otevře se formulář „Založit novou soutěž o návrh”, ve kterém proveďte základní nastavení soutěže o návrh. Pro evidenci zadávacího postupu je nutné nastavit checkbox „Evidovat pouze výsledek“ na „fajfku”. Vyplňte pole „Datum zahájení ZP“. Založení potvrďte tlačítkem „Založit soutěž o návrh“, které se nachází v pravém dolním rohu. Možnost změny pro checkbox „Evidovat pouze výsledek“ je dostupná do chvíle, než provedete v postupu evidenci podání účastníka.
Po založení zadávacího postupu se otevře formulář obsahující jednotlivé záložky specifikace a průběhu evidovaného postupu:
Na záložce „Základní údaje” vyplňte minimálně povinná pole (žlutě podbarvená).
Na záložce „Soutěžní podmínky” můžete nahrát soutěžní dokumentaci/podmínky (není povinné).
Na záložce „Podání účastníků SoN” zaevidujte podání účastníků soutěže.
Na záložce „Výsledek zadávacího postupu” vytvořte záznam pro uzavřenou rámcovou dohodu.
Základní údaje a Soutěžní podmínky
Záložka „Základní údaje” slouží k popisu soutěže. Vyplňte minimálně všechna žlutá povinná pole.
Na záložce „Soutěžní podmínky” můžete nahrát původní soutěžní podmínky (není povinné). Upozorňujeme, že se nejedná o prostor pro nahrání výsledku nebo návrhu
Podání účastníků SoN
Na této záložce zaevidujte alespoň jednoho účastníka zadávacího postupu pomocí tlačítka „Nový“.
Systém NEN zobrazí formulář „Evidence účastníků“. V bloku „Základní identifikace účastníka“ vyberte účastníka z registru dodavatelů nebo v případě, že účastník není v systému NEN registrovaný, vyplňte povinná pole (žlutě podbarvená).
Výsledek zadávacího postupu
Proveďte výběr návrhu vítězného účastníka pomocí tlačítka „Vybrat”.
Po provedení výběru návrhu se v bloku „Evidence výsledku SoN a uveřejnění v NEN” vytvoří nový řádek s vybraným účastníkem pro evidenci výsledku. Otevřete záznam kliknutím na ikonu „i”.
V bloku „Informace o výsledku” vyplňte pole „Datum rozhodnutí poroty” a „Hodnota soutěžní ceny (bez DPH) a měna”.
Proveďte uveřejnění výsledku stisknutím tlačítka „Uveřejnit” v bloku „Evidence výsledku SoN a uveřejnění v NEN”.
Dokončení SoN
Po splnění všech povinností pro administraci soutěže o návrh lze přejít do fáze Dokončení soutěže o návrh. To lze provést stisknutím tlačítka „Dokončení zadávacího postupu” na záložce „Výsledek zadávacího postupu”.
Po stisknutí se objeví nová záložka „Dokončení SoN”. Zároveň dojde k uzamčení některých oken, kdy nepůjde dále provést úpravy v postupu. Pokud potřebujete provést změnu v postupu, stiskněte tlačítko „Změnit základní nastavení postupu”, které zruší fázi dokončení SoN.
🙋♀️
Funkci je možné použít jen pokud zadávací postup (VZ nebo SoN) není zrušen.
Evidence předběžné tržní konzultace/průzkumu trhu
Pro evidenci průzkumů trhu a předběžných tržních konzultací vyhledejte dlaždici „Průzkumy trhu a Předběžné tržní konzultace“, kterouvyhledáte/přidáte pomocí vyhledávacího řádku „Co si přejete provést“ nebo pomocí ikony „plus”.
Po stisknutí dlaždice se otevře seznam všech dostupných průzkumů trhu a předběžných tržních konzultací. V horní liště stiskněte tlačítko „Založit IoT”.
Otevře se formulář „Založit novou informaci o trhu”. Vyplňte název zadávacího postupu. Pro evidenci zadávacího postupu je nutné nastavit checkbox „Evidovat pouze výsledek“ na „fajfku”. Vyplňte pole „Datum zahájení ZP“. Založení potvrďte tlačítkem „Založit IoT“, které se nachází v pravém dolním rohu. Možnost změny pro checkbox „Evidovat pouze výsledek“ je dostupná do chvíle, než provedete v postupu evidenci podání účastníka.
Po založení zadávacího postupu se otevře formulář obsahující jednotlivé záložky specifikace a průběhu evidovaného postupu:
Na záložce „Základní údaje” vyplňte minimálně povinná pole (žlutě podbarvená).
Na záložce „Seznam účastníků” můžete zaevidovat podání účastníků (není povinné).
Základní údaje
Záložka „Základní údaje” slouží k popisu zadávacího postupu. Vyplňte minimálně všechna žlutá povinná pole.
Seznam účastníků
Na této záložce můžete zaevidovat účastníky zadávacího postupu pomocí tlačítka „Nový“.
Systém NEN zobrazí formulář „Evidence účastníků“. V bloku „Základní identifikace účastníka“ vyberte účastníka z registru dodavatelů nebo v případě, že účastník není v systému NEN registrovaný, vyplňte povinná pole (žlutě podbarvená). V bloku „Informace o podání” vyplňte datum podání.
Dokončení IoT
Po rozhodnutí o ukončení sběru informací lze přejít do fáze dokončení informace o trhu. To lze provést stisknutím tlačítka „Dokončení zadávacího postupu” na záložce „Seznam účastníků”.
Lze zaznačit, jestli si přejete uveřejnit informace o postupu. Pokud nastavíte hodnotu na zelenou „fajfku”nabídne se možnost vybrat dokumenty, které si přejete uveřejnit. Proces dokončíte stisknutím „Dokončit informaci o trhu”.
Po stisknutí se objeví nová záložka „Dokončení IoT”. Zároveň dojde k uzamčení některých oken, kdy nepůjde dále provést úpravy v postupu. Pokud potřebujete provést změnu v postupu, stiskněte tlačítko „Změnit základní nastavení postupu”, které zruší fázi dokončení IoT.
💁♀️
Pokud chcete uveřejnit evidované PTK/PT, stiskněte v horní liště na tlačítko „Uveřejnit” a „Uveřejnit informace o zadávacím postupu”.
Nastavení editovatelnosti polí pro evidovanou VZ/část/SoN/PT (PTK)
Po celou dobu evidence zadávacího postupu je umožněna editace všech údajů na jednotlivých záložkách včetně formuláře „Nastavení zadávacího postupu” kromě těch polí, které jsou i ve fázi specifikace zadávacího postupu needitační (jedná se o specifické nastavení zadávacího postupu) s výjimkou DNS, rámcové dohody, minitendrů z DNS/RD/RS a formálního dokončení ZP.
Nastavení checkboxu „Evidovat pouze výsledek”
Editace checkboxu „Evidovat pouze výsledek” není umožněna v těchto případech:
po zaevidování uzavření smlouvy,
po zavedení DNS,
pokud bude zadávací postup uveřejněn,
pokud bude zaevidována informace pod volbou „Úkony zadavatele”,
pokud bude zaevidován údaj o účastníku na záložce „Podání účastníků ZP”.
Pokud je zadávací postup rozdělen na části, postačí splnění podmínky u jedné z částí.
Nastavení checkboxu „Plánovaná veřejná zakázka”
Checkbox „Plánovaná veřejná zakázka” není editační, pokud je nastaveno „Evidovat výsledek” na „fajfku”.
Editace pole „Datum zahájení ZP”
V případě editace pole „Datum zahájení ZP” je zachována validace „Datum zahájení řízení musí předcházet aktuálnímu času.”
Editace pole „Rozdělení VZ na části”
Editace pole „Rozdělení VZ na části” není umožněna, pokud byla již zaevidována smlouva nebo došlo k uveřejnění zadávacího postupu. V případě, kdy je VZ rozdělena na části, postačí, pokud je smlouva zaevidována alespoň pro jednu z částí. Také je editace neumožněna, pokud již existuje alespoň 1 část zadávacího postupu.
V případě, kdy je zadávací postup rozdělen na části, je umožněna editace částí, tj. nejen editace informací na detailu každé z části nově dle pravidel zde uvedených. Přidávání/odebírání částí je možné až do okamžiku prvního uveřejnění zadávacího postupu. Tento okamžik je rovněž rozhodný pro validaci na minimální počet částí.
Editace po dokončení ZP
Pokud Uživatel systému NEN formálně dokončí postup pomocí tlačítka „Dokončení zadávacího postupu”, řídí se editace následujícími pravidly:
Stisknutím tlačítka „Změnit základní nastavení postupu” → Uživatel systému NEN může editovat údaje na všech záložkách.
Zrušení ZP
Pokud je zadávací postup zrušen, není umožněna editace údajů.
Otevřená/užší soutěž o návrh
V případě zadávacího postupu otevřená soutěž o návrh nebo užší soutěž o návrh je přístup k editovatelnosti polí obdobný jako v případě evidované veřejné zakázky.
Je umožněna změna i následujících polí:
„Datum zahájení ZP” → Je zachována validace „Datum zahájení řízení musí předcházet aktuálnímu času.” Je odebrána informace o nemožnosti měnit datum zahájení soutěže o návrh.
„Výběr druhu SoN”.
Předběžná tržní konzultace/průzkum trhu
Je umožněna editace níže uvedených polí, které není možné upravovat po ukončení specifikace základních údajů:
Editaci pole „Datum zahájení ZP” → je zachována validace „Datum zahájení řízení musí předcházet aktuálnímu času.”
Vkládat dokumenty do bloku „Dokumenty pro zahájení”.
Další funkcionality spjaté s evidováním zadávacího postupu
Níže jsou uvedeny některé další funkcionality, validace a podmínky spjaté s evidencí zadávacího postupu, na které může Uživatel systému NEN v průběhu evidence ZP narazit. Jedná se o bližší popis již dříve uvedených informací.
Nastavení checkboxu „Výsledkem ZP bude zavedení DNS”
Pokud Uživatel systému NEN zedituje checkbox „Výsledkem ZP bude zavedení DNS” z „fajfky” na „křížek” a na zadávacím postupu je zaevidováno uzavření smlouvy, dojde k odmazání záznamu smlouvy. Stav zadávacího postupu se tímto změní na „Neukončen”. Uživateli systému NEN je zobrazena informační hláška.
Tato změna není umožněna, pokud je zaevidovaná smlouva typu rámcová dohoda s navázaným minitendrem nebo již byla smlouva uveřejněna.
Pokud je příslušné zaevidované DNS již zavedeno (uveřejněno), jsou následující pole needitační:
checkbox „Výsledkem ZP bude zavedení DNS”,
pole „Výběr druhu zadávacího postupu”,
některá pole v bloku „Informace k DNS” (tato pole jsou editovatelná v registru DNS):
„Datum zavedení”,
„Délka trvání: měsíce/roky”,
„Datum ukončení”.
checkboxy v bloku „Nastavení elektronických katalogů pro zakázky navazující na tento postup” (neboť se jedná se o velmi specifické nastavení ovlivňující podobu a průběh minitendrů).
Pokud je na zaevidovaném DNS již zařazen alespoň 1 dodavatel, checkbox „Výsledkem ZP bude zavedení DNS” je needitační.
Pokud je zadávací postup rozdělen na části/kategorie, postačí, aby výše zmíněné úkony/záznamy byly provedeny vůči jedné z částí/kategorií a dojde k omezení/provedení předpokládaných změn.
Editovatelnost a úprava změny hodnot checkboxů elektronických katalogů u RD
Checkboxy v bloku „Nastavení elektronických katalogů pro zakázky navazující na tento postup” jsou editovatelné pouze do chvíle zaevidování uzavření smlouvy.
Pokud Uživatel systému NEN následně mění typ výsledku (z rámcové dohody na uzavření smlouvy) na formuláři „Základní údaje”, nedochází ke změně stavu checkboxů → hodnoty nastavené před zaevidováním rámcové dohody jsou zachovány.
Úprava validace na přečerpání RS/RD/DNS při změně RS/RD/DNS na minitendru, změna nastavení RS/RD/DNS
V případě, kdy se jedná o zadávací postup navázaný na rámcovou dohodu/smlouvu nebo dynamický nákupní systém (minitendr), je umožněno změnit příslušnou navázanou rámcovou dohodu/smlouvu/dynamický nákupní systém. V takovém případě dochází na původní rámcové dohodě/smlouvě/dynamickém nákupním systému k uvolnění dotčených částek (předpokládané hodnoty/smluvní ceny), pokud byly vyplněny a k vyčerpání dotčených částek na nově navázané rámcové dohodě/smlouvě/dynamickém nákupním systému. Současně nesmí být rámcová dohoda/smlouva/dynamický nákupní systém přečerpán. O případném přečerpání je Uživatel systému NEN informován po výběru dané rámcové dohody/smlouvy/dynamickém nákupním systému.
V případě, kdy Uživatel systému NEN zaeviduje minitendry na základě DNS/RD/RS a je změněn druh ZP na jiný druh (nebude se jednat o rámcovou dohodu/smlouvu ani DNS), dojde k uvolnění dotčených částek (předpokládané hodnoty/smluvní hodnoty).
Validační mechanismy
Validace na vyplnění povinných polí jsou přesunuta na uveřejnění ZP (první i opakované), neboť Uživatel systému NEN mohl od předchozího uveřejnění zásadně změnit nastavení ZP.
Validace na minimální počet částí zadávacího postupu je vázána na okamžik prvního uveřejnění zadávacího postupu.
Při zrušení ZP je validace provedena v okamžiku zrušení. Po zrušení ZP není umožněna editace údajů na jednotlivých záložkách.
Validace rovněž probíhá při dokončení ZP, resp. při stisku tlačítka „Dokončení zadávacího postupu”.