Otevírání podaných nabídek (PZ)

Nastavení parametrizace

Parametrizace otevírání je nastavení procesu otevírání podaných nabídek a systém NEN vyžaduje její nastavení vždy, pokud jsou doručeny elektronické nabídky.

Parametrizaci otevírání lze měnit do doby, než zahájíte otevírání nabídek, poté již není možné provést jakoukoliv změnu.

1. Po kliknutí na tlačítko „Zahájit otevírání“ se zobrazí formulář „Nastavení parametrizace“.

2. V bloku „Parametrizace otevírání podání“ nastavte minimální počet osob potřebný k otevření nabídek.

3. Pokud změníte na „křížek” checkbox „Osoby oprávněné otevírat musí být jmenovány“, nemusíte ze seznamu vybírat oprávněné osoby.

4. V bloku „Osoby oprávněné k otevírání podání dodavatele“ označte vybrané osoby „fajfkou” (nabízí se pouze uživatelé, kteří mají právo na daný zadávací postup).

5. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Potvrdit parametrizaci“, které se nachází v pravém dolním rohu.

Otevření elektronických nabídek

1. Po nastavení parametrizace systém NEN v tabulce „Přehled podaných nabídek“ zobrazí tlačítko „Otevřít nabídky“.

2. Po otevření elektronicky podaných nabídek systém NEN zobrazí informační hlášku. Následně se ve sloupci „Stav“ zobrazí u všech elektronických podání „Otevřena“.

Pokud v parametrizaci nastavíte dvě a více osob, systém NEN zobrazí informaci o tom, že otevření nabídek musí být iniciováno ještě jedním Uživatelem systému NEN. Do systému NEN se tedy musí přihlásit další Uživatel systému NEN, který byl také určen jako osoba oprávněná otevřít podání.

Změna hodnot nabídkového formuláře

Tento nestandardní stav je možné použít, pokud je potřeba upravit nabídkové hodnoty u nabídky podané prostřednictvím systému NEN, např. zadaná hodnota v systému NEN neodpovídá hodnotě v přiložených dokumentech. Změnou však nesmí dojít k porušení zákazu stanoveného v § 46 odst. 2 ZZVZ.

1. V přehledu podaných nabídek klikněte u nabídky, u které potřebujete provést změnu na ikonu „i”.

2. Zobrazí se formulář „Nabídka“, který je needitační. V horní šedé liště stiskněte tlačítko „Změnit hodnoty nabídkového formuláře“.

3. Zobrazí se formulář „Úprava hodnot nabídkového formuláře“, ve kterém je nutné vyplnit pole „Odůvodnění provedení úpravy elektronického podání účastníka ze strany zadavatele“.

4. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Spustit a vrátit se“, které se nachází v pravém dolním rohu.

5. Systém NEN po spuštění zaktivní formulář „Nabídka“. Po provedených změnách na formuláři je nutné v horní šedé liště ukončit editaci pomocí tlačítka „Ukončení změny hodnot nabídkového formuláře“.

6. Na přehledu všech podaných nabídek systém NEN zobrazí informaci o spuštěném nestandardním stavu.

Evidence údajů k otevřené nabídce podané prostřednictvím systému NEN

1. Kliknutím na ikonu „tří teček” nebo na ikonu „i” zobrazte detail konkrétní nabídky.

2. Zobrazí se formulář „Nabídka“, který obsahuje několik bloků:

Informace k podání

V případě elektronického podání systém NEN automaticky předvyplní dodavatele, který učinil podání, a rovněž je předvyplněn datum a čas podání a otevření nabídky.

Evidence a kontrola hodnot podání

U každé nabídky musí být zaevidovány nabídkové hodnoty odpovídající číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení.

Pokud byla nabídka podána elektronicky ve strukturované podobě, tzn. prostřednictvím Vámi připraveného nabídkového formuláře, systém NEN automaticky zobrazí nabídkové hodnoty v části „Nabídková cena“. Podoba formuláře „Nabídka” se může lišit v závislosti na specifikaci zadávacího postupu.

Externí administrace

Pokud je podání za dodavatele učiněno jiným dodavatelem (externím administrátorem), v bloku „Externí administrace“ zvolte na „fajfku” checkbox „Externě administrované podání“. Následně vyplňte minimálně všechny povinné údaje o dodavateli, za kterého bylo podání provedeno.

Sdružení dodavatelů

Pokud je nabídka podána více dodavateli, v bloku „Sdružení dodavatelů“ nastavte na „fajfku” checkbox „Podání je podáváno více dodavateli“. Systém NEN zobrazí registr dodavatelů, není-li dodavatel v seznamu uveden, proveďte předběžnou registraci dodavatele.

Evidence otevření nabídky podané mimo systém NEN

1. Kliknutím na ikonu „i ” zobrazte detail konkrétní nabídky.

2. Zobrazí se formulář „Nabídka”. Zde vyplňte pole „Datum otevření”.

3. Po vyplnění „Datum otevření” systém NEN zobrazí blok „Evidence a kontrola hodnot podání”. V tomto bloku doplňte nabídkové hodnoty k jednotlivým kritériím (zobrazení tohoto bloku se můžu lišit v závislosti na specifikaci zadávacího postupu).

4. Po doplnění všech potřebných údajů nabídku uložte. Tlačítko „Uložit” se nachází v horní šedé liště.

Sloučení nabídek

V případě kombinovaného podání (např. pokud bylo vyžadováno, aby doklady ke kvalifikaci byly zaslány listinně a zbytek nabídky elektronicky) Vám systém NEN umožní tato dvě podání sloučit v jednu nabídku.

1. V přehledu podaných nabídek klikněte u elektronicky podané nabídky, která byla podána i listinně, na ikonu „tří teček ” a zvolte možnost „Sloučení nabídek“. Tuto akci můžete provést také na detailu konkrétní nabídky, kdy na formuláři „Nabídka“ systém NEN v horní šedé liště zobrazí tlačítko „Sloučení podání“.

2. Zobrazí se formulář „Kombinované podání”, na kterém je nutné vybrat listinnou položku a uvést odůvodnění sloučení.

3. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Sloučit“, které se nachází v pravém dolním rohu.

Označení nabídky jako nepodané

Funkcionalita slouží pro označení nabídky, která nebyla podána včas nebo způsobem stanoveným v zadávací dokumentaci (srovnej viz § 28 odst. 2 ZZVZ).

1. V přehledu podaných nabídek klikněte u nabídky, kterou chcete označit jako nepodanou, na ikonu „tří teček” a poté na „Označení nabídky jako nepodaná“.

2. Zobrazí se formulář „Označení podání jako nepodaného”. Zde vyplňte odůvodnění.

3. Tento úkon potvrďte tlačítkem „Potvrdit“, které se nachází v pravém dolním rohu.

4. Formulář se automaticky zavře a v přehledu podaných nabídek ve sloupci „Označena jako nepodaná“ se u příslušné nabídky zobrazí „fajfka”.

5. Pokud označíte některou z nabídek jako nepodanou, zobrazí se nad tabulkou s přehledem podaných nabídek tlačítko „Oznámení o označení nabídky jako nepodané“.

6. Pokud chcete informovat dodavatele o tom, že jeho nabídka nebyla podána způsobem uvedeným v zadávací dokumentaci, klikněte na formuláři „Oznámení o označení nabídky jako nepodané” na tlačítko „Nový“, systém NEN automaticky předvyplní dodavatele, jejichž podání je označené jako nepodané. Pokud změníte checkbox „Dokumenty pro každého dodavatele” na „fajfku”, systém NEN umožní nahrát jeden soubor/dokument, který odešlete vybraným dodavatelům. Po vložení dokumentu s oznámením zvolíte, zda bude oznámení odesláno prostřednictvím systému NEN nebo mimo systém NEN. V případě odeslání prostřednictvím systému NEN klikněte na tlačítko „Odeslat oznámení“. V případě odeslání mimo systém NEN zaevidujte datum a čas odeslání oznámení a záznam uložte.

Označení nabídky jako nepodané se dá zrušit prostřednictvím nestandardního stavu č. 44.

Stáhnout nabídky

Systém NEN umožní stáhnout všechna podání dodavatelů v souboru typu ZIP. Soubor obsahuje vnitřně strukturovaný dokument s údaji o podaných nabídkách.

1. Pro stažení nabídek klikněte na tlačítko „Stáhnout nabídky“.

2. Po dokončení exportu systém NEN zobrazí na hlavní liště u ikony „Seznam generovaných dokumentů“ okno s přehledem a stavem jednotlivých exportů. Pro stažení souboru klikněte na odkaz uvedený u daného exportu.

3. Pro případ, že obsah nabídek bude v průběhu životního cyklu zakázky doplněn, bude i nadále umožněno vyvolat tlačítkem „Stáhnout nabídky“ nový export. Pokud bude k zadávacímu postupu existovat více exportů, budou všechny dostupné na formuláři „Dokumenty“.

V takovém případě je nutné v sekci „Dokumenty“ stáhnout jednotlivé soubory typu ZIP do jedné složky. Postupně u každého dokumentu klikněte na ikonu „tří teček” a vyberte volbu „Stáhnout soubor“.

Jakmile budete mít stažené soubory (nabídky k postupu) v jedné složce, označte všechny tyto soubory a pravým tlačítkem myši vyberte možnost 7-Zip (pokud nemáte tento program k dispozici, kontaktujte Vaše IT oddělení nebo si daný program stáhněte a nainstalujte) a poté možnost rozbalit soubory, kde zvolte cestu, kam potřebujete nabídky uložit a potvrďte.

Je nutné rozbalovat všechny soubory zároveň a nikoliv jednotlivě. Dané soubory nesmíte ani přejmenovávat.

Po rozbalení se zobrazí složka se staženými nabídkami.