Použití e-aukce v zadávacím řízení (zjednodušený režim)
Tento blok systém NEN zobrazí, pokud ve fázi specifikace nastavíte „Bude použita E-aukce po hodnocení nabídek”. Specifikace e-aukce probíhá po zahájení zadávacího řízení a ukončeném procesu otevírání podaných nabídek.
Na záložce „Hodnocení“ před zavedením elektronické aukce je nutné provést posouzení splnění podmínek účasti v zadávacím řízení.
V bloku „Použití E-aukce v zadávacím řízení“ klikněte na tlačítko „Hodnocení ukončeno, založit e-aukci“.
Systém NEN zobrazí formulář pro specifikaci e-aukce kliknutím na tlačítko „Vstup do specifikace e-aukce“.
Specifikace e-aukce
Formulář „Specifikace E-aukce” obsahuje pouze jediný blok s názvem „Specifikace E-aukce” a základní nastavení. Aukční síň se tak sestává pouze 1 kola e-aukce pro zjednodušení nastavení. V kombinaci s uvedeným prodlužováním je 1 kolo dostatečné pro získání výhodnější nabídky. Celá e-aukce je ukončena po ukončení posledního aukční kola.
Pokud Vám základní nastavení e-aukce nebude vyhovovat a budete chtít e-aukci blíže specifikovat, klikněte v horní šedé liště na tlačítko „Pokročilé nastavení e-aukce”.
Otevření aukční síně
Do povinného pole vyplňte datum a čas pro otevření aukční síně. Jedná se o údaje, kdy bude otevřena aukční síň a zahájeno aukční kolo. Od stanoveného data a času budou mít dodavatelé do e-aukce přístup včetně možnosti přihazování.
Uzavření aukční síně
Po vyplnění data a času v povinném poli „Otevření aukční síně” se automaticky vyplní pole „Uzavření aukční síně” hodnotou o 30 minut větší než otevření. Jedná se o předpokládané datum a čas, kdy se ukončí aukční síň i aukční kolo. Datum a čas může být prodlužován příhozy dodavatelů dle nastavených pravidel pro automatické prodlužování. Tuto systémem NEN přednastavenou hodnotu můžete změnit.
Min krok nové aukční hodnoty (%) vůči nejlepší nabídce
Systém NEN automaticky vyplní pole „Min krok nové aukční hodnoty (%) vůči nejlepší nabídce” hodnotou 0,5, kterou si můžete upravit. Jedná se o minimální krok nové aukční hodnoty ve vztahu k dosud učiněné nejlepší nabídce. Hodnota je v procentech a platí pro celou e-aukci.
Počáteční hodnota minimálního kroku určená z aktuálně nejlepší nabídkové ceny je
Podle vyplněné hodnoty z předchozího bodu systém NEN automaticky vypočte a zobrazí jako popisek hodnotu minimálního kroku určenou z nabídkových cen, která upozorňuje na výši prvního příhozu. Zobrazen bude jen v případě, kdy nabídková cena nebude dělena na subkritéria.
Důležitost tohoto nastavení spočívá v tom, že budete již s předstihem informováni o tom, v jak velkých finančních částkách se budou přibližně pohybovat minimální výše příhozů.
Neomezený počet prodlužování e-aukce
Checkbox je defaultně nastaven na „fajfku” s možností editace. V tomto případě systém NEN bude neomezeně prodlužovat aukci, pokud dojde ve stanovené době k příhozu měnícím pořadí dodavatele.
Stanovenou dobu můžete nastavit po kliknutí na tlačítko v šedé horní liště „Pokročilá nastavení e-aukce” v poli „Omezení pro auto prodl (min)”. Defaultní hodnota je nastavena na 5 minut.
Pokud však checkbox „Neomezený počet prodlužování e-aukce” nastavíte na „křížek”, zobrazí se pole „Maximální počet prodloužení” pro povinné stanovení počtu prodloužení. Automaticky se nastaví na „fajfku” i příznak „Auto prodlužování posledního aukčního kola“, který najdete na formuláři pro pokročilé nastavení.
Změna doporučeného nastavení pro neomezený počet prodloužení může negativně ovlivnit optimální průběh e-aukce. Účastníci e-aukce nemusí mít dostatek příležitostí ke zlepšení svých příhozů a tím i výsledné nabídky.
Doba trvání prodloužení (min)
Toto povinné pole bude automaticky přednastaveno systémem NEN na 5 minut s možností editace. Hodnota tohoto pole se zároveň vyplní i do pole „Omezení pro auto prodl (min)“, které se nachází na formuláři pro pokročilé nastavení.
Změna doporučené hodnoty pro dobu trvání prodloužení může negativně ovlivnit optimální průběh e-aukce. V případě zkrácení nemusí mít účastník e-aukce dostatek času pro zadání nových hodnot příhozu; naopak, v případě navýšení se může celková doba trvání e-aukce nepřiměřeně prodloužit.
Zpřístupnění e-aukce
Po vyplnění všech povinných polí (žlutě podbarvená) klikněte v horní šedé liště na tlačítko „Zpřístupnit E-aukci”.
Systém NEN následně zobrazí informační hlášku, že došlo ke zpřístupnění e-aukce, která na základě Vámi vyplněných povinných polí na formuláři „Specifikace E-aukce” automaticky založí aukční síň a jedno kolo aukce.
Systém NEN zobrazí v horní šedé liště tlačítko „Příprava a odeslání výzvy v e-aukci“ a umožní tak oslovit konkrétní dodavatele. Příprava a odeslání výzvy je zcela totožná jako při odeslání výzvy k podání nabídek.
Systém NEN při odesílání „Výzvy k účasti v E-aukci” upozorní na skutečnost, že by mělo dojít k odeslání výzvy všem nevyloučeným dodavatelům. V opačném případě systém NEN odesílání znemožní.
Pokročilé nastavení e-aukce
Pro vstup do pokročilého nastavení e-aukce klikněte v horní šedé liště na tlačítko „Pokročilé nastavení e-aukce”.
Zobrazí se formulář „E-aukce” rozdělený do několika záložek, které jsou popsány níže.
E-aukce
Systém NEN automaticky na této záložce vyplní pole „Název“ (lze změnit) a „Zadávací postup“.
Otevření aukční síně
Doporučujeme zvolit čas otevření aukční síně tak, aby předcházel o několik minut zahájení prvního aukčního kola. Tento čas může dodavatel využít například pro seznámení s prostředím aukčního portálu, případně zadavatel pro posunutí začátku aukčního kola. Termín otevření aukční síně účastníkům e-aukce se může lišit od termínu pro zahájení aukčního kola.
Uzavření aukční síně
Toto pole se zobrazí pouze tehdy, pokud uživatel nastaví v bloku „Způsob ukončení E-aukce“ volbu „Pevně stanovený termín“. Doporučujeme zvolit delší termín oproti ukončení posledního aukčního kola. Termín uzavření aukční síně účastníkům e-aukce se může lišit od termínu pro ukončení aukčního kola.
Auto prodlužování posledního aukčního kola
Touto volbou nastavíte automatické prodlužování posledního aukčního kola. Tento checkbox je defaultně nastavený na „fajfku”.
Upozorňujeme, že autoprodlužování se spustí pouze u posledního aukčního kola.
Systém NEN zobrazí další povinné parametry:
doba trvání prodloužení (min) – vložíte počet minut, o které potřebujete prodloužit poslední aukční kolo; doba prodloužení se počítá od prvního příhozu učiněného v době určené v poli „Omezení pro auto prodloužení (min)“,
doba trvání prodloužení (hod) – vložíte počet hodin, o které potřebujete prodloužit poslední aukční kolo. Pole ponecháte prázdné, pokud prodlužujete v řádech minut; doba prodloužení se počítá od prvního příhozu učiněného v době určené v poli „Omezení pro auto prodloužení (min)“,
maximální počet prodloužení – zadávejte hodnotu, kolikrát lze prodloužit poslední aukční kolo. Pole se zobrazí pouze v případě, kdy je checkbox „Neomezený počet prodlužování e-aukce” nastaven na „křížek”,
omezení pro autoprodlužování (min) – zadávejte počet minut do konce elektronické aukce, ve kterých má dojít k automatickému prodloužení posledního aukčního kola (např. zadáte-li 1, a některý z účastníků e-aukce odešle novou aukční nabídku v poslední minutě, dojde k prodloužení o nastavený počet minut).
Checkbox „Neomezený počet prodlužování e-aukce” je defaultně nastaven na „fajfku”.
Příklad: Přejeme-li si nastavit následující parametrizaci auto prodlužování takto – prodloužení aukčního kola na 10 minut, a to maximálně 3x, bez neomezeného počtu prodlužování e-aukce, pokud některý z účastníků přihodí v posledních 2 minutách aukčního kola novou aukční hodnotu, uvedeme následující nastavení do systému NEN:
checkbox „Neomezený počet prodlužování e-aukce” nastavte na „křížek”
do pole „Doba trvání prodloužení (min)“ uveďte hodnotu „10“,
do pole „Maximální počet prodloužení“ uveďte hodnotu „3“,
do pole „Omezení pro auto prodloužení (min)“ uveďte hodnotu „2“.
Pokud takto nastavíte auto prodlužování, tak za předpokladu, že délka trvání aukčního kola je stanovena na 60 minut, a některý z účastníků vloží novou aukční hodnotu v posledních dvou minutách aukčního kola, prodlouží se aukční kolo o 10 minut od aktuálního času příhozu (přičte se 10 minut). Tzn. že pokud účastník přihodí např. v 58:59:00, aukce bude prodloužena o 10 minut a celková doba trvání aukčního kola bude 68:59:00.
Příklad: Přejeme-li si nastavit následující parametrizaci auto prodlužování takto – prodloužení aukčního kola na 20 minut spolu s neomezeným počtem prodlužování e-aukce, pokud některý z účastníků přihodí v posledních 5 minutách aukčního kola novou aukční hodnotu, uvedeme následující nastavení do systému NEN:
checkbox „Neomezený počet prodlužování e-aukce” nastavte na „fajfku”
do pole „Doba trvání prodloužení (min)“ uveďte hodnotu „20“,
do pole „Omezení pro auto prodloužení (min)“ uveďte hodnotu „5“.
Pokud takto nastavíte auto prodlužování, tak za předpokladu, že délka trvání aukčního kola je stanovena na 60 minut, a některý z účastníků vloží novou aukční hodnotu v posledních pěti minutách aukčního kola, prodlouží se aukční kolo o 20 minut od aktuálního času příhozu (přičte se 20 minut). Tzn. že pokud účastník přihodí např. v 58:59:00, aukce bude prodloužena o 20 minut a celková doba trvání aukčního kola bude 78:59:00.
Pole „Doba trvání prodloužení (min)“ a „Omezení pro auto prodloužení (min)“ by neměla být nastavena na stejnou hodnotu. Doba trvání prodloužení by měla být výrazně delší oproti době omezení pro auto prodloužení. Pokud budou hodnoty shodné, může dojít k několika prodloužení během jedné minuty, ačkoliv doba 1 prodloužení může být třeba 20 minut.
Pravidla pro prodloužení aukčního kola
Textové pole slouží pro vložení podmínek, za kterých lze prodloužit aukční kola, mimo nastavené automatické prodlužování kola.
Pravidla pro posunutí začátku aukčního kola
Textové pole slouží pro vložení podmínek, za kterých lze posunout začátek aukčního kola.
Způsob ukončení e-aukce
Ukončení elektronické aukce je možné v systému NEN nastavit několika způsoby:
pevně stanovený termín – pokud zvolíte tuto možnost, systém NEN zobrazí pole „Uzavření aukční síně“, kde vyplníte datum a čas, kdy dojde k uzavření aukční síně. Checkbox je defaultně nastaven na „křížek”,
v určené době nebude podána nová nabídka – pokud zvolíte tuto možnost, systém NEN zobrazí pole „Ukončení po posledním příhozu (hod/min)”. Pokud v této době nebude přihozena nová nabídka, e-aukce se okamžitě ukončí a to i v tom případě, pokud je například nastavený pevně stanovený termín v budoucnu. Checkbox je defaultně nastaven na „křížek”,
po ukončení posledního aukčního kola – touto volbou se e-aukce automaticky ukončí ihned po skončení posledního aukčního kola. Checkbox je defaultně nastaven na „fajfku”.
Způsob ukončení „V určené době nebude podána nová nabídka“ lze kombinovat s první nebo poslední možností. Nelze však kombinovat první a třetí způsob ukončení e-aukce dohromady. V případě kombinace více způsobů ukončení e-aukce bude platný ten, který nastane dříve. V případě nastavení checkboxu „V určené době nebude podána nová nabídka“ na „fajfku”, dojde požadovanému ukončení pouze v průběhu posledního aukčního kola.
Parametrizace E-aukce
Checkbox „Minimální a maximální krok bude zadáván pro každé kritérium zvlášť” je nastaven defaultně na „křížek”. Díky tomu můžete nastavit minimální a doporučený maximální krok nové aukční hodnoty ve vztahu k dosud učiněné nejlepší nabídce. Nastavení provádějte zejména s ohledem na předpokládanou hodnotu veřejné zakázky tak, aby snižování nabídkové ceny neprobíhalo po korunách:
minimální krok nové aukční hodnoty ve vztahu k dosud učiněné nejlepší nabídce – v procentech přednastavená hodnota 0,5 %,
doporučený maximální krok nové aukční hodnoty ve vztahu k dosud učiněné nejlepší nabídce – v procentech přednastavená hodnota 50 %.
V případě nastavení checkboxu „Minimální a maximální krok bude zadáván pro každé kritérium zvlášť” na „fajfku”, tyto přednastavené hodnoty můžete upravit na záložce „Hodnotící kritéria”.
Další nastavení - zobrazení informací účastníkovi v aukční síni
Po celou dobu elektronické aukce je zadavatel povinen účastníkovi elektronické aukce zpřístupnit informaci o jeho aktuálním pořadí – viz volba „Zobrazit účastníkovi pořadí účastníka v rámci E-aukce“, která je zobrazena na formuláři s „fajfkou” bez možnosti editace.
Systém NEN umožňuje nastavit tyto informace účastníkům elektronické aukce:
zobrazit účastníkovi celkový počet účastníků v příslušném aukčním kole,
zobrazit účastníkovi aukční hodnoty podané ostatními účastníky.
Aukční síně a kola
Po nastavení hodnot na záložce „E-aukce“ přejděte na záložku „Aukční síně a kola“ a klikněte na tlačítko „Vytvořit aukční síň“.
Pro vytvoření jednotlivých aukčních kol označte aktuálně platnou síň a v tabulce s názvem „Aukční kola“ klikněte na tlačítko „Nový“.
Zobrazí se formulář „Kolo E-aukce“. Zde vyplňte datum a čas zahájení a ukončení aukčního kola. Formulář uložte a zavřete. Aukční kolo musí být naplánováno v rámci otevřené aukční síně.
Všechna vytvořená aukční kola systém NEN zobrazí v bloku „Aukční kola“.
Hodnotící kritéria
Systém NEN zobrazí na této záložce všechna kritéria, která jste specifikovali na záložce „Kritéria hodnocení“ v zadávacím postupu a zároveň je u těchto kritérií nastavený na „fajfku” checkbox „Předmět E-aukce”.
Pokud máte nastavený minimální a maximální krok ke každému kritériu zvlášť, proveďte toto určení na detailu každého kritéria. Systémem NEN bude automaticky přednastavena hodnota v procentech s možností editace:
Minimální krok (%) – hodnota 0,5
Maximální krok (%) – hodnota 50
Dodavatelé a oprávnění uživatelé
Na této záložce se před zpřístupněním e-aukce zobrazí pouze tabulka „Oprávnění uživatelé zadavatele“. Pokud potřebujete přidat nového Uživatele systému NEN, klikněte na tlačítko „Nový“.
Zobrazí se formulář „Zadavatelé E-aukce“. Ze seznamu osob vyberte konkrétního Uživatele systému NEN a přiřaďte mu roli „Pozorovatel“ (pouze náhled bez možnosti editace) nebo roli „Správce“.
Po zpřístupnění e-aukce a registraci ze strany dodavatele do aukční síně systém NEN navíc zobrazí blok „Dodavatelé“. V tomto bloku se zobrazí pouze ti dodavatelé, jejichž nabídky byly hodnoceny a splnily podmínky účasti v zadávacím postupu.
Sledování e-aukce
Průběh aukčních kol můžete sledovat i mimo aukční síň. Všechny příhozy a události systém NEN zobrazuje na záložce „Sledování“ a to včetně času provedení úkonu, popisu úkonu a identifikátoru, zda byl úkon dokončen v pořádku.
Zpřístupnění aukční síně
E-aukci zpřístupněte pomocí tlačítka „Zpřístupnit E-aukci“, které se nachází v horní šedé liště.
Systém NEN zobrazí v horní šedé liště tlačítko „Příprava a odeslání výzvy v e-aukci“ a umožní tak příslušným dodavatelům, jejichž nabídky byly hodnoceny a splnily podmínky účasti v zadávacím řízení, odeslat výzvu k e-aukci.
Popis aukční síně
Vstup do e-aukce lze provést z několika míst v systému NEN. Následný formulář bude stejný.
Zadávací postup - záložka „Hodnocení”
Aukční síň můžete zobrazit přímo na zadávacím postupu na záložce „Hodnocení → Vstoupit do aukční síně”.
Dlaždice „Seznam E-aukcí”
Dlaždici „Seznam E-aukcí“ vyhledáte/přidáte pomocí vyhledávacího řádku „Co si přejete provést“ nebo pomocí ikony „plus”. Po otevření dlaždice se zobrazí formulář „E-aukce“, kde si vyberete konkrétní e-aukci.
Na formuláři s aukční síní jsou informace o e-aukci, kde naleznete čas do konce aukčního kola, seznam účastníků e-aukce včetně nabídek, nabídkovou cenu a hodnocení, aktivity týkající se práce s e-aukcí v průběhu aukčního kola, jako je změna nastavení e-aukce a chat s dodavateli.
V průběhu aukčního kola můžete administrovat průběh e-aukce, nicméně není již možné měnit parametry nastavení e-aukce, např. kritéria hodnocení, počet aukčních kol atd.
Stav aukčního kola
V tomto bloku jsou zobrazeny:
základní informace o aukčním kole,
aktuálním pořadí,
zbývající čas do konce aukčního kola,
aktuální pořadí aukčního kola,
informace o počtu prodloužení (automatické prodlužování posledního aukčního kola - pouze v případě, že je v dané aukci nastavené),
celkový počet účastníků (pouze v případě, že je v dané aukci nastavené),
v případě, že změníte nastavení aukčního kola (např. manuálně prodloužíte aukční kolo), systém NEN tyto informace zvýrazní zelenou barvou.
Příhozy účastníků E-aukce
V tomto bloku jsou zobrazeny příhozy všech účastníků. V případě, že máte nastavené položky předmětu, systém NEN navíc u každého účastníka zobrazí volbu „Zobrazit hodnoty položek“.
Po stisknutí tohoto tlačítka systém NEN zobrazí jednotlivé položky předmětu. Informace je možné opět skrýt volbou „Skrýt hodnoty položek“.
Pokud některý z účastníků změní aukční hodnoty, systém NEN na 10 sekund červeně zvýrazní čas a aukční hodnotu, u které došlo ke změně.
Změna nastavení e-aukce v jejím průběhu
Nastavení e-aukce zkontrolujte pomocí tlačítka „Nastavení e-aukce“, které se nachází v levé horní části formuláře.
Kliknutím na tlačítko „Změna nastavení E-aukce“ můžete kdykoli v průběhu aukčního kola provést některou z následujících aktivit:
manuální prodloužení aukčního kola,
posunutí začátku aukčního kola,
zrušení aukčního kola,
přerušení aukčního kola,
vyloučení vybraného účastníka z e-aukce.
Zobrazí se formulář „Nová možnost E-aukce”. V poli „Vybraná možnost“ vyberte ze seznamu Vámi požadovanou možnost, vyplňte pole „Zdůvodnění, způsob provedení a oznámení skutečnosti dodavatelům” (povinné u všech nabízených možností), a následně potvrďte stisknutím tlačítka „Spustit a vrátit se“ v pravém dolním rohu formuláře.
V případě, že změníte nastavení aukčního kola (např. manuálně prodloužíte aukční kolo), systém NEN vloží tuto informaci i do chatu.
Manuální prodloužení aukčního kola
V tomto případě je nutné ze seznamu vybrat aukční kolo, které potřebujete prodloužit a vyplnit všechna povinná pole.
Posunutí začátku aukčního kola
V tomto případě je nutné ze seznamu vybrat aukční kolo, které potřebujete posunout a vyplnit všechna povinná pole.
Přerušení aukčního kola
V tomto případě vyberte ze seznamu aukční kolo, které potřebujete přerušit a vyplnit všechna povinná pole.
Vyloučení vybraného účastníka z e-aukce
V tomto případě systém NEN zobrazí tabulku se všemi účastníky. Účastníka, kterého potřebujete vyloučit označte pomocí „fajfky”.
Pokud potřebujete vyloučeného účastníka vrátit zpět, je nutné provést nestandardní stav č. 27.
Zrušení aukčního kola
V tomto případě vyberte ze seznamu aukční kolo, které potřebujete zrušit a vyplnit všechna povinná pole.
Na formuláři „Nastavení E-aukce“ v bloku „Možnosti E-aukce“ lze připravit a odeslat pomocí ikony „tří teček” konkrétní oznámení.
Zprávy E-aukce
V průběhu e-aukce lze s dodavateli komunikovat prostřednictvím zpráv přímo z aukční síně, pro komunikaci klikněte na tlačítko „Zprávy e-aukce“.
V pravé části obrazovky se zobrazí komunikační panel. Do spodní části lze napsat Vaše sdělení, a odeslání provést prostřednictvím tlačítka „Odeslat zprávu“. Panel lze opět skrýt kliknutím na tlačítko „Skrýt zprávy“.
Pokud od některého z účastníků obdržíte dotaz, máte možnost odpovědět pouze tomuto účastníkovi nebo můžete odpovědět všem. Do pole „Zobrazit odpověď všem“ vložte „fajfku” nebo „křížek”.
Příklad: Ukázka odpovědi konkrétnímu účastníkovi.
V případě, že změníte nastavení aukčního kola (např. manuálně prodloužíte aukční kolo), systém NEN vloží tuto informaci i do chatu.
Výsledek hodnocení po provedení E-aukce
Po ukončení e-aukce (uzavření aukční síně) systém NEN automaticky zobrazí blok „Výsledek hodnocení po provedení E-aukce”.
