Dešifrování a otevírání předběžných nabídek (koncese)
Po uplynutí lhůty pro podání předběžných nabídek systém NEN v tabulce „Přehled podaných předběžných nabídek“ zobrazí tlačítko „Zahájit otevírání“.
Na obrázku níže je zobrazen příklad zadávacího postupu, pokud zadavatel nastavil první typ podání předběžné nabídky.
Nastavení parametrizace
Parametrizace otevírání je nastavení procesu otevírání a odšifrování podaní. Systém NEN vyžaduje její nastavení vždy, pokud jsou prostřednictvím systému NEN doručeny předběžné zájmy, žádosti o účast, předběžné nabídky, nabídky.
Parametrizaci otevírání lze měnit do doby, než zahájíte otevírání předběžných nabídek, poté již není možné provést jakoukoliv změnu.
Po kliknutí na tlačítko „Zahájit otevírání“ se zobrazí formulář „Nastavení parametrizace“.
V bloku „Parametrizace otevírání podání“ nastavte minimální počet osob potřebný k otevření a odšifrování podání.
V tomto bloku se nachází checkboxy „Osoby oprávněné otevírat musí být jmenovány“ a „Osoby oprávněné odšifrovat musí být jmenovány“, které jsou defaultně nastaveny na „fajfku”. V bloku „Osoby oprávněné odšifrovat podání dodavatele“ a „Osoby oprávněné k otevírání podání dodavatele“ označte vybrané osoby „fajfkou” (nabízí se pouze uživatelé, kteří mají právo na daný zadávací postup).
Pokud nabízené checkboxy změníte na „křížek” systém NEN nezobrazí bloky se seznamem osob oprávněných k odšifrování a otevírání podání dodavatele.
U veřejných zakázek v režimu zákona systém NEN automaticky přednastaví minimální počet osob k otevření a odšifrování na 2. Pokud potřebujete provést odšifrování a otevření podání v jednom kroku, změňte počet na 1 a nastavte na „fajfku” checkbox „Odšifrování a otevření podání bude probíhat v jednom kroku“.
Parametrizaci otevírání potvrďte tlačítkem „Potvrdit parametrizaci“, které se nachází v pravém dolním rohu.
Parametrizaci otevírání můžete nastavit také v horní šedé liště přes tlačítko „Správa VZ” → „Parametrizace otevírání”.
Odšifrování a otevření předběžných nabídek
Po nastavení parametrizace otevírání systém NEN v tabulce „Přehled podaných předběžných nabídek“ zobrazí tlačítko „Odšifrovat předběžné nabídky“ nebo „Odšifrovat a otevřít předběžné nabídky” (jen v případě, pokud jste si nastavili, že odšifrování a otevírání bude probíhat v jednom kroku).
Vyskočí okno „Dešifrování” kde zvolte jednu z nabízených možností:
a) soubor - z Vašeho počítače vyberte certifikát pro odšifrování a vložte heslo,
b) čipové karty a tokeny,
c) systémové úložiště - vyberte odpovídající certifikát pro odšifrování ze seznamu v úložišti (dle nastavení zabezpečení může být vyžadováno heslo).
Dešifrování zahajte stisknutím tlačítka „Dešifrovat“.
V případě úspěšného dešifrování systém NEN zobrazí informační hlášku.
Na obrázku níže je uveden příklad informační hlášky, pokud odšifrování a otevírání probíhá v jednom kroku.
Systém NEN v souladu s nastavenou parametrizací otevírání může zobrazit informaci, že odšifrování předběžných nabídek musí být iniciováno ještě jedním Uživatelem systému NEN. Do systému NEN se tedy přihlásí další Uživatel systému NEN, který byl také určen jako osoba oprávněná k odšifrování podání. Tento Uživatel systému NEN následně provede odšifrování předběžných nabídek způsobem popsaným výše.
V případě, že odšifrování a otevření předběžných nabídek neprobíhá v jednom kroku, systém NEN po odšifrování všech elektronických předběžných nabídek zobrazí tlačítko „Otevřít předběžné nabídky“.
Po odšifrování a otevření předběžných nabídek podaných prostřednictvím systému NEN se ve sloupci „Stav“ zobrazí informace „Otevřena“.
Změna hodnot nabídkového formuláře
Tento nestandardní stav je možné použít, pokud je potřeba upravit nabídkové hodnoty u předběžné nabídky podané prostřednictvím systému NEN, např. zadaná hodnota v systému NEN neodpovídá hodnotě v přiložených dokumentech. Změnou však nesmí dojít k porušení zákazu stanoveného v § 46 odst. 2 ZZVZ.
V přehledu podaných předběžných nabídek klikněte u předběžné nabídky, u které potřebujete provést změnu na ikonu „i”.
Zobrazí se formulář „Předběžná nabídka“, který je needitační. V horní šedé liště stiskněte tlačítko „Změnit hodnoty nabídkového formuláře“.
Zobrazí se formulář „Úprava hodnot nabídkového formuláře“, ve kterém je nutné vyplnit pole „Odůvodnění provedení úpravy elektronického podání účastníka ze strany zadavatele“.
Tento úkon potvrďte tlačítkem „Spustit a vrátit se“, které se nachází v pravém dolním rohu.
Systém NEN po spuštění zaktivní formulář „Předběžná nabídka“. Po provedených změnách na formuláři je nutné v horní šedé liště ukončit editaci pomocí tlačítka „Ukončení změny hodnot nabídkového formuláře“.
Původní nabídkové hodnoty zobrazíte stisknutím tlačítka „Hodnoty odeslané dodavatelem“, které se nachází v horní šedé liště.
Na přehledu všech podaných předběžných nabídek systém NEN zobrazí informaci o spuštěném nestandardním stavu.
Evidence údajů k otevřené předběžné nabídce podané prostřednictvím systému NEN
Kliknutím na ikonu „i” zobrazte detail konkrétní předběžné nabídky.
Zobrazí se formulář „Předběžná nabídka“, který obsahuje několik bloků:
Informace k podání
V případě elektronického podání systém NEN automaticky předvyplní dodavatele, který učinil podání, a rovněž je předvyplněn datum a čas podání a otevření předběžné nabídky.
Externí administrace
Pokud je podání za dodavatele učiněno jiným dodavatelem (externím administrátorem), v bloku „Externí administrace“ zvolte na „fajfku” checkbox „Externě administrované podání“. Následně vyplňte minimálně všechny povinné údaje o dodavateli, za kterého bylo podání provedeno.
Evidence a kontrola hodnot podání
U každé předběžné nabídky musí být zaevidovány nabídkové hodnoty odpovídající číselně vyjádřitelným kritériím hodnocení.
Pokud byla předběžná nabídka podána elektronicky ve strukturované podobě, tzn. prostřednictvím Vámi připraveného nabídkového formuláře, systém NEN automaticky zobrazí nabídkové hodnoty v části „Nabídková cena“. Podoba formuláře „Předběžná nabídka” se může lišit v závislosti na specifikaci zadávacího postupu.
Pokud bylo v zadávacích podmínkách stanoveno, že jsou připuštěny varianty předběžné nabídky, u každé elektronicky podané předběžné nabídky se zobrazí, zda je podána ve variantách a kolik variant obsahuje. Každá záložka obsahuje jednu podanou variantu.
V případě, že jste si ve specifikaci zadávacího postupu nastavili na „fajfku” checkbox „Samostatné zpřístupnění nabídkové ceny nebo nákladů životního cyklu”, systém NEN v bloku „Evidence a kontrola hodnot podání” zobrazí pouze hodnoty u kritéria kvality. Otevírání částí nabídky s nabídkovou cenou nebo náklady životního cyklu umožní systém NEN až po ukončení hodnocení kritérií kvality.
Kontrola požadavků dle § 109 odst. 2 ZZVZ
Systém NEN v případě elektronicky podaných předběžných nabídek automaticky kontroluje, zda byla předběžná nabídka doručena ve stanovené lhůtě, zda je autentická a zda s datovou zprávou obsahující předběžnou nabídku nebylo před jejím otevřením manipulováno.
Sdružení dodavatelů
Pokud je předběžná nabídka podána více dodavateli, v bloku „Sdružení dodavatelů“ nastavte na „fajfku” checkbox „Podání je podáváno více dodavateli“. Systém NEN zobrazí registr dodavatelů, není-li dodavatel v seznamu uveden, proveďte předběžnou registraci dodavatele.
Dodavatel má možnost zadat tyto informace do systému NEN při vytváření předběžné nabídky. V takovém případě systém NEN automaticky nastaví tento checkbox na „fajfku” a zobrazí údaje vyplněné dodavatelem.
Evidence otevření předběžné nabídky podané mimo systém NEN
Kliknutím na ikonu „i ” zobrazte detail konkrétní předběžné nabídky.
Zobrazí se formulář „Předběžné nabídka”. Zde vyplňte pole „Datum otevření”.
Po vyplnění tohoto pole systém NEN zobrazí bloky „Kontrola požadavků dle § 110 odst. 2 ZZVZ” a „Evidence a kontrola hodnot podání”.
V bloku „Kontrola požadavků dle § 110 odst. 2 ZZVZ” systém automaticky nastaví „fajfky” v nabízených checkboxech. V případě, že předběžná nabídka nesplňuje požadavek dle § 110 odst. 2 ZZVZ, změňte checkbox „Předběžná nabídka byla doručena v řádně uzavřené obálce označené názvem veřejné zakázky” na „křížek”.
V bloku „Evidence a kontrola hodnot podání” doplňte nabídkové hodnoty k jednotlivým kritériím (zobrazení tohoto bloku se můžu lišit v závislosti na specifikaci zadávacího postupu).
Po doplnění všech potřebných údajů předběžnou nabídku uložte. Tlačítko „Uložit” se nachází v horní šedé liště.
Sloučení předběžných nabídek
V případě kombinovaného podání (např. pokud bylo vyžadováno, aby doklady ke kvalifikaci byly zaslány listinně a zbytek předběžné nabídky elektronicky) Vám systém NEN umožní tato dvě podání sloučit v jednu předběžnou nabídku.
V přehledu podaných předběžných nabídek klikněte u elektronicky podané předběžné nabídky, která byla podána i listinně, na ikonu „tří teček ” a zvolte možnost „Sloučení předběžných nabídek“. Tuto akci můžete provést také na detailu konkrétní předběžné nabídky, kdy na formuláři „Předběžná nabídka“ systém NEN v horní šedé liště zobrazí tlačítko „Sloučení podání“.
Zobrazí se formulář „Kombinované podání”, na kterém je nutné vybrat listinnou položku a uvést odůvodnění sloučení.
Tento úkon potvrďte tlačítkem „Sloučit“, které se nachází v pravém dolním rohu.
Označení předběžné nabídky jako nepodaná
Funkcionalita slouží pro označení předběžné nabídky, která nebyla podána včas nebo způsobem stanoveným v zadávací dokumentaci (viz § 28 odst. 2 ZZVZ).
V přehledu podaných předběžných nabídek klikněte u předběžné nabídky, kterou chcete označit jako nepodanou, na ikonu „tří teček” a poté na „Označení předběžné nabídky jako nepodaná“.
Zobrazí se formulář „Označení podání jako nepodaného”. Zde vyplňte odůvodnění.
Tento úkon potvrďte tlačítkem „Potvrdit“, které se nachází v pravém dolním rohu.
Formulář se automaticky zavře a v přehledu podaných nabídek ve sloupci „Označena jako nepodaná“ se u příslušné předběžné nabídky zobrazí „fajfka”.
Defaultně se Vám nemusí zobrazovat všechny sloupce jako na obrázku výše. Nastavení sloupců závisí na nastavení konkrétního Uživatele systému NEN.
Pokud označíte některou z předběžných nabídek jako nepodanou, zobrazí se nad tabulkou s přehledem podaných nabídek tlačítko „Oznámení o označení předběžné nabídky jako nepodané“.
Pokud chcete informovat dodavatele o tom, že jeho předběžná nabídka nebyla podána způsobem uvedeným v zadávací dokumentaci, klikněte na formuláři „Oznámení o označení předběžné nabídky jako nepodaná” na tlačítko „Nový“, systém NEN automaticky předvyplní dodavatele, jejichž podání je označené jako nepodané. Pokud změníte checkbox „Dokumenty pro každého dodavatele” na „fajfku”, systém NEN umožní nahrát jeden soubor/dokument, který odešlete vybraným dodavatelům. Po vložení dokumentu s oznámením zvolíte, zda bude oznámení odesláno prostřednictvím systému NEN nebo mimo systém NEN. V případě odeslání prostřednictvím systému NEN klikněte na tlačítko „Odeslat oznámení“. V případě odeslání mimo systém NEN zaevidujte datum a čas odeslání oznámení a záznam uložte.
Označení předběžné nabídky jako nepodaná se dá zrušit prostřednictvím nestandardního stavu č. 44.
Stáhnout předběžné nabídky
Systém NEN umožní stáhnout všechna podání dodavatelů v souboru typu ZIP. Soubor obsahuje vnitřně strukturovaný dokument s údaji o podaných předběžných nabídkách.
Pro stažení předběžných nabídek klikněte na tlačítko „Stáhnout předběžné nabídky“.
Po dokončení exportu systém NEN zobrazí na hlavní liště u ikony „Seznam generovaných dokumentů“ okno s přehledem a stavem jednotlivých exportů. Pro stažení souboru klikněte na odkaz uvedený u daného exportu.
Pro případ, že obsah předběžných nabídek bude v průběhu životního cyklu zakázky doplněn, bude i nadále umožněno vyvolat tlačítkem „Stáhnout předběžné nabídky“ nový export. Pokud bude k zadávacímu postupu existovat více exportů, budou všechny dostupné na formuláři „Dokumenty“.
Pokud přiložené soubory k předběžným nabídkám přesahují velikost 100 MB, automaticky jsou systémem NEN rozděleny do více souborů typu ZIP (zip.001, zip.002, zip.003 atd.). Zadavateli je umožněno nastavení omezení velikosti souborů (MB) přes dlaždici „Nastavení organizace“.
V takovém případě je nutné v sekci „Dokumenty“ stáhnout jednotlivé soubory typu ZIP do jedné složky. Postupně u každého dokumentu klikněte na ikonu „tří teček” a vyberte volbu „Stáhnout soubor“.
Jakmile budete mít stažené soubory v jedné složce, označte všechny tyto soubory a pravým tlačítkem myši vyberte možnost 7-Zip (pokud nemáte tento program k dispozici, kontaktujte Vaše IT oddělení nebo si daný program stáhněte a nainstalujte) a poté možnost rozbalit soubory, kde zvolte cestu, kam potřebujete předběžné nabídky uložit a potvrďte.
Rozbalení souborů je možné i přes program WinRAR.
Je nutné rozbalovat všechny soubory zároveň a nikoliv jednotlivě. Dané soubory nesmíte ani přejmenovávat.
Po rozbalení se zobrazí složka se staženými předběžnými nabídkami.
Podání dohledáte v systému NEN přes tlačítko „Komunikace“ → „Práce s nabídkami“ → „Evidence předběžných nabídek“, které se nachází v horní šedé liště.
Ukončení otevírání
Po otevření všech podaných předběžných nabídek klikněte v „Přehledu podaných předběžných nabídek“ na tlačítko „Ukončit otevírání“.
V případě koncesního řízení máte možnost si analogicky k § 61 odst. 9 ZZVZ vyhradit, že nemusíte o předběžných nabídkách jednat a můžete zadat veřejnou zakázku na základě předběžné nabídky. Systém NEN proto nabízí checkbox „Využije zadavatel právo nejednat o předběžných nabídkách?”.
Systém NEN automaticky nastaví v tomto checkboxu „křížek“ (vyzýváte dodavatele k podání nabídky). Pokud změníte tento checkbox na „fajfku“, nevybíráte již další fázi podání. Systém NEN zobrazí tlačítko „Ukončit příjem podání“. Po kliknutí na toto tlačítko pokračujte na záložky „Hodnocení“ či „Výsledek zadávacího postupu“.
Příprava následující fáze podání dodavatele
V případě vícefázových zadávacích řízení Vám systém NEN umožní připravit další fázi pro navazující podání dodavatele.
V případě, že potřebujete odeslat znovu výzvu k podání předběžných nabídek, nezahajujte další fázi podání, ale spusťte nestandardní stav č. 1. Více informací v článku Opětovné odeslání výzvy k podání předběžných nabídek.
Pro přípravu další fáze podání systém NEN automaticky předvyplní pole „Výběr aktuálně platného typu podání dodavatele“.
Klikněte na tlačítko „Zahájit přípravu následující fáze podání“.
Po zahájení následující fáze systém NEN zobrazí blok „Nabídky”.
Vyplňte lhůtu pro podání a odešlete výzvu k podání nabídek (tlačítko pro odeslání výzvy se zaktivní po vyplnění pole „Lhůta”).
Odeslání výzvy k podání nabídek
Odeslání výzvy k nabídky konkrétním dodavatelům proveďte přes tlačítko „Odeslání výzvy k podání nabídek”, které se nachází v bloku „Nabídky”.
Zobrazí se formulář „Odeslání výzvy k podání nabídky”. Systém NEN automaticky předvyplní dodavatele, kteří podali předchozí podání.
V bloku „Informace o výzvě” vyberte volbu odeslání dokumentu. Systém NEN nabízí dvě možnosti:
„Prostřednictvím systému” (pole „Datum odeslání” systém NEN automaticky doplní až po odeslání výzvy k podání),
„Mimo systém” (výběrem z kalendáře vyberete datum dle skutečnosti).
Checkbox „Dokument bude společný pro všechny vybrané dodavatele” umožňuje nahrát jeden soubor/dokument, který odešlete vybraným dodavatelům.
Pokud tento checkbox změníte na „křížek”, ve spodní části formuláře se zobrazí blok „Dokumenty pro každého dodavatele”. Systém NEN zde předvyplní dodavatele, které jste vybrali v bloku „Určení dodavatelů, kteří budou oslovení výzvou”. Dokument nahrajete kliknutím na ikonu „i” u konkrétního dodavatele. Tento postup musíte provést u všech vybraných dodavatelů.
V bloku „Určení dodavatelů, kteří budou oslovení výzvou” vyberte konkrétní dodavatele.
Odeslání výzvy potvrďte tlačítkem „Odeslat”, které se nachází v pravém dolním rohu.
Lhůtu pro podání nabídek lze změnit prostřednictvím nestandardních stavů č.1 nebo č. 46. Tyto nestandardní stavy můžete spustit pouze před uplynutím lhůty pro podání nabídek.
Informace týkající se otevírání nabídek, naleznete ve článku Otevírání podaných nabídek.