Základní údaje VZMR
Tato záložka slouží k detailní specifikaci zadávacího postupu. Na základě vložených údajů systém NEN definuje průběh zadávacího postupu.
Stavové informace o zakázce
Stavové informace o zakázce jsou souhrnem informací o zadávacím postupu vyplývající z vyhlášky 345/2023 Sb. Tyto údaje jsou automaticky doplněny systémem NEN.
Na obrázku níže jsou zobrazeny stavové informace ve fázi specifikace zadávacího postupu.
Na obrázku níže jsou znázorněny stavové informace, které se můžou zobrazit po zahájení zadávacího postupu.
Zadávací postup zpřístupněn úřadu k nahlížení
Jedná se o funkcionalitu, která Vám umožní na žádost ÚOHS/soudu zpřístupnit konkrétní zadávací postup. Tato informace se zobrazí pouze v případě, že jste provedli úkon „Zpřístupnit postup pro ÚOHS/soud”.
Fáze životního cyklu nabývají následujících hodnot:
plánování – zobrazeno v případě, že je zadávací postup plánován,
specifikace – zobrazeno v případě založení zadávacího postupu, tj. zadávací postup nebyl dosud zahájen,
zadávací řízení – zobrazeno v případě, že je zadávací postup zahájen v systému NEN.
Podfáze životního cyklu nabývají následujících hodnot:
příjem nabídek,
otevírání nabídek,
hodnocení nabídek,
e-aukce,
vyhodnoceno (po výběru dodavatele),
zadáno.
Aktuální stav ZP nabývá dle vyhlášky 345/2023 Sb. následujících hodnot:
(zobrazuje se až po zahájení zadávacího postupu)
neukončen – informace o zakázce byly uveřejněny na profilu zadavatele, běží lhůta pro podání nabídek nebo probíhá hodnocení nabídek,
zadán – byla uzavřena smlouva s dodavatelem (zaevidována do systému NEN),
neúspěšný,
zrušen,
ukončení plnění – ukončení plnění smlouvy na základě zadávacího postupu (po stisknutí ukončení plnění.
Datum zahájení zadávacího postupu
Tato informace se zobrazí až po zahájení zadávacího postupu.
Datum uveřejnění zadávacího postupu na profil
Tato informace se zobrazí pouze v případě, že máte založený profil zadavatele v systému NEN.
Datum a čas rozhodnutí o zrušení
Tato informace se zobrazí pouze v případě, že jste zrušili zadávací postup.
URL adresa zakázky, která je aktivní po uveřejnění v NEN
Tato URL adresa slouží k zobrazení zadávacího postupu na veřejné části systému NEN.
URL adresa zakázky na Portálu dodavatele, která je aktivní po uveřejnění/zpřístupnění v NEN
Tato URL adresa slouží k zobrazení zadávacího postupu v autorizované části systému NEN. Dodavatel je po kliknutí na tento odkaz vyzván ke vložení svých přihlašovacích údajů a po jejich vložení je přesměrován na konkrétní zadávací postup, kde může provést podání. Tuto adresu je možné využít zejména při zadávacích postupech, které se neuveřejňují na profilu zadavatele, např. uzavřená výzva, JŘBU, apod.
Zadávací postup uzamčen
Systém NEN automaticky uzamyká zadávací postup při úkonech, u kterých je nutné zachovat konzistenci dat. Jedná se například o uveřejňování nebo dešifrování/otevírání nabídek. Dokončení těchto úkonů probíhá na pozadí a po jejich dokončení systém NEN opět provede automatické odemknutí zadávacího postupu.
Identifikace veřejné zakázky
Tento blok obsahuje základní informace o zadávacím postupu a klíčové informace pro jeho životní cyklus.
Odpovědný útvar
Systém NEN Vám umožňuje vybrat jiný odpovědný útvar, nabídnou se ale pouze útvary, do kterých máte přidělené oprávnění. V případě, že nemáte vytvořenou organizační strukturu, nabízí se zde organizace.
Název veřejné zakázky
Zde se propíše název zadávacího postupu, který jste vyplnili na formuláři nastavení zadávacího postupu. V tomto poli je možné ho editovat.
Systémové číslo NEN
V tomto poli systém NEN zobrazí unikátní identifikátor zadávacího postupu v systému NEN. Tento identifikátor je automaticky generován systémem NEN a má formát N006/RR/VNNNNNNNN, kde:
N – identifikátor, že se jedná o NEN,
006 – identifikátor NEN přidělený MMR,
RR – rok založení VZ (poslední dvě čísla),
V – identifikátor, že se jedná o veřejnou zakázku,
NNNNNNNN – unikátní identifikátor VZ v rámci NEN a roku založení VZ (vzestupná číselná řada).
Evidenční číslo zakázky ve Věstníku VZ
Odesílání formulářů do VVZ prostřednictvím systému NEN se dočasně neaplikuje. V současné době systém NEN umožňuje pouze evidenční rovinu. Pokud chcete údaj zaevidovat, zapište evidenční číslo ve formátu např. Z2021-123456, kde 2021 je označení roku a 123456 odpovídá číslu zakázky.
Předpokládaná hodnota a druh zadávacího postupu
Jakmile je vyplněna předpokládaná hodnota VZ a druh VZ, zobrazí se pole „Typ VZ dle výše předpokládané hodnoty“, které systém NEN automaticky předvyplní na základě Vámi zadaných údajů.
Předpokládaná hodnota VZ (bez DPH)
Do pole „Předpokládaná hodnota VZ (bez DPH) a měna” vložíte číselnou hodnotu. Měna je v systému NEN defaultně nastavena na CZK | koruna česká (lze změnit).
Druh VZ
Systém NEN nabízí následující možnosti:
veřejné zakázky na dodávky,
veřejné zakázky na služby,
veřejné zakázky na stavební práce,
koncese na služby,
koncese na stavební práce.
Další nastavení
Dále se v bloku „Předpokládaná hodnota a druh zadávacího postupu“ nachází níže uvedené checkboxy.
Předpokládaná hodnota uveřejněna na profilu zadavatele
V případě, že nastavíte tento checkbox na „fajfku”, bude Vámi uvedená předpokládaná hodnota uveřejněna na profilu zadavatele nebo si můžete na záložce „Zadávací podmínky” vygenerovat dokument (Výzva k podání nabídky včetně zadávací dokumentace), který tuto informaci také obsahuje.
Zakázka v oblasti obrany a bezpečnosti
V případě, že se jedná o veřejnou zakázku v oblasti obrany a bezpečnosti dle § 187 zákona č. 134/2016 Sb, nastavte na „fajfku” checkbox „Zakázka v oblasti obrany a bezpečnosti”. Veřejnou zakázkou v oblasti obrany a bezpečnosti je veřejná zakázka naplňující znaky uvedené v ustanovení § 187 odst. 1 ZZVZ. Při této volbě systém NEN omezí výčet možných zadávacích postupů a změní hodnotu finančních limitů.
Na zakázku se vztahuje výjimka ze zákona
V případě, že se jedná o veřejnou zakázku, na kterou se vztahuje výjimka ze ZZVZ, nastavíte na „fajfku” checkbox „Na zakázku se vztahuje výjimka ze zákona”. Pomocí ovládacího prvku vyberete odůvodnění výjimky a do textového pole uvedete upřesnění. Pokud zvolíte, že se jedná o výjimku ze ZZVZ, systém NEN umožní zadat např. nadlimitní veřejnou zakázku jedním ze zadávacích postupů pro veřejné zakázky malého rozsahu (např. otevřená výzva).
Sociální služby pro zadání ve zjednodušeném režimu (nabízí se pouze v případě, pokud nastavíte druh VZ → „Veřejná zakázka na služby”)
V případě, že se jedná o sociální a jiné zvláštní služby uvedené v příloze č. 4 k ZZVZ a přejete si je zadat ve zjednodušeném režimu dle § 129 a 129a ZZVZ, nastavíte na „fajfku” tento checkbox.
Postup zadavatele
Pomocí této volby si můžete vybrat, zda budete postupovat podle pravidel platných pro veřejného zadavatele nezadávajícího sektorovou veřejnou zakázku, nebo podle pravidel platných pro zadavatele zadávajícího sektorovou veřejnou zakázku.
Režim VZ dle volby zadavatele
Pomocí této volby můžete nastavit přísnější režim zadávacího postupu, než jaký odpovídá předpokládané hodnotě. V případě zpřísnění se zadávací postup bude administrovat, jako by měl být zadáván v přísnějším režimu (ovlivněny jsou např. délky lhůt či povinnost vkládaných údajů).
Typ VZ dle výše předpokládané hodnoty
Systém NEN automaticky vyhodnotí typ veřejné zakázky na základě zadané předpokládané hodnoty a druhu veřejné zakázky:
veřejná zakázka malého rozsahu,
podlimitní veřejná zakázky,
nadlimitní veřejná zakázka.
V případě Koncese na služby či Koncese na stavební práce budou v poli „Typ VZ dle výše předpokládané hodnoty“ zobrazeny následující možnosti:
koncese malého rozsahu,
koncese.
Výsledek zadávacího postupu
Systém NEN nabízí tyto možnosti:
uzavření smlouvy,
uzavření rámcové dohody s jedním dodavatelem,
uzavření rámcové dohody s více dodavateli,
uzavření koncesní smlouvy – zobrazí se pouze, pokud zvolíte druh VZ „Koncese na služby“ nebo „Koncese na stavební práce“.
Výběr druhu zadávacího postupu
Pokud se na základě Vámi vložených údajů jedná o veřejnou zakázku malého rozsahu, nebo se na zadávání veřejné zakázky vztahuje jiná výjimka ze ZZVZ, nabízí systém NEN tyto druhy zadávacích postupů:
přímé zadání,
uzavřená výzva,
otevřená výzva,
e-aukce malého rozsahu.
V případě, že si zpřísníte režim veřejné zakázky, systém NEN nabídne druhy zadávacích postupů pro podlimitní a nadlimitní veřejné zakázky.
Předmět veřejné zakázky
Základní popis veřejné zakázky uvedete v poli „Popis předmětu“. Popis předmětu bude zobrazen na profilu zadavatele.
NIPEZ a CPV
Systém NEN umožňuje vepsat název položky uvedený v číselníku NIPEZ přímo do pole nebo umožňuje provést výběr z číselníku NIPEZ. Pokud položku vyberete v číselníku NIPEZ systém NEN automaticky na základě tohoto výběru doplní hodnoty i do pole „Název předmětu” a „CPV”.
Hlavní místo plnění
Určení hlavního místa plnění provedete výběrem z číselníku NUTS. Číselník je omezen pouze na kraje. Informace slouží pro automatické vyhledávání zadávacích postupů dodavateli.
Místo a předpokládaná doba plnění
Systém NEN umožňuje vložení předpokládané doby plnění. Vyplnění údajů není povinné avšak v případě vyplnění se údaje následně přenášejí do evidované smlouvy.
Místo plnění veřejné zakázky je možné určit buď k celému zadávacímu postupu či k jednotlivým položkám předmětu veřejné zakázky, a to vždy vícenásobným výběrem z číselníku NUTS a vyplněním textového pole „Textové pole pro popis místa plnění“. Systém NEN umožňuje stanovit více míst plnění, pokud je to relevantní.
Upozorňujeme, že je systémem NEN checkbox „Nastavit položky předmětu VZ jako položky nabídky“ defaultně nastaven na „fajfku”. Pokud nepotřebujete hodnotit nabídky po jednotlivých položkách předmětu, změňte tento checkbox na „křížek”.
Položky předmětu
Systém NEN umožňuje provést hodnocení nabídek po jednotlivých položkách předmětu. Dodavatel ve svém nabídkovém formuláři vyplní nabídkové ceny k jednotlivým položkám, na základě kterých provede systém NEN výpočet. Systém NEN podporuje položkové členění rovněž v prostředí elektronické aukce.
Přidání nové položky
Po stisknutí tlačítka „Nový“ systém NEN zobrazí řádek, kde proveďte specifikaci položky vyplněním povinných polí (žlutě podbarvená).
Je nutné vyplnit pole „NIPEZ“, „Název položky“ (název se propíše automaticky na základě výběru NIPEZ kódu, ale je možné ho změnit), „Množství“ a „Jednotku“. Vyplnění těchto informací je nezbytné pro výpočet celkové nabídkové ceny na nabídkovém formuláři.
Kliknutím na ikonu „tří teček” můžete přes volbu „Upravit“ editovat konkrétní položku. Systém NEN zaktivní žlutě podbarvená povinná pole. Pokud potřebujete zobrazit detail konkrétní položky po kliknutí na ikonu „tří teček” využijte volbu „Otevřít samostatně” nebo klikněte rovnou na ikonu „i”.
V blocích „Další údaje”, „Parametry položky”, „Přílohy položky“ můžete detailně charakterizovat vlastnosti položky. U řady komodit jsou parametry již předdefinovány v rámci číselníku NIPEZ (tlačítko „Generovat parametry položky”), přičemž tyto parametry můžete upravovat nebo smazat. Systém NEN zobrazí tyto předdefinované parametry v bloku „Parametry položky”.
Pokud vložíte souborové přílohy k jednotlivým položkám, systém NEN automaticky zpřístupní tyto přílohy s ostatními dokumenty, které nahrajete na záložce „Zadávací podmínky”.
Přílohy vložené v bloku „Přílohy položky” naleznete na veřejné části systému NEN na záložce „Dokumenty” ve speciálním bloku „Přílohy položek předmětu”.
Pokud není chtěné tyto soubory zveřejňovat, na formuláři „Uveřejnění dokumentace a zahájení zadávacího postupu” (tento formulář se otevře po stisknutí tlačítka „Zahájení” → „Zahájit uveřejněním”) je nutné odstranit volbu „fajfky”, která je systémem NEN defaultně přednastavena.
Pokročilé nastavení - vytvoření složky předmětu
Při vložení více položek předmětu je možné jednotlivé položky zařadit do složek. Pro dodavatele je poté nabídkový formulář přehlednější (každá složka má svou záložku). Složku je možné vytvořit na detailu konkrétní položky nebo přes tlačítko „Pokročilé nastavení“, která se nachází na přehledu všech položek předmětu.
Pokud využijete možnost „Pokročilé nastavení“ zobrazí se přehled všech položek předmětu. Zde se také nabízí možnost přidat přes tlačítko „Nový“ novou položku. Při vytváření nové položky či při její editaci můžete kliknutím na ikonu „šipky“ ve sloupci „Složka předmětu“ vytvořit novou složku nebo vybrat již existující.
Po rozkliknutí se otevře formulář „Složky předmětů“, na kterém přes volbu „Nový“ vytvořte novou složku. Je nutné vyplnit identifikátor, který slouží k pojmenování listu v souboru typu XLSX a název složky. Přes volbu „tři tečky“ je možné složku upravovat nebo smazat.
Z přehledu složek vyberte tu, do které potřebujete danou položku přiřadit.
Po návratu na záložku „Základní údaje“ systém NEN v bloku „Položky předmětu“ zobrazí vytvořené složky a v jednotlivých složkách konkrétní položky.
Příklad: Zde je zobrazen nabídkový formulář z pohledu dodavatele. Údaje může vyplnit na záložce vše nebo na jednotlivých záložkách (složkách).
Výběr položek z katalogu zadavatele
V případě, že máte vytvořený katalog zadavatele, je možné provést výběr položek z již vytvořeného katalogu pomocí volby „Výběr položek z katalogu zadavatele“. Systém NEN nabízí tuto volbu i po zobrazení pokročilého nastavení.
Export/import položek předmětu
Tuto možnost využijte v případě, kdy potřebujete do systému NEN nahrát větší množství položek najednou. Export můžete provést i v případě, že nemáte vyplněnou žádnou položku předmětu. Kliknutím na tlačítko „Export“ dojde ke stažení souboru typu XLSX, do kterého vyplňte údaje o jednotlivých položkách, včetně sloupce „Součást nabídkového formuláře“. Žlutě vyznačená pole jsou povinná.
Zařazení položek do složek, je možné provést před importem v rámci souboru typu XLSX po provedení exportu. Pokud máte již složky vytvořeny v systému NEN a do každé složky zařazenou minimálně jednu položku, tak bude export proveden ve struktuře jednotlivých složek. Položky lze zatřídit do složek již v Excelu a provést import do systému NEN. Před samotným importem je nutné soubor uložit.
Upozorňujeme, že importovat do systému NEN lze pouze přednastavený soubor, který získáte po stisknutí tlačítka „Export“.
Příklad: Ve vyexportovaném souboru je přidána položka 15332300-7/Upravené ořechy.
Dále klikněte na tlačítko „Import“ a vyberte doplněný exportovaný soubor. Systém NEN následně provede import údajů do systému NEN. Položky můžete dále upravit nebo smazat pomocí ikony „tří teček“.
Na níže uvedeném obrázku jsou zobrazeny položky po provedení importu. Konkrétně byl doplněn řádek 15332300-7/Upravené ořechy.
Po rozkliknutí detailu lze vidět vyplněný „Popis položky” (lze změnit).
Upozorňujeme, že v případě importu je nutné zkontrolovat aktuálnost NIPEZ kódů. Systém NEN dovolí provést import položek, ale při zahájení zadávacího postupu upozorní, že je nutné provést aktualizaci číselníkových dat systému (příklad neaktuálních číselníkových dat je na obrázku níže). V tomto případě je nutné se vrátit k jednotlivým položkám předmětu a manuálně znovu vybrat v systému NEN aktuální NIPEZ kód.
Specifikace podání
U veřejných zakázek malého rozsahu je parametr „Výběr prvního typu podání dodavatele při zahájení řízení“ defaultně nastaven na hodnotu „Nabídka“ bez možnosti editace. Pokud je veřejná zakázka zadávána v e-aukci malého rozsahu, systém NEN toto pole nezobrazí.
Způsob podání
Systém NEN nabízí tyto možnosti:
elektronicky prostřednictvím NEN,
listinně,
kombinované podání (listinně i elektronicky).
Pokud je podání provedeno mimo elektronický nástroj, je nutné jej do systému NEN zaevidovat jako listinné podání.
Elektronická podání musí být šifrována
Tuto volbou stanovujete, zda dodavatel bude mít povinnost zašifrovat obsah nabídky (žádosti o účast aj.). U veřejných zakázek malého rozsahu je tento checkbox defaultně nastavený na „křížek”. Pokud potřebujete tuto možnost využít, nastavte checkbox na „fajfku”.
Samostatné zpřístupnění nabídkové ceny nebo nákladů životního cyklu
Touto volbou si zadavatel vyhrazuje právo hodnotit v prvním kroku kritéria kvality (v tomto kroku systém NEN umožňuje vyloučení dodavatele) a až poté nabídkovou cenu nebo náklady životního cyklu. Funkcionalitu lze využít i bez nutnosti hodnocení nabídek prostřednictvím systému NEN. Tento checkbox je defaultně nastavený na „křížek”. Pokud potřebujete tuto možnost využít, nastavte checkbox na „fajfku”.
Umožnit podání variantních nabídek nebo předběžných nabídek
Touto volbou zadavatel umožňuje nebo požaduje variantní podání nabídek analogicky dle § 102 ZZVZ. Tento checkbox je defaultně nastavený na „křížek”. Pokud potřebujete tuto možnost využít, nastavte checkbox na „fajfku”.
Podání nabídky
Dle Vámi zvoleného druhu zadávacího postupu uvedete lhůtu pro podání nabídky. Pro stanovení lhůty můžete využít tlačítko „Výpočet lhůt“. Systém NEN zobrazí formulář s možností výpočtu minimálních lhůt u jednotlivých typů podání dle nastavené parametrizace VZMR. Vložením hodnoty v bloku „Předpokládané datum“ systém NEN automaticky dopočítá uvedené lhůty. Následně kliknete na tlačítko „Naplnit lhůtu pro podání nabídky“ v pravém dolním rohu formuláře.
Kontaktní osoba zadavatele
Kontaktní osoba je přednastavena na osobu, která založila příslušný zadávací postup. V tomto bloku můžete výběrem z registru osob Vaší organizace zvolit jinou kontaktní osobu, která nemusí být osobou oprávněnou jednat za zadavatele, a která je oprávněná podávat informace týkající se zadávacího postupu.
Kontaktní osoba se uveřejňuje na profilu zadavatele a případně se přenáší do formulářů. Pokud určíte externího administrátora, získáte možnost určit osobu externího administrátora jako kontaktní osobu.
V případě, že kontaktní osoby nejsou v systému NEN registrovány, uveďte jejich jméno, příjmení, titul, funkci osoby, e-mail a telefonní číslo. Doporučujeme, aby kontaktní osoba byla vždy registrována v systému NEN.
Osoba oprávněná jednat jménem či za zadavatele
V tomto bloku uveďte osobu oprávněnou jednat za zadavatele, kterou vyberte z registrovaných osob v systému NEN v rámci Vaší organizace. V případě, že tato osoba není v systému NEN registrována, vyplňte Vámi požadované pole. Vložené údaje slouží pouze pro evidenční účely zadavatele a nejsou zpřístupněné dodavateli ani uveřejněny ve veřejné části systému NEN.
Společné zadávání
Zadavatelé mohou veřejnou zakázku zadat společně, a to i s osobou, která není registrována v systému NEN. Před zahájením zadávacího řízení uzavřou osoby, které se budou účastnit společného zadávání, písemnou smlouvu, která upraví jejich vzájemná práva a povinnosti související se zadávacím postupem. Tento checkbox zvolíte na „fajfku” v případě, že zadáváte veřejnou zakázku v rámci společného zadávání dle § 7 či 8 ZZVZ. Nabídne se specifikace k vyplnění (nutné je vyplnit alespoň povinná pole, které jsou žlutě podbarvená). Níže pak je možné přidat členy společného zadávání, kontaktní osoby aj.
Údaje o importovaných zakázkách
V případě, že se jedná o importovaný zadávací postup a potřebujete do systému NEN přenést údaje o zadávacím postupu z jiného elektronického nástroje, nastavíte na „fajfku” checkbox „Jedná se o importovanou VZ“. Poté uvedete systémové číslo ET či IEN, identifikátor zadávacího postupu na archivním profilu a původní kód profilu.
